Ablage Tipps für Chaoten und eine besser organisierte Ablage

6. Oktober 2012 | Von | Kategorie: Ablage, Artikelempfehlungen, Blog, Organisation, Zeitmanagement

Die Ablage ist ein heikles Thema im Büro. In jedem Büro gibt es Unterlagen, die systematisch abgelegt werden müssen. Neben einer Vielzahl von Faktoren hat ganz besonders die Ablage einen Einfluss auf die Arbeitseffizienz und die entsprechenden Arbeitsresultate.

Das Büro ist nicht nur der Arbeitsmittelpunkt von Bürokaufleuten oder Verwaltungsspezialisten. Auch andere Berufsgruppen sind in Büros tätig. Das können beispielsweise Führungskräfte oder Quereinsteiger sein. Oft fehlt diesen die entsprechende Kenntnis, wie eine Ablage besser organisiert werden könnte. Dieser Artikel soll an dieser Stelle ein paar Hinweise für eine effizienter optimierte Ablage geben.

Die Ablage-Tipps

Schriftgutbehälter müssen unbedingt und sofort bei Verwendung beschriftet werden.

Die Bezeichnung der Schriftgutbehälter muss klar und einheitlich sein. Wenn nötig darf die Zeitangabe nicht vergessen werden.

Nicht alle Dokumente dürfen gestempelt werden, bewahren Sie den Umschlag auf und stempeln Sie diesen (z. B. Urkunden, Zeugnisse).

Schriftgut, das Kollegen betrifft oder nicht von Ihnen bearbeitet wird, wird zeitnah weitergereicht oder delegiert. Tun Sie dies Ihrer eigenen Büro-Ordnung zuliebe.

Es werden nur die notwendigen Schriftstücke abgelegt.

Stopfen Sie Schriftgutbehälter nicht bis oben hin voll. Das kostet am Ende nur Zeit bei der Suche und geht zu Lasten Ihrer Ordnung. Eventuell würden auch die Unterlagen darunter leiden.

Ordnen Sie systematisch und Gleiches stets nach demselben Ordnungssystem.

Nutzen Sie Ordnungsmittel wie beispielsweise Trennblätter und Register.

Verwenden Sie keine störenden Klarsichthüllen. Diese sind für Schriftgut da, das nicht gelocht werden darf. (z. B. Urkunden, Zeugnisse)

Lagern Sie keine einzelnen Blätter. Ein Schubkasten für lose Blätter ist kein adäquates Ordnungsmittel.

Ein gutes Wiedervorlagesystem beugt Zettelwirtschaft vor.

Eine Loseblattablage gilt allgemein bis 100 Blatt als übersichtlich. Das ist schon nicht wenig, jedoch sollten Sie beim Erreichen von 100 Blatt keine Neue anlegen.

Klebezettel am PC und auf dem Schreibtisch sind keine gute Erinnerungsstütze. Das geht meist schief. Eine Wiedervorlagemappe ist die deutlich bessere Option.

Je öfter Sie Unterlagen benötigen, desto näher sollten  sie sich an Ihrem Arbeitsplatz befinden.

Ein Büro ist kein Archiv. Schriftgut, das selten benutzt wird, sollte nicht im Büro aufbewahrt werden. Dasselbe trifft auch auf nicht mehr benötigtes Schriftgut zu, dass nur zu Beweiszwecken aufbewahrt wird oder weil es gesetzliche Vorschriften verlangen.

Fertig bearbeitete Schriftstücke gehören zeitnah abgelegt. Wenn sich Stapel auf dem Schreibtisch bilden, ist effizientes Arbeiten kaum noch möglich.

Wenn der Platz zum ordnungsgemäßen Ablegen fehlt, investieren Sie in neue Registraturmöbel oder Schriftgutbehälter und passen Sie diese Ihren Bedürfnissen an. Lieber Geld dafür investieren, als sich damit abzufinden. Das würde langfristig mehr Zeit und Geld kosten.

Die EDV-Ablage sollte auf die „normale“ physische Ablage abgestimmt sein. Nutzen Sie gleiche Bezeichnungen für gleiche Ordner.

Man kann bei internen Dokumenten Dateipfad mitdrucken, um Dateien in der EDV-Ablage schneller wieder zu finden.

Schaffen Sie jeden Tag kurz vor Feierabend Ordnung in Ihrem Büro und das Chaos sollte sich zukünftig in Grenzen halten.

 

 

Diese Liste hat keineswegs den Anspruch vollständig zu sein. Wenn Sie noch andere Ablage Tipps haben, so dürfen Sie diese gern in den Kommentaren mit anderen Lesern teilen.

 

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