Dienstreisen, Muss das sein? Keine Alternativen?

7. Oktober 2012 | Von | Kategorie: Artikelempfehlungen, Blog, Dienstreisen, Sparmöglichkeiten

Nahezu jedes Unternehmen schickt Mitarbeiter auf Dienstreisen. Da Dienstreisen ein beträchtlicher Kostenfaktor sind, ist es eine Überlegung wert, ob einige davon nicht vermeidbar wären. Von Zeit zu Zeit kann man den Medien entnehmen, dass sogar große Unternehmen und Konzerne ihre Dienstreisepolitik überdenken, weil diese Aufwendungen ihren Gewinnzielen entgegenstehen.

Warum lohnt es sich die Zahl der Dienstreisen zu reduzieren?

  • Das im Unternehmen benötigte Personal ist mehr im eigenen Büro und deutlich besser erreichbar.
  • Personal kann Arbeitszeit effizienter nutzen, da Reisezeiten wegfallen.
  • Es ist umweltfreundlicher.
  • Kostenreduzierung in jeder Hinsicht (Planung, Durchführung, Nachbereitung)
  • Unter Umständen fallen Opportunitätskosten der Dienstreisen weg, da Mitarbeiter ihrer eigentlichen Tätigkeit nachgehen können.

Wie schafft man es, die Zahl der Dienstreisen zu reduzieren?

Verbinden mehrerer Dienstreisen

Ein Unternehmen sollte seine Dienstreisen möglichst so steuern, dass sie effizient sind. Das heißt, dass man anstehende Dienstreisen vorausschauend plant und organisiert. So können mehrere Termine innerhalb einer Stadt oder Region zu einer Dienstreise zusammengefasst werden. Vielleicht liegen anstehende Termine auch auf der Strecke, so dass diese kombiniert werden können.

Ob dies möglich ist, entscheidet immer der Einzelfall, denn eine mögliche Verbindung von verschiedenen Terminen hängt von vielen Faktoren ab. So kommt es z. B. auf Zeitbedarf, Entfernung, Übernachtungskosten und Terminierbarkeit an.

In größeren Unternehmen empfiehlt sich eine Dienstreiseabteilung, die alles koordiniert. Die Abteilung kann durch ihre Erfahrung und Marktkenntnis Fehler vermeiden und kosteneffizienter planen. Auch wenn es das Ziel ist, die Mitarbeiter zu entlasten,  sollten sie noch immer ein Mitspracherecht bei ihren Reisen behalten.

Technische Hilfsmittel nutzen

Während durch die Globalisierung die Zahl der Dienstreisen und auch die Reisezeiten zunehmen, entwickelt sich aber auch der Stand der Technik immer weiter.

Telefonanruf/Post

Nicht alles muss im persönlichen Gespräch vor Ort geklärt werden. Pauschal kann man dahingehend aber keine Regeln festlegen, denn jedes Unternehmen und jeder Arbeitsauftrag erfordern unterschiedliche Mittel. Mir wird immer wieder gesagt, dass es vielen Unternehmen sogar ganz recht ist, wenn Geschäftspartner nicht immer vorbeikommen, sondern Dinge unkompliziert per Telefon oder Post geklärt werden können.

Telefonkonferenzen

Telefonkonferenzen sind relativ einfach zu realisieren. Einerseits kann man Angebote der Telekom nutzen, aber es gibt alternativ mittlerweile auch viele Anbieter mit nützlichen Zusatzfunktionen im Internet. Die Kosten sind durchaus erschwinglich und nicht mit den üblichen Reisekosten zu vergleichen.

Videokonferenzen

Videokonferenzen funktionieren ähnlich wie Telefonkonferenzen, nur dass hier zusätzlich noch visuelle Signale übertragen werden können. Das heißt nicht nur, dass man seinen Gesprächspartner sieht. Man kann ebenso Präsentationen zeigen, Daten und Dokumente übermitteln.

Mittlerweile sind Videokonferenzsysteme auch für kleine und mittelständige Unternehmen zu erschwinglichen Preisen erhältlich.

Skype

Hierbei handelt es sich um ein Programm, dass wie ein Instant-Messager funktioniert, zusätzlich aber noch die Möglichkeit der Internet-Telefonie bietet. Videozuschaltung und Dateiaustausch sind auch möglich. Skype bietet sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Services an.

Skype ist sicherlich ein Programm, das man einsetzen kann. Ich jedoch bin sehr skeptisch, da ich in der Vergangenheit selbst des Öfteren Probleme mit der Verbindungsqualität hatte. Bei Kundenkontakten finde ich es daher ungeeignet, zumal die Kontaktaufnahme per Skype auch nicht sonderlich professionell wirkt. Für Innerbetriebliche Kontakte über größere Entfernungen ist es schon eher eine Möglichkeit, wobei man immer die Datensicherheit bei solchen Internet-Diensten im Kopf haben sollte.

Geschäftspartner selbst einladen

Das ist eine sehr einfache Alternative, die trotzdem oft vergessen wird. Allerdings ist entscheidend, um welche Art des Geschäftskontaktes es sich handelt. Der Kunde eines Werkzeugproduzenten wird kaum zu seinem Vertriebsmitarbeiter ins Büro kommen und sich über neueste Produkte erkundigen.

Fazit

Es kann nie auf alle Dienstreisen verzichtet werden. Es kommt aber immer auf die Tätigkeit und Branche an.  So haben es die klassischen Außendienstmitarbeiter schwer. Deren Dienstreisen sind ein notwendiges Übel und werden im Normalfall auch in der Preiskalkulation berücksichtigt.

Es empfiehlt sich aber, die Dienstreisepolitik im Unternehmen stetig zu analysieren, denn dieser große Kostenfaktor bietet nicht zu unterschätzende Einsparpotentiale.

 

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