DIN 5008? Was ist das? Warum gibt es sie?

8. Oktober 2012 | Von | Kategorie: Blog, DIN 5008, Korrespondenz

Die DIN 5008 – Ein Thema, dass in der Ausbildung für kaufmännisch verwaltende Berufe großgeschrieben wird. Oft ist es so, dass die Auszubildenden das Wort DIN nicht mehr hören können. Das ist einerseits verständlich, da es ein großer Schwerpunkt in den Lehrplänen ist und so manche gute Note kostet, aber andererseits hat dieses Thema nicht ohne Grund einen so großen Stellenwert. Die DIN 5008 ist für Büro- und Verwaltungsarbeiten wohl eine der wichtigsten Normen.

Trotz der Wichtigkeit dieser DIN-Vorschriften werden Sie von vielen Unternehmen meist nicht beachtet oder richtig umgesetzt. Das hat viele mögliche Gründe. Es mag z. B. an der Unternehmenspolitik liegen und der Einstellung, dass man das ja schon immer so tut oder einfach daran, dass die Kenntnisse fehlen. Oft sind die Mitarbeiter aber auch einfach nicht mehr auf dem aktuellen Stand.

Nichtsdestotrotz sollte man sich darüber bewusst sein, dass im Geschäftsleben, in dem sich täglich schriftlich ausgetauscht wird, ein professionell gestalteter Brief nach DIN 5008 auffällt. Dies vermittelt ein professionelles Bild vom eigenen Unternehmen. Aber im Umkehrschluss kann ein Brief, der gegen jede Norm verstößt, beim Empfänger auch Unbehagen auslösen und Geschäftskontakte belasten oder sogar ganz unterbinden.

Was ist die DIN 5008

Die DIN 5008 wird vom Deutschen Institut für Normung herausgegeben. Sie legt einheitliche Normen fest und gibt Empfehlungen für die Textverarbeitung. So sollen beispielsweise Prozesse der Textverarbeitung standardisiert werden. Eine Auswahl von Gründen, die für die DIN 5008 sprechen, finden Sie im nächsten Teil dieses Artikels.

Der Ursprung der DIN 5008 liegt noch in den Zeiten des Maschinenschreibens. Selbstverständlich wurde mit der Zeit gegangen, so dass heute die Textverarbeitung inhaltlich der Hauptschwerpunkt ist.

Zuletzt wurde die DIN 5008 im April 2011 aktualisiert. Besonders erwähnenswert ist, dass die bis dahin geltende DIN 676 komplett in die DIN 5008 integriert wurde und damit nicht mehr gilt.

Welche Gründe sprechen für die DIN 5008?

Corporate Identity

Einfach ausgedrückt bezeichnet man das einheitliche Auftreten des Unternehmens nach außen als Corporate Identity. Die Orientierung an der DIN 5008 erleichtert die Korrespondenz, denn es müssen keine umfangreichen betriebsinternen Regelungen getroffen und aufwändig erarbeitet werden. Davon profitiert auch die Corporate Identity des Unternehmens.

Kürzere Postlaufzeiten

Die DIN 5008 regelt auch, wie Anschriftfelder gestaltet werden sollten. Dies ermöglicht der Post, Sendungen elektronisch zu verarbeiten. Briefe müssen somit weniger von Hand sortiert werden. Das verkürzt die Postlaufzeiten, was letztendlich ganz klar dem eigenen Unternehmen dient. Die Anforderungen an das Anschriftfeld basieren daher auch auf Empfehlungen der Deutschen Post AG.

Elektronische Verarbeitung

Standardisierte Daten können erheblich leichter verarbeitet werden und ermöglichen einen höheren Automatisierungsgrad in der Datenverarbeitung. So können beispielsweise Telefonnummern in Datenbanken besser verarbeitet werden.

Leserfreundlichkeit

Ein ordentlich gestalteter Brief in dem die DIN-Normen beachtet wurden, hat eine gute Lesbarkeit, weil er sehr übersichtlich ist. Da Briefe dann schneller und besser erfasst werden können, ist es zweckmäßig diese Normen tatsächlich umzusetzen. Denn letztendlich ist es das Ziel von jedem Sender eine Nachricht, Informationen möglichst verständlich zu gestalten.

Professionalität

Wie eingangs erwähnt wirkt ein Brief, der nach den Normen der DIN 5008 gestaltet ist, sehr professionell und für den Empfänger ansprechend. Es gibt im Geschäftsleben letztendlich nichts Schlimmeres als eine schlechte Korrespondenz. In meiner Ausbildung wurde mir bereits vermittelt, dass jedes Schriftstück, das ein Unternehmen verlässt auch immer eine Visitenkarte ist.

Was regelt die DIN 5008?

Fazit

Die DIN 5008 oft kritisiert, am Ende aber doch sehr nützlich. Der Umfang dieser Richtlinien ist nicht zu unterschätzen. Es ist also kein Wunder, warum sie einen so großen Stellenwert in der kaufmännischen Ausbildung einnehmen.

Diese Internetseite wird zahlreiche weitere Informationen rund um die DIN 5008 bieten. Bitte haben Sie Verständnis, dass ich diese Inhalte noch erarbeite.

Erwähnenswert ist auch der Download-Bereich in dem bald praktische Übersichten herunter geladen werden können.

 

Alle bisher erschienen Artikel zur DIN 5008 finden Sie übersichtlich in der Artikelliste aufgelistet.

 

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