Die Kontrollen der Posteingangsbearbeitung

9. Oktober 2012 | Von | Kategorie: Blog, Post

Bei der Bearbeitung der Eingangspost sind die Posteingangskontrollen ein wichtiger Punkt. Fallen bei diesen Kontrollen Unregelmäßigkeiten auf, müssen diese vermerkt oder an die entsprechenden Stellen im Unternehmen gemeldet werden.

 

Adresskontrolle

Die eingegangene Post muss vor dem Öffnen und der Weiterbearbeitung überprüft werden. Neben Irrläufern (falsch zugestellte Briefe) muss noch andere Post aussortiert werden. Die Kriterien kann jedes Unternehmen im Einzelfall selbst festlegen. So kann z. B. festgelegt werden, dass Werbebriefe nicht weitergeleitet werden.

Briefe die üblicherweise aussortiert und ungeöffnet weitergeleitet werden, sind die Folgenden.

  • Irrläufer
  • Briefe für die Personalabteilung
  • Briefe für den Betriebsrat
  • Direktionspost/Post für die Geschäftsführung
  • Privatbriefe
  • Briefe deren Anschrift z. B. Worte wie persönlich, eigenhändig, oder vertraulich enthält

Kuvertkontrolle

Die Kuvertkontrolle wird in der Regel in den Schritten der Postbearbeitung nicht erwähnt. Ich finde es jedoch sinnvoll, diesen Punkt extra aufzuführen – nicht zuletzt wegen seiner Beweisfunktion.

Falls das Kuvert geöffnet ist oder beschädigt, sollte man das vermerken.

Leerkontrolle

Die Leerkontrolle ist nichts anderes als das Überprüfen, ob alles aus dem Briefumschlag entnommen wurde.

Anlagenkontrolle

Nachdem der Briefumschlag geleert wurde, ist zu überprüfen, ob alle im Schriftstück erwähnten Anlagen tatsächlich im Umschlag enthalten waren. Wenn dies nicht der Fall ist muss die entsprechende Stelle im Unternehmen Kontakt mit dem Absender aufnehmen.

Datumskontrolle

Bei der Datumskontrolle wird das Briefdatum überprüft und mit dem aktuellen Kalenderdatum verglichen. Wenn diese Daten stark auseinander fallen, sollte das Einen stutzig machen. Gerade bei Schriftstücken, die mit Fristen zu tun haben, muss das Datum der Post kontrolliert werden.

Unter Umständen hilft auch die Kontrolle des Poststempels auf dem Umschlag weiter. Auch wenn die Postlaufzeiten heutzutage relativ kurz sind, ist eine verzögerte Zustellung nie ausgeschlossen.

 

Abschließend muss man noch entscheiden, ob es notwendig ist, den Umschlag aufzuheben. Gründe dafür können Beweiszwecke (z. B. verspätete Zustellung) sein oder weil die enthaltenen Schriftstücke nicht gestempelt werden dürfen. Der erforderliche Posteingangsstempel wird dann auf dem beigefügten Briefumschlag angebracht.

Diesen Artikel gibt es in Kurzform auch als Merkblatt zum Download.

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