Kaufmännische Heftung und Amtsheftung/Behördenheftung

8. November 2012 | Von | Kategorie: Ablage, Blog, Organisation

Wenn es um die Kaufmännische Heftung und die Behördenheftung/Amtsheftung geht, sind nicht die verwendeten Ordnungs- und Registraturmittel von Bedeutung, sondern die Reihenfolge in der etwas abgelegt wird.

Amtsheftung und Behördenheftung sind Synonyme, manchmal findet auch der Ausdruck „behördliche Heftung“ Verwendung.

Das chronologische Ordnungssystem

Grundsätzlich gibt es ja bekanntlich viele Ordnungssysteme, die im Büro verwendet werden können. Bei der Unterscheidung zwischen kaufmännischer Heftung und der Behördenheftung/Amtsheftung geht es ausschließlich um die chronologische/zeitliche Reihenfolge, in der etwas abgelegt wird.

Unterschied kaufmännische und Behördenheftung/Amtsheftung

Der Unterschied zwischen kaufmännischer und Behördenheftung liegt darin, in welcher zeitlichen Reihenfolge – aufsteigend oder absteigend – Schriftstücke abgelegt werden.

Die Behördenheftung/Amtsheftung wird wie der Name schon sagt im öffentlichen Bereich z. B. von Behörden und Ämtern verwendet. Die Kaufmännische Ablage ist die üblicherweise in der Privatwirtschaft verwendete Variante.

Die Amtsheftung oder Behördenheftung

Wenn die Amtsheftung/Behördenheftung verwendet wird, dann wird zeitlich aufsteigend geheftet. Das heißt, dass die neusten Schriftstücke ans Ende der Akte geheftet werden, während die ältesten Schriftstücke obenauf liegen.

Die kaufmännische Heftung

Bei der kaufmännischen Heftung liegen die aktuellsten Schriftstücke immer obenauf und älteres Schriftgut folgt chronologisch dahinter. Es wird also zeitlich absteigend geordnet.

Warum gibt es diese Varianten?

Mir ist nicht genau bekannt, warum sich dies so entwickelte. Mir erscheint es jedoch logisch, dass es so praktiziert wird.

Im Unternehmen werden ältere Vorgänge selten benötigt, da sie abgeschlossen sind und in der Regel nicht mehr benötigt werden. Die aktuellsten noch zu bearbeitenden Schriftstücke liegen gemäß der kaufmännischen Heftung also obenauf und es ist ein schneller Zugriff möglich.

Behörden wiederum haben es oft mit der Antragsbearbeitung zu tun und die erfolgt in aller Regel in der Form, dass zuerst eingegangene Anträge (die Älteren) auch zuerst abgearbeitet werden. In diesem Falle ist es für Behörden wirklich praktischer sich an die Amtsheftung/Behördenheftung zu halten. Die älteren, zuerst zu bearbeitenden, Schriftstücke liegen oben auf und es ist ein schneller Zugriff darauf ohne langes Blättern möglich.

 

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