6 Tipps für effizientes Zeitmanagement im Büro

11. November 2012 | Von | Kategorie: Blog, Leitartikel, Zeitmanagement

Zeitmanagement wird in der heutigen Zeit immer wichtiger, da der Leistungsdruck immer weiter steigt und das Leben und der Arbeitsalltag immer hektischer werden. Zeitmanagement ist für Bürojobs besonders wichtig, da man während der Arbeit mit immer wiederkehrenden Störungen und Unterbrechungen konfrontiert ist.

Dieser Artikel soll einige kurz erklärte Tipps zum Thema Zeitmanagement im Büro geben. Ich möchte aber ganz klar sagen, dass der Artikel nur ein Einstieg ins Zeitmanagement sein soll. Es gibt eine Vielzahl von Tricks, Techniken und Methoden im Zeitmanagement, um den Arbeitsalltag in einem Büro besser zu bewältigen.

In der nächsten Zeit werden noch viele Artikel zum Zeitmanagement auf diesem Blog erscheinen, da Buerojob-Blog.de aber erst im Oktober 2012 online gegangen ist, werden weitere Artikel erst noch erarbeitet.

Tipp 1: Prioritäten setzen

Prioritäten setzen ist einer der wichtigsten Tipps überhaupt. Eigentlich kennt jeder das Gefühl, dass es immer genügend zu tun gibt und man den Eindruck hat, nie mit seinen Aufgaben fertig zu werden.

Das Zeitmanagement empfiehlt Prioritäten zu setzen, damit man die wirklich wichtigen Aufgaben auch schaffen kann. Häufig passiert es, dass Menschen mit einer Vielzahl von Aufgaben zuerst unwichtigere Tätigkeiten ausführen und am Ende fehlt die Zeit für die richtig dringenden/wichtigen Arbeiten. Das Resultat davon sind z. B. Überstunden, Hektik oder minderwertige Arbeitsergebnisse.

Prioritäten setzen bedeutet, die wichtigen Dinge zu identifizieren, die unbedingt zu erledigen sind und diese Aufgaben zuerst oder zumindest frühzeitig anzugehen. Aufgaben geringere Priorität werden also zeitlich nach hinten gestellt.

Wer Probleme hat im Büro Prioritäten zu setzen, kann sich z. B. der Zeitmanagement-Methoden wie der ABC-Analyse oder dem Eisenhower-Prinzip bedienen.

Tipp 2: Ziele definieren

Der Leitsatz für diesen Punkt könnte lauten: „Nur wer sich Ziele setzt, kann auch etwas erreichen.“

Es ist wichtig zu wissen, was man erreichen will. Das gilt für das Arbeitsleben wie für die Lebensplanung gleichermaßen. Für den Arbeitstag sollte man sich morgens Ziele setzen, die man erreichen will.

Die gesetzten Prioritäten können bei der Zielsetzung sehr hilfreich sein.

Tipp 3: Prinzip der Schriftlichkeit

Gerade in einem Bürojob hat man oft viele zu erledigende Dinge gleichzeitig im Kopf. Daher empfehle ich beim Zeitmanagement immer alles schriftlich festzuhalten und den eigenen Kopf damit zu entlasten.

Es bringt nichts, wenn man während einer Aufgabe darüber nachdenkt, was man heute alles nicht vergessen darf. Schreibt man alles auf, so kann man ganz unbesorgt sein und wird die vielen Aufgaben nicht vergessen.

Schreiben Sie sich unbedingt alle wichtigen Dinge auf und entlasten Sie ihren Kopf, um zu gegebener Zeit darauf zurückzugreifen. Das steigert die Effizienz Ihrer Arbeit enorm, da Sie konzentrierter Arbeiten können.

Tipp 4: Salamitaktik gegen Aufschieberitis

Auch das kennt nahezu jeder Mensch. Es gibt im Leben einfach Aufgaben, die man vor sich herschiebt. Leider erledigen sich aber die wenigsten Dinge im Büro von selbst und müssen irgendwann dann doch getan werden.

Typische Aufgaben, die anfällig für „Aufschieberitis“ sind, sind üblicherweise sehr umfangreiche Aufgaben oder Aufgaben, die einem unangenehm sind.

Die Gefahr des Aufschiebens ist, dass Aufgaben erst so spät erledigt werden, dass nicht mehr genügend Zeit bleibt und man sich damit selbst enormen Stress aussetzt.

Schiebt man Aufgaben außerdem zu lange vor sich her, belastet einen der Gedanke daran regelmäßig und lenkt von der Arbeit ab. Man sollte diese Aufgaben frühzeitig erledigen, um sich nicht ablenken zu lassen.

Das Zeitmanagement redet – bildlich gesprochen – von der Salami-Taktik. Man sollte große oder unangenehme Aufgaben scheibchenweise angehen. Dabei wird die Aufgabe in mehrere Teilaufgaben/Arbeitsschritte zerlegt und Stück für Stück angegangen.

Tipp 5: Orientieren Sie sich an Ihrer persönlichen Leistungskurve

Die Leistungsfähigkeit von Menschen schwankt über den Tag hinweg. Jeder Mensch hat Phasen in denen die Leistungsfähigkeit höher oder niedriger ist. Typischerweise haben beispielsweise die meisten Menschen in der Mittagszeit ein enormes tief.

Es ist wichtig, sich selbst einschätzen zu können und auf seine innere Stimme zu hören, damit man weiß, wann man seine Leistungshochs und Leistungstiefs hat. Das beste Zeitmanagement wird nämlich nichts bringen, wenn man seiner eigenen Leistungsfähigkeit keine Beachtung schenkt.

Wenn man das kann, dann ist es beispielsweise möglich Aufgaben hoher Priorität mit einem hohen Konzentrationsbedarf auf die Leistungshochs und Aufgaben geringerer Priorität auf die Leistungstiefs zu legen.

Tipp 5: To-Do-Liste/Aufgabenliste

Die To-Do-Liste hängt eng mit dem Prinzip der Schriftlichkeit zusammen. Alle zu erledigenden Aufgaben gehören notiert und auf einer Liste festgehalten.

Aktualisieren Sie Ihre To-Do-Liste regelmäßig indem Sie erledigte Aufgaben abhaken, neue Aufgaben hinzufügen und bisher nicht erledigte Aufgaben auf die neue Liste z. B. für den nächsten Büro-Arbeitstag übertragen.

Ganz wichtig ist, dass sich alle Ihre Aufgaben an einem Ort also auf einer Liste befinden. Die To-Do-Liste hilft den Überblick über alle Aufgaben zu behalten und nicht die Kontrolle über die eigene Zeitplanung zu verlieren.

Zusätzlich erleichtert Sie es Prioritäten zu setzen. Die entsprechenden Prioritäten der Aufgaben sollten auch mit auf der Aufgabenliste vermerkt werden.

 

Da der Artikel bisher bereits relativ lang ist, werde ich in sechs andere Zeitmanagement-Tipps in einem zweiten Beitrag veröffentlichen.

 

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