6 weitere Tipps für ein effizientes Zeitmanagement im Büro

11. November 2012 | Von | Kategorie: Blog, Zeitmanagement

Dieser Artikel ist die Fortsetzung zu dem Artikel „6 Tipps für ein effizientes Zeitmanagement im Büro.“

Es gibt vielfältige Möglichkeiten das persönliche Zeitmanagement zu verbessern und effizienter zu gestalten. Dieser Artikel gibt nur einige Tipps und dazugehörige kurze Erklärungen. Einen Überblick über alle Büro-Artikel, die bisher zum Thema Zeitmanagement erschienen sind, können Sie der Artikelliste entnehmen.

Tipp 7: Aufgaben Bündeln

Abwechslung im Büro ist definitiv wichtig, aber es bringt nichts, immer von einem Tätigkeitsfeld zum nächsten zu wechseln. Da ein Telefonat, hier ein Brief und danach etwas Ablage ist keine gute Arbeitsorganisation.

Fassen Sie gleichartige Aufgaben zu Blöcken zusammen und erledigen Sie diese Aufgaben zusammenhängend. Sie arbeiten damit schneller und müssen sich somit weniger oft auf eine neue Aufgabe einstellen.

Erledigen Sie wenn möglich z. B. alle Telefonate Ihrer To-Do-Liste nacheinander oder legen Sie z. B. am Ende des Tages alle bearbeiteten Schriftstücke auf ein Mal ab.

Tipp 8: Zusammenarbeit mit Kollegen

Es kommt regelmäßig vor, dass sich während der Arbeit Probleme ergeben, deren Lösung einige Zeit kostet. Damit steht aber kein Büroarbeiter allein da, denn früher oder später geht es jedem so.

Ganz wichtig für eine effiziente Arbeit sind der Zusammenhalt und die Unterstützung im Kollegium. Scheuen Sie sich nicht davor, das Büro zu wechseln und einen Kollegen um Rat oder Hilfe zu fragen.

Das kann ungeheure Zeit sparen und gleichzeitig Stress mindern oder vermeiden. Mann muss aber auch anmerken, dass in vielen Unternehmen leider das Betriebsklima der gegenseitigen Unterstützung und Zusammenarbeit im Wege steht.

Tipp 9: Stille Stunde

Die Stille Stunde ist eine Zeitmanagement-Methode durch die versucht wird für eine gewisse Zeit alle Störungen und Unterbrechungen im Büro zu eliminieren.

Aufgaben hoher Priorität können damit in Ruhe, konzentriert und effizient angegangen und erledigt werden. Leider gestaltet sich die Umsetzung der Stillen Stunde oft sehr schwierig.

Details zur Stillen Stunde im Zeitmanagement können Sie dem Artikel zur Stillen Stunde entnehmen.

Tipp 10: Erholungspausen

Planen Sie regelmäßig Erholungspausen während der Arbeit ein. Diese Tempowechsel sind nötig, damit Körper und Geist auch mal die Möglichkeit haben durchzuatmen und sich zu regenerieren.

Häufig wird in deutschen Büros auf Pausen verzichtet, da man das Gefühl hat Zeit zu verlieren und das Arbeitspensum dann gleich gar nicht zu schaffen.

Dieser Gedankengang ist aber grundsätzlich falsch, da in wissenschaftlichen Studien bereits mehrfach bewiesen wurde, dass Menschen nach Pausen weitaus besser und effizienter weiterarbeiten können. Pausen fördern nämlich die Konzentration und Arbeitsleistung.

Wenn Arbeiten im Büro wegen zu weniger Pausend und mangelnder Leistungsfähigkeit zu lange dauern oder sogar mehrfach erledigt werden müssen, weil sich grobe Fehler eingeschlichen haben, ist keinem geholfen.

Tipp 11: Ordnung

Man liest regelmäßig, dass mangelnde Ordnung in Büros 20 – 30 % Zeitverlust verursachen, da man lange nach Unterlagen oder Arbeitsmitteln suchen muss. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Ordnung im Büro einen massiven Zeitgewinn bringt.

Häufig kommt das Argument zum tragen, dass Büroangestellte keine Zeit zum Ordnung schaffen hätten, da es so viel zu tun gäbe. Es stimmt, dass kurzfristig oft die Zeit fehlt. Langfristig kostet Unordnung aber mehr Zeit als das Aufräumen kurzfristig gekostet hätte.

Es lohnt sich also regelmäßig Freiräume zu schaffen um die Büroordnung zu verbessern, da die Arbeitseffizienz sonst langfristig zu stark darunter leidet.

Abgesehen vom Zeitmanagement macht ein aufgeräumtes Büro auch einen ganz anderen Eindruck auf Kollegen und Besucher.

Tipp 12: Bewahren Sie sich Ihre Flexibilität

Es gibt viele Techniken, um die eigene Zeitplanung zu verbessern. Trotz aller Zeitplanung sollte man aber bedenken, dass es wichtig ist, eine gewisse Flexibilität zu behalten.

Planen Sie z. B. zwischen Terminen und Aufgaben Pufferzeiten ein, falls es zu Zeitverzögerungen kommt und füllen Sie nicht Ihren gesamten Tagesplan mit den üblichen Büro-Aufgaben aus. Verplanen Sie nur 60 – 70 % Ihrer Tageszeit und lassen Sie sich Raum für Unvorhersehbares. Störungen und Unterbrechungen bei der Büroarbeit können zwar reduziert werden – aber niemals komplett vermieden.

FAZIT

Abschließend möchte ich noch bemerken, dass man sein Zeitmanagement zwar mithilfe der vielen Tipps verbessern kann, ein perfektes Zeitmanagement im Büro aber kaum möglich ist, denn zu der eigenen Planung kommen immer auch äußere nicht beeinflussbare Faktoren.

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