Die Wertstufen von Schriftstücken

12. November 2012 | Von | Kategorie: Ablage, Blog, Organisation, Recht

Wenn es um das Thema Registratur und Ablage im Büro geht, kommt man um das Thema Wertstufen von Schriftstücken nicht herum. Die Wertstufen von Schriftstücken können eine Aussage darüber treffen, ob oder wie lange Schriftgut aufbewahrt werden muss. Außerdem lassen sich durch die Kategorisierung häufig auch Rückschlüsse auf den Aufbewahrungsort ableiten.

Schriftstücke können in die Wertstufen Tageswert, Prüfwert, Gesetzeswert und Dauerwert eingeteilt werden.

Oftmals werden viel zu viele unnötige Schriftstücke in deutschen Büros aufbewahrt, weil die Wertstufen nicht beachtet werden. Wer nicht oder nicht mehr benötigte Schriftstücke ablegt, bläht die Registratur unnötigerweise auf. Das wirkt sich nicht nur auf den Platzbedarf der Ablage aus, sondern auch auf die Verwaltungskosten.

Eine schlanke Ablage ist besonders wichtig, da nur so ein schnellstmöglicher Zugriff auf benötigtes Schriftgut möglich ist. Noch dazu erleichtert eine richtig organisierte Ablage auch immer die Büroordnung.

Wertstufen, Aufbewahrungsfristen und Ablageort

Hinsichtlich der Wertstufen von Schriftstücken sollten auch die Aufbewahrungsfristen beachtet werden. Zusätzlich können die Wertstufen auch Beachtung finden, wenn es darum geht, wo Schriftgut aufbewahrt werden sollte. Es gibt viele Schriftstücke, die unnötiger Weise im Büro oder direkt am Arbeitsplatz abgelegt werden.

Es gilt für die Ablage von Schriftgut die Faustregel, dass häufig benötigtes Schriftgut nah am Arbeitsplatz aufbewahrt wird. Im Umkehrschluss kann man sagen, dass selten benötigte Schriftstücke nicht am Arbeitsplatz abgelegt werden oder sogar außerhalb des Büros (Archiv) gelagert werden können.

Die Wertstufen von Schriftstücken?

Tageswert

Schriftstücke mit Tageswert haben grundsätzlich nur Belang für eine kurze Zeit. Das ist z. B. häufig bei unaufgeforderter Werbung oder Tageszeitungen der Fall. Wenn diese Schriftstücke keinerlei weitere Relevanz haben, können diese vernichtet werden.

Schriftstücke mit Tageswert – also ohne besonderen Wert – werden nicht abgelegt.

Prüfwert

Die Wertstufe Prüfwert betrifft Schriftstücke, die noch weiterbearbeitet werden müssen. Bei Prüfwert-Schriftgut handelt es sich meist um Unterlagen, die Teil eines offenen Vorgangs sind. Beispiele dafür sind z. B. Rechnungen, Angebote oder Planungsunterlagen.

Schriftstücke mit Prüfwert gehören weiterbearbeitet und somit aufbewahrt. Wenn das Schriftstück nicht sofort bearbeitet/geprüft werden kann, dann sollte es in der Zwischenablage seinen Platz finden. Nach der Prüfung/Bearbeitung ist erneut zu entscheiden, wie mit dem Schriftstück zu verfahren ist und ob es beispielsweise dem Gesetzeswert zuzuordnen ist.

Gesetzeswert

Schriftstücke mit Gesetzeswert müssen aufbewahrt werden. Der Gesetzeswert ergibt sich dabei aus den geltenden Gesetzen zu den Aufbewahrungsfristen. Die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch regeln z. B. die Aufbewahrungsfristen für Unternehmungen.

Grob lässt sich sagen, dass Handelskorrespondenz sechs Jahre und Alles, was mit Finanzen zu tun hat, zehn Jahre aufbewahrt werden muss.

Schriftstücke mit Gesetzeswert werden, wenn sie noch regelmäßig benötigt werden, in der Arbeitsplatzablage aufbewahrt. Sind die Vorgänge abgeschlossen und ist kein oder nur sehr selten ein Zugriff darauf nötig, sollten sie in der Abteilungsablage oder sogar im Archiv ihren Platz haben.

Dauerwert

Schriftstücke der Wertstufe Dauerwert sind häufig Unterlagen, die eine gewisse Beweiskraft haben oder die für das Unternehmen unverzichtbar sind. Die Aufbewahrungszeit dieses Schriftguts übersteigt bei dieser Wertstufe häufig die 10 Jahre der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Beispiele mit Dauerwert können z. B. Gründungsunterlagen, Gesellschafterverträge, Unterlagen zur Unternehmensgeschichte, Patente, Verträge oder Wertpapiere sein.

Schriftstücke von Dauerwert gehören aufgrund ihrer Wichtigkeit besonders sorgfältig und sicher abgelegt. In der Regel gehören diese Unterlagen in das Archiv und können dort beispielsweise in feuerfesten Dokumententresoren aufbewahrt werden.

FAZIT

Es ist wichtig zu bedenken, dass ein einzelnes Dokument unter Umständen auch mehreren Wertstufen zugeordnet werden kann. So kann ein Schriftstück eines offenen Vorgangs mit Prüfwert nach der Bearbeitung durchaus dem Dauerwert entsprechend aufbewahrt werden müssen.

Das Thema Wertstufen wird häufig müde belächelt, da es sich um graue Theorie handelt. Werden Die Wertstufen von Schriftstücken jedoch nicht beachtet, dann verursacht das in der Verwaltung des Unternehmens unnötige Kosten.

 

Werbung

Schreibe einen Kommentar