DIN 5008: Die Bezugszeichenzeile

19. November 2012 | Von | Kategorie: Blog, DIN 5008, Korrespondenz

Die Bezugszeichenzeile ist ein mögliches Element von Geschäftsbriefen. Wie die Bezugszeichenzeile im Brief zu formatieren und zu platzieren ist, regelt die DIN 5008.

In Geschäftsbriefen hat man die Möglichkeit die Leitwörter und Bezugszeichen in einem Informationsblock oder mittels der Bezugszeichenzeile darzustellen. Die Bezugszeichenzeile kann in Geschäftsbriefen der Form A als auch der Form B verwendet werden.

Der Nachteil der Bezugszeichenzeile ist, dass die Leitwörter gegeben sind. Gemäß der aktuellen DIN 5008 (Stand 2011) ist es möglich, die Leitwörter im Informationsblock zu verändern. In dem Fall ist auch vom gestalteten Informationsblock die Rede.

Die Bezugszeichenzeile nach DIN 5008

Die Bezugszeichenzeile nach DIN 5008

Wo steht die Bezugszeichenzeile?

An der Fluchtlinie (25 mm vom Blattrand) beginnt die Bezugszeichenzeile.

Die Leitwörter folgen auf zwei Leerzeilen nach dem Anschriftenfeld. Da eine Leerzeile 4,23 mm entspricht, ist der Abstand zum Anschriftenfeld genau 8,46 mm. Diese Angaben entsprechen der Schriftgröße 12 Pt.

Zu beachten ist, dass die Bezugszeichenzeile nach der DIN 5008 nicht den rechten Blattrand von 10 mm überschreiben darf.

Die zu den Leitwörtern gehörigen Bezugszeichen folgen ohne Leerzeilen auf die Bezugszeichenzeile und beginnen ebenfalls an der Fluchtlinie. Der rechte Blattrand ist ebenfalls zu beachten.

Wenn mehr Platz für die Bezugszeichen benötigt wird, kann eine zweite Zeile für die Zeichen eingefügt werden.

Nach der Kommunikationszeile folgt der Betreff. Beide Briefteile werden durch zwei Leerzeilen voneinander getrennt (8,46 mm bei 12 Pt.)

Die Leitworte der Bezugszeichenzeile

Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom

Zu beachten ist, dass „Ihr“ und „Ihre“ als Anrede zu verstehen sind und groß geschrieben werden. Als Zeichen wird üblicherweise in kleinen und mittleren Unternehmen der abgekürzte Name verwendet.

Wird in größeren Unternehmen ein Vorgang nicht nur von einem Mitarbeiter bearbeitet, so wird in der Regel eine Vorgangsnummer oder ein Aktenzeichen angegeben.

Ist dem Anschreiben ein Kontakt vorausgegangen, folgt nach dem Komma das zugehörige Datum.

Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom

Unter diesem Leitwort der Bezugszeichenzeile erfolgen die Angaben des Verfassers analog zum vorigen Leitwort. „Unser“ und „Unsere“ wird ebenfalls groß geschrieben.

Telefon, Name

Üblicherweise wird als Bezugszeichen zu diesem Leitwort nur die Durchwahl angegeben. Erscheint die Telefonnummer an keiner anderen Stelle im Brief muss selbstverständlich noch die Telefonnummer des Unternehmens angegeben werden.

Aus Platzgründen empfiehlt es sich eine weitere Zeile einzufügen und dieses Leitwort mit der Telefonnummer auf zwei Zeilen zu verteilen.

Nach dem Komma folgt der Name des Briefverfassers.

Datum

Wie der Name schon sagt wird unter diesem Leitwort das Datum des Geschäftsbriefes vermerkt.

Wie wird die Bezugszeichenzeile formatiert?

Die Leitworte haben die folgenden Positionen:

  • Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom – 25 mm vom Blattrand,
  • Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom – 50 mm von der Fluchtlinie, 75 mm vom Blattrand,
  • Telefon, Name – 100 mm von der Fluchtlinie, 125 mm vom Blattrand,
  • Datum – 150 mm von der Fluchtlinie, 175 mm vom Blattrand.

Das erste Leitwort beginnt an der Fluchtlinie. Danach folgen die weiteren Leitworte in 50-mm-Schritten von der Fluchtlinie beginnend. Am einfachsten ist es, wenn man die Maße mittels Tabstopps einstellt.

In früheren Versionen der DIN 5008 wurden die Leitwörter noch bei 5,08 cm, 10,16 cm und 15,24 cm platziert. Nach der aktuellen Version der DIN 5008 werden die Nachkommastellen bei den Leitwörtern der Bezugszeichenzeile weggelassen.

Die Leitworte dürfen mit einer kleineren Schriftgröße als der Rest des Briefes dargestellt werden. Es ist empfehlenswert als Schriftgröße mindestens 6 Pt. zu verwenden und zu überprüfen, ob die Leitworte lesbar sind.

Die Bezugszeichen folgen in der Zeile unter den entsprechenden Leitworten. Sie beginnen auf derselben Höhe wie die Leitworte und werden in der normalen Schriftgröße dargestellt.

 

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