8 Tipps für eine gute Gesprächsvorbereitung

20. November 2012 | Von | Kategorie: Blog, Kommunikation, Zeitmanagement

Abgesehen von beispielsweise kurzen Gesprächen unter Kollegen oder Small Talk, empfiehlt es sich ein Gespräch ausführlich vorzubereiten.

Ein gut vorbereitetes Gespräch vermittelt den Gesprächspartnern ein Gefühl von Professionalität. Außerdem gibt eine gute Gesprächsvorbereitung einem die benötigte Sicherheit für die Gesprächsführung und erhöht die Chance das Gesprächsziel zu erreichen.

Einige kurz beschriebene Tipps für eine gute Gesprächsführung gibt Ihnen dieser Artikel. Auch wenn manche Tipps vielleicht leicht abgewandelt werden müssen, treffen Sie auf alle Arten von Gesprächen zu. Es ist egal ob intern im Büro oder Unternehmen unter den Angestellten oder extern beim Kunden.

Die Gesprächsvorbereitung

1. Gesprächsziele

Auch wenn einem in der Regel das Gesprächsziel klar ist, sollte man sich das Ziel in der Gesprächsvorbereitung ganz bewusst vor Augen führen. Mit dem Gesprächsziel im Hinterkopf lässt sich das Gespräch ganz anders lenken.

Legen Sie für sich Minimalziele und Maximalziele fest, damit Sie wissen, ab wann das Gespräch ein Erfolg war. Nicht immer werden alle Ziele in Gesprächen erreicht werden und häufig ist es nicht empfehlenswert zu verbissen an den eigenen Gesprächszielen festzuhalten.

2. Wichtige Argumente

Argumente, die für Ihr Gesprächsziel sprechen, sollten im Vorfeld zurechtgelegt werden. Entwickeln Sie sich gerade bei Problemgesprächen wenn möglich eine Argumentationsstrategie.

Sie können sich die Argumente auch stichwortartig notieren, wenn Sie sich nicht alle merken können oder es Ihnen Sicherheit gibt. Jedoch sollten die Argumente als Gesprächsvorbereitung wirklich nur stichwortartig notiert werden, da sonst die Gefahr besteht von den eigenen Unterlagen abzulesen.

3. Ziele des Gesprächspartners

Ziehen Sie auch die Gesprächsziele Ihres Gesprächspartners/Ihrer Gesprächspartner in betracht.

Nicht alle Beteiligten haben immer die gleichen Gesprächsziele. Ziehen Sie das in Erwägung und richten Sie Ihre Gesprächsstrategie dahingehend aus.

4. Gegenargumente des Gesprächspartners

Egal ob der oder die Gesprächspartner dieselben oder andere Ziele verfolgen – Mit Gegenargumenten ist immer zu rechnen.

Häufig kann man eventuelle Gegenargumente im Vorfeld bereits erahnen, indem man sich in sein Gegenüber hineinversetzt. Bereits vor dem Gespräch kann man überlegen, wie man auf die möglichen Gegenargumente reagiert und sie entkräftet.

Nach meinem Eindruck ist das einer der wichtigste Tipp für eine gute Gesprächsvorbereitung. Gespräche stehen und fallen mit der Argumentation der jeweiligen Gesprächspartner. Wer die besseren Argumente hat, wird sein Gesprächsziel häufiger erreichen.

5. Notwendige Unterlagen besorgen

Alle Unterlagen, die unter Umständen im Gespräch benötigt werden, sollten mit ausreichend zeitlichem Vorlauf zusammengetragen werden.

Besonders frühzeitig sollte man diesen Punkt der Gesprächsvorbereitung angehen, wenn man z. B. auf Mitarbeiter anderer Büros beim Zusammentragen von Unterlagen angewiesen ist.

6. Benötigte Unterlagen ordentlich aufbereiten

Wenn Sie alle Unterlagen zusammengetragen haben, sollten Sie diese im Rahmen Ihrer Gesprächsvorbereitung sortieren und aufbereiten.

Dabei sollten Sie so vorgehen, dass Sie alle benötigten Unterlagen oder Informationen daraus schnell finden und somit die Übersichtlichkeit gegeben ist. Empfehlenswert ist auch, bedeutende Passagen zu markieren, um sie schneller zu finden oder sich darauf berufen zu können.

Ich hatte letzten Monat erst wieder ein Gespräch, bei dem mir die Vorbereitung der Gesprächsunterlagen gute Dienste geleistet hat. Bereits im Vorfeld gab es mit der Behörde vermehrt Missverständnisse und ich war mit der Situation alles andere als zufrieden.

Gleich zu Beginn wurde versucht, die Problemsituation anders darzustellen und die Schuld auf mich zu schieben. Glücklicherweise hatte ich alle Unterlagen und die vorangegangene Korrespondenz zusammengestellt und entsprechend markiert. So konnte ich schnell alle Fakten belegen und einzelnen Mitarbeitern widersprechen, indem ich sie zitierte.

Diese Gesprächsvorbereitung hat mir nicht nur geholfen, meine Gesprächsziele zu erreichen und alle Probleme endgültig auszuräumen. Es gab mir auch die benötigte Sicherheit, einen kühlen Kopf zu bewahren und meine Strategie zu verfolgen.

7. Beschaffen Sie alle wichtigen Informationen

Mit den benötigten Informationen verhält es sich ähnlich wie mit den Unterlagen.

Brauchen Sie wichtige Informationen, auf die Sie im Gespräch zurückgreifen müssen, dann beschaffen Sie diese im Rahmen Ihrer Gesprächsvorbereitung frühzeitig.

8. Räumlichkeiten und andere Notwendigkeiten

Wenn das Gespräch innerhalb Ihres Unternehmens stattfindet, stellt sich die Frage, ob das Gespräch in Ihrem eigenen Büro geführt werden kann. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie sich frühzeitig um eine andere Möglichkeit bemühen.

Genauso wichtig ist es die anderen Rahmenbedingungen zu schaffen. Dabei meine ich z. B. Bestuhlung, Getränke oder benötigte Technik für Präsentationen. Werden viele Dinge benötigt oder muss im Vorfeld viel erledigt werden, sollten Sie sich eine Checkliste erstellen.

Der Rahmen/Ort des Gesprächs mit allen zugehörigen Dingen ist wichtig für das professionelle Erscheinungsbild und damit sich die Gesprächspartner ordentlich behandelt und auch wohl fühlen. Wenn das der Fall ist, kann das nur förderlich für Ihr Gesprächsziel sein. Kundengespräche in kleinen Abstellkämmerchen werden sicher nicht oft von Erfolg gekrönt sein.

FAZIT

Ein Gespräch gehört ordentlich vorbereitet, damit man seine Ziele erreicht. Was innerhalb der Gesprächsvorbereitung alles erledigt werden muss, ist einem vorher häufig nicht bewusst. Daher ist es wichtig, die Vorbereitung frühzeitig zu beginnen.

Genauso wichtig wie die Gesprächsvorbereitung ist aber auch die Nachbereitung. Dokumentieren Sie das Gespräch. Das ist für Sie eine Gedächtnisstütze und hat später eventuell auch einen Beweischarakter

Diese Gesprächsdokumentation sollte wiederum für die Gesprächsvorbereitung nachfolgender Termine mit denselben Gesprächspartnern nützlich sein.

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