Ordnungssysteme im Büro Teil 2

21. November 2012 | Von | Kategorie: Ablage, Blog, Organisation

Dies ist der Fortsetzungsartikel zum Thema Ordnungssysteme im Büro.

Das dekadische Ordnungssystem

Dieses Ordnungssystem kann nochmals als dekadisches und halbdekadisches System unterschieden werden.

Das dekadische Ordnungssystem

Das dekadische Ordnungssystem ist eine Sonderform der numerischen Ordnung. Bei diesem Ordnungssystem werden die Ziffern 0 – 9 verwendet. Jeder Ziffer wird eine entsprechende Gruppe zugeordnet – die Ziffern sind also sprechend.

Jede Gruppe enthält weitere Untergruppen (0 – 9) und jede Untergruppe kann neue Untergruppen (0 – 9) beinhalten. Beim dekadischen Ordnungssystem ergeben sich somit mehrstellige eindeutige Ziffernfolgen.

Die klassischen Beispiele aus dem Büro für das dekadische Ordnungssystem sind der Aktenplan und der Kontenrahmen.

Beispiel: Auszug aus einem Kontenrahmen:

[columnlayout]
[columncontent width=“33″]Hauptgruppen/Kontenklassen

0: Immaterielle und Sachanlagen
1: Finanzanlagen
2: Umlaufvermögen
3: Eigenkapital
4: Verbindlichkeiten[/columncontent]
[columncontent width=“33″]Untergruppen

 

20: Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
21: Unfertige Erzeugnisse
22: Fertige Erzeugnisse
23: Geleistete Anzahlungen
24: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

[/columncontent]
[columncontent width=“33″]Die 2. Untergruppen

 

 

 

240 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
245 Wechselforderungen
249 Wertberichtigungen zu Forderungen[/columncontent]
[/columnlayout]

Das halbdekadische Ordnungssystem

Der Aufbau des halbdekadischen Ordnungssystems ist genau derselbe wie beim Dekadischen. Lediglich die letzte Untergruppe darf mehrstellig sein und besteht nicht nur aus den Ziffern 0 – 9. Gerade bei Aktenplänen großer Unternehmen bietet sich das häufig an.

Das alphanumerische Ordnungssystem

Bei dieser Variante bestehen die Ordnungsnummern aus Ziffern und Buchstaben. Ein bekanntes Beispiel dafür sind die Kfz-Kennzeichen.

Ein Beispiel aus dem Büro für ein alphanumerisches Ordnungssystem ist die Ordnung nach alphanumerischen Datumsangaben. Dieses System wäre dann gleichzeitig ein chronologisches.

Das geografische Ordnungssystem

Große Handelsunternehmen können ihr Schriftgut beispielsweise zuerst nach Absatzgebieten und Regionen sortieren.

Ordnen nach Farben und Stichworten oder Symbolen

Der Einsatz von Farben kann die Unterscheidung von Schriftgut erheblich erleichtern und eine schnellere Zuordnung ermöglichen. So können beispielsweise Ordner für Ausgangsrechnungen rot sein und Ordner für Eingangsrechnungen grün.

Außerdem können Stichworte oder Symbole die Ordnung erleichtern. Ein klassisches Beispiel ist die Beschriftung von Ordnern. Stichworte könnten z. B. „Kunden“ und „Lieferanten“ sein. Statt Stichworten können dafür auch Symbole verwendet werden.

FAZIT

Es gibt eine Vielzahl von möglichen Ordnungssystemen im Büro. Welches das Richtige ist, ist immer vom Einzelfall abhängig.

Ein Ordnungssystem kann auch mehreren Arten zuzuordnen sein. So ist die Ablage fortlaufend nummerierter Rechnungen im Büro gleichzeitig numerisch als auch chronologisch.

In aller Regel werden mehrere Ordnungssysteme miteinander kombiniert um der Ablage eine ordentliche Struktur zu geben. Man könnte auch von Grobordnung (Aktenplan) und Detailordnung (numerische Ordnung von Rechnungen) sprechen.

 

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