Ordnungssysteme im Büro

21. November 2012 | Von | Kategorie: Ablage, Blog, Organisation

Wenn es um das Thema Ablage im Büro geht, kommt man um das Thema Ordnungssysteme nicht herum. Unternehmen mit einer schlecht organisierten Ablage haben häufig Probleme, was das Auffinden von Akten oder Schriftstücken angeht.

Für Unternehmen ist es ratsam, ihre Ablage klug zu strukturieren und einheitliche Regeln für alle Büro-Mitarbeiter festzulegen, damit Unterlagen weder zu lange gesucht werden müssen noch komplett verloren gehen.

Eine klug organisierte Ablage ist klar und übersichtlich. Dieser Artikel gibt einen Überblick über mögliche Ordnungssysteme im Büro, die eine klare und übersichtliche Ordnung im Büro ermöglichen.

Ordnungssysteme im Büro

Das alphabetische Ordnungssystem

Bei dem alphabetischen Ordnungssystem erfolgt die Ordnung anhand der Buchstabenfolge des Alphabets. Bekannte Beispiele dafür sind Telefon- und Wörterbücher.

Im Büro kann man von alphabetischen Ordnungssystemen sprechen, wenn man Schriftgut z. B. nach Kunden- oder Produktnamen ordnet.

Die alphabetische Ordnung ist wie so viele andere Dinge im Büroalltag ebenfalls genormt. Die zugehörige Norm für das alphabetische sortieren ist die DIN 5007. Grundsätzlich kennt zwar jeder das Alphabet, wenn es aber um die Sortierung von Sonderfällen geht, stößt man ohne das Hintergrundwissen der DIN 5007 des Öfteren an seine Grenzen.

Das numerische Ordnungssystem

Wie der Name schon sagt, wird hier entsprechend der Nummern von Schriftstücken sortiert.

Im Büro ist das zum Beispiel der Fall, wenn die Rechnungen nach ihrer entsprechenden Rechnungsnummer abgelegt werden. Ein weiteres Beispiel aus dem Büro wäre die Sortierung von Personalakten anhand der Personalnummern der jeweiligen Mitarbeiter.

Die Nummerierung kann fortlaufend oder willkürlich sein. Es ist auch möglich, dass die Nummerierung eine Bedeutung hat, wie es z. B. bei der Sortierung nach Artikelnummern möglich ist. In diesen Fällen kann man das numerische Ordnungssystem nochmals unterscheiden und von sprechenden und nichtsprechenden Nummerierungen sprechen.

Das chronologische Ordnungssystem

Das chronologische Ordnungssystem kommt im Büro ziemlich häufig vor. So wird z. B. Schriftgut nach der zeitlichen Abfolge sortiert. So können im Büro Schriftstücke, die Akten zugehörig sind, dem Datum entsprechend geordnet werden.

Unterschieden werden beim chronologischen Ordnungssystem noch die kaufmännisch Heftung und die Behörden/Amtsheftung.

Bei der kaufmännischen Heftung liegt das neuste Schriftstück immer obenauf. Bei der Behördenheftung/Amtsheftung hingegen liegt das älteste Schriftstück obenauf.

Nähere Infos finden Sie in dem Artikel „Kaufmännische Heftung und Amtsheftung/Behördenheftung.

Das mnemotechnische Ordnungssystem

Bei dieser Variante werden z. B. den eigentlichen zu ordnenden Zahlen sprechende Abkürzungen hinzugefügt. Schriftstücke mit ähnlichen oder gleichen Nummern sind so schneller zu unterscheiden.

Das Mnemotechnische Ordnungssystem lässt sich am Besten an einem Beispiel erklären.

Ein Kunde bestellt in einem Unternehmen Waren. Die Kundenbestellungen werden fortlaufend nummeriert. Um Auftragsbestätigung, Lieferscheine und Rechnungen besser sortieren und zuordnen zu können, werden der Auftragsnummer noch entsprechende Abkürzungen zugeordnet.

z. B.:

Bestellung 123, AB 123 (Auftragsbestätigung), LS 123 (Lieferschein), AR 123 (Ausgangsrechnung).

 

Mehr Ordnungssysteme fürs Büro gibt’s im 2. Teil.

 

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