Eine E-Mail tut es auch – die Vorteile

22. November 2012 | Von | Kategorie: Ablage, Blog, E-Mail, Korrespondenz, Organisation, Post, Sparmöglichkeiten

Statt einen gewöhnlichen Brief zu verschicken, wird wegen der Vorteile im Büro immer öfter auf die E-Mail zurückgegriffen.

Diese Entwicklung wird sich meiner Meinung nach weiter fortsetzen, da E-Mails erhebliche Vorteile mit sich bringen. Trotz dieser Entwicklung wird die Post weiterhin Briefe zu befördern haben, da der normale Brief nicht immer durch eine Mail ersetzt werden kann.

Ich bin der Meinung, dass E-Mails von manchen Unternehmen noch viel zu sparsam eingesetzt werden, da die Vorteile nicht gesehen oder nicht beachtet werden.

Gerade für Unternehmen bringt die zunehmende Nutzung von E-Mails erhebliche Vorteile, die sich nachhaltig auf deren Geschäftstätigkeit und die Kosten auswirken. Welche Vorteile das sind und welchen Nutzen E-Mails bringen, soll dieser Artikel kurz darstellen.

Die Vorteile von E-Mails

Kostenersparnis

Eine E-Mail kostet das Unternehmen weit weniger Geld als der herkömmliche Brief.

Einige Beispiele:

  • Keine Druckkosten
  • Kein Porto und Verpackung (besser gesagt Briefkuverts)
  • Geringere Personalkosten (siehe Zeitersparnis)
  • Elektronische Ablage ist günstiger als physische (siehe Ablage)

Zeitersparnis

Grundsätzlich ist eine E-Mail schneller zugestellt und muss nicht lange befördert werden. Durch E-Mails ist also eine schnellere Reaktionszeit im Geschäftsleben möglich und man kann deutlich schneller mit Geschäftspartnern interagieren. Das ist gerade dann von Vorteil, wenn der Informationsfluss schnell gehen muss und die Geschäftspartner schwer telefonisch erreichbar sind.

Eine E-Mail kann durch den einfachen und schnellen Versand auch zeitraubende Telefonanrufe vermeiden. Eigentlich hat jeder schon Mal lange und verzweifelt versucht jemand für ein 2-Minuten-Telefonat zu erreichen. Die Fehlversuche sind eine vermeidbare Zeitverschwendung, wenn man auf E-Mails zurückgreifen kann.

Zusätzlich benötigen E-Mails nicht so viel Zeit für die Bearbeitung wie die normale Post. Die gesamte Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung fällt beispielsweise weg. E-Mails müssen auch nicht zur Post gebracht werden. Das alles wirkt sich wiederum deutlich auf die Personalkosten aus.

Ablage

Der betriebliche Aufwand für Registratur und Ablage ist nicht zu unterschätzen. Ich denke da beispielsweise an Ordnungsmittel/Ablagemittel, Registraturmöbel und die Raumkosten.

Auch wenn Schriftgut im Unternehmen digitalisiert wird, kostet das Geld. E-Mails liegen bereits in digitalisierter Form vor und reduzieren die Kosten der Ablage und die Archivierung von E-Mails spart wiederum auch Zeit und Personalkosten.

FAZIT

Aufgrund der Zeit- und Kostenvorteile lohnt es sich für Unternehmen, mehr per E-Mail zu korrespondieren. Sicher ist das nicht in allen Fällen möglich, aber die möglichen Fälle, können die Kosten der Korrespondenz bereits erheblich senken.

Aufgrund der Vorteile der E-Mails bin ich selbst dankbar dafür, wenn mir anstatt eines Briefes eine Mail gesendet wird und ich anstatt eines Briefes eine Mail senden kann.

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