Die Reisemappe

26. November 2012 | Von | Kategorie: Assistenz, Blog, Dienstreisen

Die Reisemappe ist ein wichtiger Bestandteil einer Dienst- oder Geschäftsreise.

In aller Regel wird die Reisemappe in mittleren und größeren Unternehmen vom Dienstreisenden nicht selbst erstellt. Diese Aufgabe ist eines der vielen Tätigkeitsfelder der Assistenz und somit Aufgabe von Assistent oder Assistentin.

Was ist eine Reisemappe?

Eine Reisemappe beinhaltet alle für die Dienst- oder Geschäftsreise notwendigen Unterlagen.

Auch wenn die Reisemappe das Wort „Mappe“ enthält, muss das nicht heißen, dass die Unterlagen alle in eine Mappe eingeordnet werden. Bei umfangreicheren Dienstreisen können die notwendigen Unterlagen mehrere Mappen, Hefter oder Ähnliches umfassen.

Ich bin der Meinung dass man unter dem Erstellen einer Reisemappe eher das Bereitstellen von allen benötigten Unterlagen und Gegenständen verstehen sollte.

Nicht nur Dokumente sind Teil der Reisevorbereitung. Auch Technik und andere Gegenstände gehören evtl. zu den Reiseunterlagen.

Wie sollte eine Reisemappe strukturiert sein?

Für diese Frage gibt es keine eindeutige Antwort, da dies von vielen Faktoren abhängt.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass alle Reiseunterlagen klug strukturiert sein sollten. Es ist wichtig, dass alle Unterlagen übersichtlich geordnet und damit schnell zu finden sind.

Es ist je nach Umfang der Dienstreise ratsam, die Unterlagen auf mehrere Mappen oder Hefter aufzuteilen. Dies bietet sich besonders bei längeren Reisen mit mehreren Gesprächsterminen an.

Checklisten und Besonderheiten der Dienstreise

Im Büro bieten sich für viele Aufgaben Checklisten an. Auch für die Erstellung von Reisemappen ist es ratsam, eine Checkliste zu erstellen.

Ich habe eine Checkliste als mögliche Orientierung für eine Reisemappe im Downloadbereich bereitgestellt. Jedoch ist jede Dienstreise sehr individuell und Checklisten für Reisemappen müssen unter Umständen für jede Dienstreise individuell angepasst werden.

Vermerken Sie sich Besonderheiten auf der Reisemappen-Checkliste um nichts zu vergessen und wichtige Dinge wirklich zu beachten.

Passen Sie sich Ihre unternehmensinternen Checklisten für die Reisemappe nach Dienstreisen regelmäßig an, damit die Planung folgender Reisen reibungsloser und besser funktioniert.

FAZIT

Eine Reisemappe ist nicht mal eben schnell erstellt. Bei längeren Dienstreisen oder Reisen ins Ausland kann eine Reisemappe sehr umfangreich sein.

Da jede Dienstreise ihre individuellen Anforderungen hat, gibt es für Reisemappen keine Standardprozedere – wichtig ist nur, dass Sie stets frühzeitig anfangen, um bei Reisebeginn alles zusammenzuhaben.

Eine mögliche Checkliste für die Reisemappe finden Sie im Downloadbereich.

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