Wann lädt man zur Veranstaltung ein?

29. November 2012 | Von | Kategorie: Blog, Veranstaltungen

Bei vielen Arten von Veranstaltungen ist die Einladung der Teilnehmer einer der wichtigsten Punkte. Die Einladung sollte schon frühzeitig im Rahmen der Veranstaltungsvorbereitung Beachtung finden.

Nicht für jede Veranstaltungsart ist eine Einladung zwingend notwendig. Im Unternehmensalltag ist es üblich, dass Sitzungen und Besprechungen im Büro kurzfristig angesetzt werden und keine formelle Einladung an die unternehmensinternen Teilnehmer erfolgt.

Bei anderen nichtalltäglichen Veranstaltungsarten erfolgt üblicherweise eine Einladung. Gerade bei Veranstaltungen mit unternehmensexternen Gästen ist eine förmliche Einladung zwingend notwendig.

Wann erfolgt die Einladung?

Wenn man zu einer Veranstaltung lädt, dann soll es den geladenen Gästen auch möglich sein, an der Veranstaltung teilzunehmen. Teilnehmer sollten also frühzeitig Informationen zur Veranstaltung erhalten, damit sie den oft großen Zeitbedarf für die Veranstaltung mit der verbundenen An- und Abreise planen können.

Für den Zeitpunkt der Einladung gibt es keine genauen Regeln und Festlegungen. Die Terminierung sollte auf den Einzelfall abgestimmt werden.

Gerade bei großen Veranstaltungen mit unternehmensexternen Teilnehmern und einem langen Planungshorizont, müssen die Einladungen zur Veranstaltung zeitig erfolgen.

Als Faustregel gilt:

Umso größer der Teilnehmerkreis, länger der Planungshorizont und umso umfangreicher die Veranstaltungsvorbereitungen sind, umso eher muss die Einladung versendet werden.

 

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