Welche Informationen gehören in die Einladung?

29. November 2012 | Von | Kategorie: Blog, Korrespondenz, Veranstaltungen

Dem Gefühl nach ist eine Einladung meist schnell im Büro geschrieben. In aller Regel ist das auch so, jedoch ist es ärgerlich, wenn bestimmte, wichtige Informationen in der Einladung nicht enthalten sind.

Es ist daher empfehlenswert, die Einladung gut zu durchdenken und sich die Zeit zu nehmen, das Arbeitsergebnis zu überprüfen. Fehlen in der Einladung notwendige Angaben geht das nicht nur zu Lasten des professionellen Eindrucks der eigenen Arbeit. Auch das Ausbessern der eigenen Fehler kostet am Ende mehr Zeit.

Die folgenden Fragen, sollten durch eine gut formulierte und informative Einladung beantwortet werden. Diese Fragen geben nur eine grobe Orientierung. Je nach Veranstaltung kann es nötig sein, noch andere Informationen in der Einladung unterzubringen.

Zwingend notwendige Angaben in der Einladung:

Wer lädt ein?

Aus der Einladung sollte hervorgehen, wer zur Veranstaltung einlädt. Dabei geht es nicht zwingend, um den Unternehmensnamen allein. Auch eine einzelne Person des Unternehmens kann im Vordergrund stehen. Klassische Beispiele dafür sind z. B. Präsentationen oder Jubiläumsfeiern.

Warum wird eingeladen?

Wenn es einen besonderen oder speziellen Anlass gibt, sollte die Einladung diesen entsprechend vermitteln.

Um was für eine Veranstaltung handelt es sich?

Jede Veranstaltungsart hat ihre Besonderheiten. Die Teilnehmer sollten bereits im Vorfeld ins Bild gesetzt werden, um sich darauf einrichten zu können. Beispielsweise ist der Dresscode eines Fachvortrags grundlegend anders als der eines Gala-Dinners.

Was erwartet die Teilnehmer der Veranstaltung?

Bei diesem Punkt denke ich vor allem an die Tagesordnung, die Themen und die Referenten. Die Referenten wecken oft erst das Interesse der geladenen Gäste.

Die genaue Tagesordnung kann durchaus später als die Einladung zugehen. Das kann z. B. daran liegen, dass man die Anzahl der Anmeldungungen abwarten möchte oder auch weil die Planung noch nicht abgeschlossen ist.

Ein erster Einblick zu den Inhalten der Veranstaltung und eine grobe Orientierung sollte die Einladung allerdings geben. Nur dann weckt die Einladung und die eigentliche Veranstaltung Interesse bzw. wird Ernst genommen.

Wann findet die Veranstaltung statt?

Wenn zu einer Veranstaltung geladen wird, sollte der Termin bereits definitiv feststehen und in der Einladung enthalten sein. Auch wenn der Tag im Vordergrund steht, sollte man die Daten möglichst genau und auch verlässlich angeben.

Gerade der Beginn und das Ende einer Veranstaltung sind wichtig. Vor allem Teilnehmer mit einer längeren Anreise müssen das wissen, um ihre Dienstreise entsprechend zu planen und eventuell frühzeitig Übernachtungen zu buchen.

Wo findet die Veranstaltung statt?

Der Veranstaltungsort ist für die Anfahrt von großer Bedeutung. In größeren Ballungszentren ist der Ort der Veranstaltung besonders wichtig, damit die Teilnehmer Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe nutzen können.

Die Angabe sollte unter Umständen sehr genau sein, wenn die Teilnehmer Probleme haben könnten, den Veranstaltungsort zu finden. Notwendige Gebäudeangaben oder Raumnummern sollten also wenn möglich mit angegeben werden.

Was kostet die Veranstaltung?

Aus Fairnessgründen sollten eventuelle Kosten der Veranstaltung bereits angegeben werden. Es ist nicht empfehlenswert erst bei der Anmeldung über die Kosten zu informieren. Auch wenn dies in verschiedenen Branchen öfter praktiziert wird, als man denkt, verärgert man damit womöglich potenzielle Teilnehmer.

Kostet die Teilnahme an der Veranstaltung etwas, sollte eine klare Aussage getroffen werden, was in den Kosten enthalten ist (z. B. Verpflegung, Unterkunft).

Wer steht für Fragen zur Veranstaltung zur Verfügung?

Eine Kontaktperson sollte namentlich im Text erwähnt werden. Das ist nicht nur ein Service für die potenziellen Gäste, es hat auch organisatorische Gründe. Nachfragen werden damit immer an die richtige Stelle gerichtet.

Grundsätzlich lässt sich jedoch eines festhalten:

Umso besser die Einladung, umso weniger Rückfragen gibt es.

Mögliche Angaben innerhalb der Einladung:

Wie kommt man zum Veranstaltungsort?

Werden Ortsfremde Gäste eingeladen, gehört es zum guten Ton Anreisemöglichkeiten anzugeben. Weitere Angaben wie Parkmöglichkeiten und Empfehlungen sind ebenfalls möglich.

Welche Unterkunftsmöglichkeiten gibt es?

Wenn die Unterbringung nicht vom Veranstalter organisiert wird, kann man Unterkunftsmöglichkeiten empfehlen. Einen besonders guten Eindruck macht das, wenn man für seine Gäste im Vorfeld Sonderkonditionen mit einem Hotel verhandelt hat.

Ist eine Anmeldung nötig?

Wenn eine Anmeldung nötig ist, sollte man das der Planungssicherheit wegen auch festhalten.

Sofern eine Anmeldung nötig ist, sollte man den Anmeldeschluss mitteilen. Aus Gründen der Arbeitserleichterung für die Gäste kann man der Einladung eine Antwortkarte hinzufügen.

Auf der Antwortkarte könnten gleichzeitig alle benötigten Informationen abgefragt werden, so dass keine weiteren Nachfragen im Nachgang mehr nötig sind.

Wird die Verpflegung gewährleistet?

Bei den Kosten habe ich die Verpflegung bereits erwähnt. Es ist jedoch je nach Veranstaltungsart ratsam auch bei kostenlosen Veranstaltungen in der Einladung zu erwähnen, ob für die Verpflegung gesorgt wird oder ob es andere Verpflegungsmöglichkeiten vor Ort gibt.

Sind Unterlagen oder andere Dinge mitzubringen?

Wenn Unterlagen oder andere Dinge mitzubringen sind, müssen die Teilnehmer frühzeitig darüber informiert werden. Aus Rücksicht auf deren Planung und Organisation kann man dies gleich in der Einladung vermerken.

Gibt es ein Rahmenprogramm?

Ein Rahmenprogramm kann eine Veranstaltung interessanter machen. Wenn es ein solches Rahmenprogramm gibt, sollte es auch in der Einladung angesprochen werden. Besonderheiten dürfen und sollten durchaus erwähnt werden.

FAZIT

Eine gute Einladung enthält eine Menge an Informationen. Der Umfang wird anfangs – sofern man nicht regelmäßig Einladungen für Veranstaltungen erstellt – meist unterschätzt.

Auf Grund der Vielzahl an Informationen, ist es empfehlenswert sich eine Checkliste zu erstellen, wenn regelmäßig Einladungen für gleichartige Veranstaltungen erstellt werden müssen.

 

Alle bisher erschienen Artikel in einer Liste.

 

 

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