Wie kann man lange, unpassende Telefonate kurz halten?

3. Dezember 2012 | Von | Kategorie: Assistenz, Blog, Kommunikation, Zeitmanagement

Ungeplante und langatmige Telefonate erreichen einen immer dann, wenn es gerade ganz und gar nicht passt. Lange Telefonate kosten nicht nur Zeit, sie lenken ab und der Angerufene muss seine Arbeit unterbrechen. Im Büro sind Telefonanrufe, die wohl am häufigsten auftretende Störung und beeinflussen damit den Arbeitsablauf negativ.

Das Problem kennt eigentlich jeder Angestellte, der in einem Büro arbeitet und dessen Telefon ständig in der Nähe ist. In diesem Artikel geht es aber weniger darum gehen, wie man diese störenden Anrufe verhindern kann.

Dieser Artikel gibt einige Tipps, wie man Telefongespräche kurz halten bzw. an einem bestimmten Punkt verkürzen kann. Im Büro sind schließlich unnötige Anrufe an der Tagesordnung. Oft erhält man auch Telefonanrufe, die der reinen Information dienen und wegen des Zeitbedarfs besser durch eine E-Mail ersetzt worden wären.

Auch wenn sich diese Tipps auf Telefongespräche beziehen, so können sie durchaus auch bei normalen Gesprächen nützlich sein.

Die Kunst ist es, ein Gespräch zu beenden, ohne unfreundlich zu sein und den Gesprächs- bzw. Geschäftspartner nicht vor den Kopf zu stoßen.

Sind Notlügen in Telefongesprächen erlaubt?

Der einfachste Weg Telefongespräche zu verkürzen, ist oftmals der Gebrauch von Notlügen und viele der Tipps bauen auf kleinen Notlügen auf.

Die wohl am häufigsten verwendete Notlüge beim Telefonieren ist, dass man sich von seiner Sekretärin oder Assistentin wenn möglich verleugnen lässt. Das ist wahrscheinlich für langatmige Gesprächspartner der günstigste Fall, da so gar nicht erst ein Gespräch zustande kommt. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die Durchwahl nur intern weitergegeben wird.

Nicht selten hat die persönliche Assistenz eine „Schwarze Liste“ und agiert wie ein Spamfilter, wenn viele Telefonate an der Tagesordnung sind. Passend dazu werden die Rückrufe dann an andere Mitarbeiter delegiert und der Vorgesetzte wird damit direkt entlastet.

Ob Notlügen nun erlaubt sind oder nicht, hängt maßgeblich von den persönlichen Moralvorstellungen ab und das muss letztendlich jeder für sich selbst entscheiden.

Welche Möglichkeiten gibt es Telefonate zu verkürzen?

Terminieren Sie komplexe oder lange Telefonate

Wenn Sie einen Anruf erhalten, der gerade gar nicht in die Planung passt und viel Zeit bedarf, dann ist die Terminierung möglicherweise eine passende Option. In diesem Fall hat der Anrufer nicht das Gefühl abgewimmelt zu werden, da ihm gezeigt wird, dass sein Anliegen ernst genommen wird. Auch bei bereits begonnenen Telefonaten, kann man auf diese Weise verfahren und sie für den Moment beenden.

Das Telefonat wird dann später zum vereinbarten Termin nachgeholt. Den Termin sollten Sie möglichst so legen, dass keine Störungen auftreten und ausreichend Zeit zur Verfügung steht.

Ein weiterer Vorteil ist, dass man sich bei dieser Variante auf vielleicht schwierige Telefongespräche im Vorfeld einstellen und vorbereiten kann.

Setzen Sie einen Zeitrahmen

Sie können während des Gesprächs oder noch besser zu Beginn des Telefonats darauf hinweisen, dass Sie nur noch 5 Minuten Zeit haben, da z. B. dann ein Termin ansteht. So kann sich der Anrufer bereits darauf einrichten, dass er sich kurz fassen muss, da Ihr Zeitbudget nicht mehr hergibt.

Assistent/Assistentin als Rettungsanker

Diese Methode ist ähnlich dem Date-Rettungsdienst aus einer bekannten TV-Werbung. Wenn Sie einen Assistent oder eine Assistentin haben, kann diese auf Ihr Signal hin tätig werden und Ihnen helfen, das Gespräch zu beenden. Auch ein anderer Kollege aus dem Büro kann natürlich diese Rolle übernehmen.

Auf Ihr Signal hin, kann in diesem Fall plötzlich ein anderes Telefon klingeln oder Sie werden während des Telefonats direkt angesprochen, da Sie schnell woanders gebraucht werden. Das können Sie aufgreifen und zum Anlass nehmen, das Telefonat schnell zu beenden.

Langatmige Gesprächspartner gekonnt unterbrechen

Es gibt nichts Ärgerlicheres als unnötig lange Telefonate. Wenn das Gespräch eigentlich schon vorbei sein könnte, da alle notwendigen Informationen bereits ausgetauscht wurden, ist es oftmals notwendig seinen Gesprächspartner gekonnt und elegant zu unterbrechen.

Wann der richtige Zeitpunkt für die Unterbrechung ist, lässt sich schwer sagen und man muss ein gewisses Gespür dafür entwickeln. Wenn man den Anrufer bereits seit längerem kennt und einzuschätzen weiß, fällt das sicherlich leichter.

Jeder Mensch muss früher oder später Luft holen, um weiter sprechen zu können. Wenn Ihr Gesprächspartner Luft holt, ist das für Sie die beste Möglichkeit, selbst wieder etwas sagen.

Gelingt Ihnen das, können Sie die Kontrolle über das Gespräch wieder erlangen und das Gespräch im besten Fall nach ihrem Belieben steuern.

Immer wieder erlebt man im Büroalltag aber Menschen, die ohne Punkt und Komma reden und bei denen selbst die Pausen zum Luftholen nur kurz ausfallen. In diesem Fall bietet es sich an den Gesprächspartner mittels Rückfragen zu unterbrechen.

Wenn Sie während seiner Ausführungen eine Rückfrage stellen, dann zeigen Sie trotz Ihres eigentlichen Ziels ein Interesse für Ihr Gegenüber. Das kann z. B. eine Verständnisfrage sein oder eine Frage, die auf nähere Informationen abzielt. Damit diese Technik aber unbemerkt bleibt und auch funktioniert, ist es zwingend notwendig, dass diese Frage zum aktuellen Thema passt.

Die Frage unterbricht den Redefluss, animiert den Gesprächspartner zum Nachdenken – also pausieren – und nicht zuletzt, können Sie das Gespräch nun wieder steuern. Der Kernsatz aus der Kommunikation gilt auch hier – „Wer fragt, führt.“

Notlügen nutzen

Notlügen könnten geschickt eingesetzt werden, um das Gespräch abzubrechen oder kurz zu halten.

Einige mögliche Notlügen:

  • Sie müssen in eine Besprechung.
  • Weisen Sie den Anrufer hin, dass Sie gerade noch ein Gespräch auf der anderen Leitung haben.
  • Sie haben gleich einen Termin.
  • Da Sie nur noch zwei Minuten Zeit haben, stehen Sie aktuell nicht zur Verfügung.
  • Sie können gerade nicht sprechen, da Sie nicht allein im Büro sind.

Fazit

Lange Gespräche sind zwar ärgerlich aber gehören letztendlich auch zum Tagesgeschäft. Ganz vermeiden lassen sich lange und unpassende Anrufe sicher nie, manche Telefonate kann man aber sicher mit den erwähnten Techniken und Möglichkeiten verkürzen.

Und wenn man mit einem Gesprächspartner erfahrungsgemäß gar nicht zu Recht kommt, gibt es womöglich immer noch die Möglichkeit, das Telefongespräch an einen anderen Mitarbeiter zu delegieren.

Einen Überblick über alle Artikel – auch zu anderen Themen – erhalten Sie in unserer Artikelliste.

 

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