Achtung bei Brief- oder Textvorlagen aus dem Internet

4. Dezember 2012 | Von | Kategorie: Blog, DIN 5008, Internet-Tipps fürs Büro, Korrespondenz

Im Zeitalter des Internets sind Vorlagen für Briefe – sogar mit vorgefertigten Texten – schnell gefunden und herunter geladen. Was auf den ersten Blick aus Zeitgründen praktisch erscheint, hat aber auch seine Tücken. Das gilt meiner Erfahrung nach nicht nur für kostenlose sondern sogar teilweise für kostenpflichtige Angebote.

Warum man im Zweifelsfall die Vorlage genau prüfen oder sogar einen Kollegen zurate ziehen sollte, erklärt dieser Artikel.

Was sind die Probleme bei Vorlagen aus dem Internet?

Keine Beachtung geltender Normen und Richtlinien nach der DIN 5008

Die DIN 5008, umgangssprachlich auch als Briefnorm bezeichnet, regelt die Schreib- und Gestaltungsregeln der Textverarbeitung. Die Richtlinien regeln beispielsweise die Gestaltung von Geschäftsbriefen und Vorlagen. Leider werden die Richtlinien der DIN 5008 in vielen zur Verfügung gestellten Vorlagen nicht beachtet.

Warum es ratsam ist, sich an die Regeln der DIN 5008 zu halten, habe ich bereits in einem der ersten Artikel beschrieben. Auch wenn die DIN 5008 in den Augen Vieler überbewertet ist, wäre es doch ärgerlich, wenn man einen Serienbrief mit der Briefvorlage erstellt und nach dem Ausdrucken feststellt, dass das Anschriftenfeld im Fensterbriefumschlag nicht korrekt sichtbar ist.

Selbst wenn die Regeln der DIN 5008 bei der Erstellung der Vorlage beachtet wurden, heißt es nicht, dass sie noch immer der aktuellen DIN entsprechen. Die DIN 5008 wurde im April 2011 aktualisiert. Leider wurden viele Vorlagen– wie auch Webseiten – seit Jahren nicht gepflegt und auf die aktuellen Richtlinien hin angepasst.

Vorgefertigte Texte und Beispielangaben

Die Gefahr besteht nicht nur darin, dass vorgefertigte Texte Grammatik- und Rechtschreibfehler enthalten. Auch wenn es unwahrscheinlich ist, kann es sein, dass Geschäftspartner denselben vorgefertigten Text bereits von einem anderen Absender erhalten haben. Wenn dies passiert und auffällt geht das zu Lasten der professionellen Wirkung des Unternehmens.

Wenn man sich für eine Vorlage aus dem Internet entscheidet, sollte man peinlichst genau darauf achten, alle Beispielangaben (z. B. Telefonnummer, Bankleitzahl) zu entfernen oder entsprechend zu ersetzen. Bei dieser Gelegenheit sollten die Angaben evtl. der DIN 5008 entsprechend verändert werden.

Dateieigenschaften

Nach dem herunterladen sollten die Dateieigenschaften kontrolliert werden. Dort sind neben dem Verfasser auch noch andere Angaben möglich, die man unbedingt ändern und durch die eigenen Unternehmensangaben ersetzen sollte.

FAZIT

Es gibt einige Stolperfallen, die Briefvorlagen mit sich bringen können. Im Rahmen von Corporate Design und Corporate Identity ist es für Unternehmen aber ratsam eigene Vorlagen zu erarbeiten und allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. So muss nicht jeder Mitarbeiter das Rad neu erfinden und man kann sich sicher sein, dass alle verwendeten Vorlagen in Ordnung sind.

Im Downloadbereich werde auch ich bald Geschäftsbrief-Vorlagen gemäß der DIN 5008 zur Verfügung stellen, jedoch sollte trotzdem jeder Benutzer diese seinen Ansprüchen entsprechend überprüfen.

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