Der Ablauf der Posteingangsbearbeitung

11. Dezember 2012 | Von | Kategorie: Blog, Post

Die Posteingangsbearbeitung ist eine der Haupttätigkeiten im Büro kleiner und mittelständiger Unternehmen. In größeren Unternehmen werden die Tätigkeiten der Posteingangsbearbeitung aus Effizienzgründen in aller Regel von einer zentralen Poststelle ausgeführt.

Wenn ein Unternehmen eine zentrale Poststelle eingerichtet hat, ist die Zahl der per Post eingehenden Schriftstücke in aller Regel so groß, dass man sich technischer Hilfsmittel für den Ablauf der Posteingangsbearbeitung bedient. Wegen der hohen Personalkosten lohnt sich die Anschaffung teurer Postbearbeitungstechnik, eher, als man denkt.

Heutzutage erreichen viele Briefe oder Schriftstücke auf elektronischem Weg das Unternehmen. Der Ablauf der Posteingangsbearbeitung unterscheidet sich dann natürlich etwas. Der Grundsätzliche Arbeitsablauf ist jedoch derselbe.

Welche Schritte der Posteingangsbearbeitung nach dem Empfang der Post nötig sind, stellt dieser Artikel kurz dar.

Der Ablauf beim Posteingang/der Posteingangsbearbeitung

1. Aussortieren von Postsendungen

Im ersten Arbeitsschritt bei der Bearbeitung des Posteingangs werden Schriftstücke aussortiert, die nicht geöffnet – also weiterbearbeitet – werden. Dieser Arbeitsschritt ist auch bekannt als Adresskontrolle.

Typische Beispiele dafür sind z. B die Folgenden.

  • Irrläufer (falsch zugestellte Post)
  • Direktionspost
  • Post an Personalbearbeitung
  • Post an den Betriebsrat
  • Privatbriefe

2. Öffnen der Postsendungen

Alle Postsendungen werden nach dem Aussortieren geöffnet.

3. Entnahme des Schriftguts und Posteingangskontrollen

Der Logik entsprechend wird das Schriftgut bei der Posteingangsbearbeitung nach dem Öffnen entnommen.

Auf die notwendigen Kontrollen möchte ich hier nicht weiter eingehen, da ich diese bereits ausführlich in dem hier verlinkten Artikel „Die Kontrollen der Posteingangsbearbeitung“ beschrieben habe.

4. Eingangsstempel

Nach dem alle Kontrollen ausgeführt wurden, wird der Posteingangsstempel rechts neben der Empfängeranschrift platziert.

Es ist zu beachten, dass nicht alle Schriftstücke gestempelt werden dürfen. Urkunden, Schecks und Zeugnisse dürfen beispielsweise nicht gestempelt werden. In solchen Fällen kann das Briefkuvert aufgehoben werden und er Eingangsstempel dort abgebracht werden.

Sofern das Unternehmen ein Posteingangsbuch führt, wird die Postsendung nun darin vermerkt.

5. Sortieren

Nachdem alle Post entsprechend bearbeitet wurde, geht es nun an das Sortieren. Wie die Post bei der Posteingangsbearbeitung sortiert werden muss ist abhängig von der Unternehmensorganisation. Jedes Unternehmen sollte daher selbst Regeln für die Sortierung und nachfolgende Verteilung festlegen.

Häufig wird die Post nach Abteilungen sortiert. Wichtig ist, dass die Post gleich so sortiert wird, dass sie ganz sicher an der richtigen Stelle ankommt. In kleineren Unternehmen wird die Post namentlich sortiert, so dass sie gleich direkt an den entsprechenden Bearbeiter weitergeleitet wird.

6. Verteilen

Der letzte Schritt der Posteingangsbearbeitung ist das Verteilen. Wie die Post verteilt wird, ist abhängig vom Unternehmen. Die Post kann nach der Bearbeitung in der Abteilung abgeholt oder auch zu den entsprechenden Stellen im Unternehmen gebracht werden.

In großen Unternehmen wird die Postverteilung oft auch mittels Technik organisiert. So kommen z. B. Postumlaufwagen oder Förderanlagen wie Rohrpostsysteme zum Einsatz.

Auch für die Postausgangsbearbeitung gibt es einen Artikel – Weitere Artikel rund ums Büro finden Sie unter dem Menüpunkt „Alle Artikel„.

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