Was ist eine Checkliste, wann und wofür bietet sie sich im Büro an?

18. Dezember 2012 | Von | Kategorie: Blog, Organisation, Veranstaltungen, Zeitmanagement

Checklisten können die Arbeit im Büro maßgeblich erleichtern. Der Begriff „Checkliste“ ist seit Jahren in Mode und wird immer häufiger verwendet. Was eine Checkliste ist, warum sie Sinn macht und für welche Büroarbeiten sie sich beispielsweise anbietet, erklärt dieser Artikel.

Was ist eine Checkliste?

Eine Checkliste ist eine Auflistung von einzelnen Arbeitsschritten, die eine Hilfe für die Erledigung von Aufgaben darstellt. Gerade bei umfangreicheren Aufgaben oder größeren, wichtigen Projekten bietet sich die Nutzung einer Checkliste immer an.

Die Checkliste hat damit gerade im Büro eine Erinnerungsfunktion, da es mit ihr deutlich unwahrscheinlicher ist, etwas zu vergessen. Eine gut strukturierte Checkliste kann auch immer eine gewisse Ratgeberfunktion haben, da sie beispielsweise auf mögliche Probleme und Risiken hinweist.

Wann und wofür kann man sie nutzen?

Aus Film und Fernsehen sind Checklisten bekannt aus dem Flugzeugcockpit, in dem Piloten vor dem Start routinemäßig alle Funktionen des Flugzeugs überprüfen. Diese Checklisten gibt es nicht, weil die Kompetenz der Piloten zur Debatte steht, sondern ebenso wie im Büro einzig und allein deshalb, damit nichts vergessen wird und die Piloten vor dem Start alle Sicherheitsrisiken korrekt ausschließen.

Eine Checkliste bietet sich im Büro für alle gleichartigen, wiederkehrenden Arbeiten an, die mehrere Teilaufgaben beinhalten und tatsächlich nach derselben oder einer ähnlichen Routine ablaufen.

Es kommen sowohl häufige Routinetätigkeiten in Frage als auch selten wiederkehrende Aufgeben. Gerade bei selten wiederkehrenden Aufgaben stellen Checklisten eine wichtige Erinnerungsstütze dar.

Unternehmensintern erarbeitete Checklisten sind auch immer eine Möglichkeit den Büroangestellten einen gewissen Handlungs- und Orientierungsrahmen zur Verfügung zu stellen, auf den sie sich während ihrer Arbeit berufen können.

Einige Beispiele für den Einsatz von Checklisten:

  • Welche Teilaufgaben gibt es für die Planung der Weihnachtsfeier?
  • Wie sind Urlaubsvertretungen zu organisieren?
  • Was ist im Krankheitsfall des Geschäftsführers zu tun?
  • Was gehört in die Reisemappe?
  • Was gehört zu einer ordentlichen Projektplanung?
  • Was ist für die Besprechungsvorbereitung zu erledigen?
  • Wie wird der Tag der offenen Tür vorbereitet?

Fazit

Eine Checkliste kann für die Arbeit im Büro durchaus nützlich und eine wertvolle Unterstützung sein.

Eine gute Checkliste fürs Büro ist jedoch nur dann wirklich gut, wenn sie stetig verbessert und aktualisiert wird. Denn ist die Checkliste schlecht, dann verliert man die Zeit, die man mit Ihr vielleicht sparen kann.

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