Wie gestaltet/erstellt man eine Checkliste richtig?

2. Januar 2013 | Von | Kategorie: Blog, Organisation, Zeitmanagement

Eine Checkliste erfüllt nur ihren Zweck, wenn sie ihren Ansprüchen entsprechend erstellt worden ist. Ein Grund, warum Checklisten im Büro noch immer viel zu wenig eingesetzt werden, ist sicher die fehlerhafte Gestaltung.

Einige Grundsätze, die bei der Erstellung einer Checkliste fürs Büro beachtet werden sollten, beschreibt dieser Artikel. Die Reihenfolge der einzelnen Punkte hat keine Bedeutung für deren Wichtigkeit.

Welche Grundsätze sind bei der Gestaltung einer Checkliste zu beachten?

Besser kurz als zu lang

Eine Checkliste soll zwar eine Art Ratgeber sein und die Erledigung von Aufgaben unterstützen, jedoch sollte sie nicht den Umfang eines Buches haben, in dem alle erforderlichen Arbeitsschritte detailliert beschrieben werden.

Halten Sie Ihre Checkliste kurz!

Übersichtliche Strukturierung

Eine kurze Checkliste ist für diesen Punkt ebenso förderlich. Neben der Kürze ist jedoch auch die übersichtliche Strukturierung von großer Bedeutung.

Ist die Checkliste einfach gestaltet, ist es oft besser als eine grafisch ausgefeilte Variante, denn dann genügt oft ein kurzer Blick, um die benötigte Information zu finden, da Sie weniger vom Wesentlichen abgelenkt werden.

Logisch geordnet

Dieser Grundsatz ist auch für die übersichtliche Strukturierung hilfreich. Die einzelnen Punkte der Checkliste sollten alle in eine logische Ordnung gebracht werden.

Gerade wenn die einzelnen Arbeitsschritte einer gewissen Reihenfolge bedürfen, ist es ratsam, die Punkte auch in der erforderlichen Reihenfolge in die Checkliste zu integrieren.

Eine Checkliste sollte konkret und präzise sein.

Alle Fakten einer Checkliste sollten konkret und präzise formuliert sein. Ausschweifende Gedanken sind fehl am Platz.

Es ist empfehlenswert die einzelnen Punkte der Checkliste bei der Erstellung genauer zu überdenken, damit sie diesem Grundsatz tatsächlich gerecht wird.

Klar verständlich

Die Checkliste sollte klar verständlich sein, so dass Sie auch nach längerer Zeit ohne deren Nutzung noch etwas mit ihr anfangen können, ohne lange überlegen zu müssen.

Gerade wenn auch Kollegen mit Ihrer Checkliste arbeiten, muss dieser Grundsatz unbedingt beachtet werden, damit auch diese damit arbeiten können. Auch wenn das nicht der Fall ist, kann es im Rahmen einer Urlaubs- oder Krankheitsvertretung durchaus von Nöten sein.

Im Zweifelsfalle ist es erlaubt, kurze, erklärende Hinweise und Bemerkungen in die Checkliste zu integrieren, jedoch sollten dabei die bisher genannten Grundsätze berücksichtigt werden.

Einfachheit

Eine Checkliste sollte, allgemein gesagt, immer einfach zu handhaben sein.

Dieser Punkt bedarf eigentlich keiner weiteren Erläuterung, denn er fasst alle vorherigen Grundsätze zusammen. Wenn Sie alle Tipps dieses Artikels beachten, haben Sie vermutlich eine einfach zu nutzende Checkliste erstellt.

FAZIT

Die Grundsätze der Checkliste sind nicht sonderlich kompliziert. Sie sollten aber gerade bei umfangreicheren Aufgaben unbedingt beachtet werden.

Ist eine Checkliste nicht den Grundsätzen entsprechend erstellt worden, besteht die Gefahr, dass die Konzipierung vertane Zeit war. Denn dann verstaubt sie vielleicht in der Schublade und wird nicht genutzt, weil sie ihren Ansprüchen nicht gerecht wird.

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