Was ist bei Dienstreisen/Geschäftsreisen ins Ausland zu beachten?

8. Januar 2013 | Von | Kategorie: Blog, Dienstreisen

Dienstreisen und Geschäftsreisen gehören bei vielen Berufen zum Tagesgeschäft. Die Vorbereitung bzw. Organisation fällt dabei in der Regel oft nicht mehr schwer. Im Zweifelsfall bedient man sich einer Checkliste, die den Organisationsaufwand der Geschäftsreise im besten Fall senkt.

Anders sieht es jedoch bei Dienstreisen ins Ausland aus. Diese sind für die meisten Angestellten deutlich seltener und damit auch nicht so schnell und routiniert organisiert. Zusätzlich sind bei Reisen ins Ausland einige Dinge zu beachten. Dieser Artikel soll einen Einblick geben, auf was bei der Planung von Dienstreisen ins Ausland geachtet werden sollte.

Was sollte man bei der Vorbereitung von Auslandsdienstreisen beachten?

Reisewarnungen

In unserer globalisierten Welt, gibt es noch immer Länder und Regionen, die ein gewisses Reiserisiko mit sich bringen. Auch die Medien transportieren nicht immer Alles, was in der Welt passiert. Aus diesem Grund bietet es sich an, sich auf den Seiten des Auswärtigen Amtes über aktuelle Reisewarnungen zu informieren.

Visa-Pflicht und andere Reisedokumente

Es ist zwingend ratsam, sich frühzeitig vor Antritt der Auslandsdienstreise über die länderspezifischen Einreisebestimmungen zu informieren. Die Beantragung eines Visums kann mitunter je nach Land längere Zeit in Anspruch nehmen. Die genauen und jeweils aktuellen Einreisebestimmungen erhält man ebenfalls auf der Seite des Auswärtigen Amtes.

Bei der Recherche sollte man sich gleichzeitig darüber informieren, welche Ausweisdokumente genau nötig sind und – ganz wichtig – wie lange diese noch gültig sein müssen. Häufig müssen Ausweis oder Pass deutlich länger gültig sein, als die Dienstreise dauert.

Nutzt man vor Ort einen Mietwagen, sollte man überprüfen, ob der eigene Führerschein im Zielland anerkannt wird.

Zollbestimmungen für Ein- und Ausreise

Jedes Land hat eigene Regeln, was Ein- und Ausreise betrifft. Wenn man die Europäische Union verlässt, ist man oft über die länderspezifischen Vorschriften überrascht. Die Zollbestimmungen können dabei die unterschiedlichsten Dinge genauer regeln.

Eines der bekanntesten Beispiele ist wohl die Mitnahme von Bargeld über internationale Grenzen hinweg. Aber auch die Mitnahme eines Pkw, beispielsweise nach Russland, kann eine Zollunbedenklichkeitsbescheinigung erfordern, da sonst hohe Strafen drohen.

Versicherungen

Die Versicherungssituation sollte man besonders beachten. Das betrifft die verschiedensten Versicherungsarten.

Einige Beispiele:

  • Reiserücktrittsversicherung
  • Gepäckversicherung
  • Krankenversicherung
  • Kfz-Haftpflichtversicherung und Kasko
  • Verschiedene Arten von anderen Haftpflichtversicherungen

Einerseits sollte überprüft werden, ob überhaupt eine derartige Versicherung besteht und andererseits, ob sie auch internationale Reisen abdeckt.

Gesundheit

Bei Reisen in bestimmte Länder sollte man gesundheitliche Aspekte nicht außer Acht lassen. Auch hier gilt, dass man frühzeitig tätig werden sollte und dass man sich nicht erst kurzfristig informiert.

Im Zweifelsfall sollte ein Arzt konsultiert werden, wenn sich im Internet keine genauen Informationen finden.

Ein ganz wichtiges Thema sind Impfungen. Gerade bei Reisen in südliche Staaten oder Entwicklungsländer sollte man eventuell notwendige Impfungen nicht unterschätzen. Dabei gilt es zu beachten, dass es Impfungen gibt, die mehrfach verabreicht werden müssen oder erst nach einer gewissen Zeit Schutz bieten.

Zahlungsmittel

Bei Dienstreisen ins EU-Ausland kann es hinsichtlich der Zahlungsmittel schnell Probleme geben. Dass man Devisen benötigt, wird selten vergessen, jedoch sollte man noch einige andere Dinge berücksichtigen.

  • Gibt es gut erreichbare und vertrauenswürdige Wechselmöglichkeiten vor Ort?
  • Sind Bank- oder Kreditkarten für das Zielland frei geschalten?
  • Wie hoch ist der Verfügungsrahmen?
  • Benötigt man Traveler Checks oder andere alternative Zahlungsmittel?

Zeitverschiebung

Im Vorfeld sollte man bei der Organisation der Dienstreise die Zeitverschiebung berücksichtigen und sich planungstechnisch auf die andere Ortszeit einrichten.

Gerade wenn man beispielsweise am eigenen Arbeitsplatz vertreten wird, ist es im Vorfeld wichtig, für beide Seiten verträgliche Kontaktzeiten zu finden.

Andere Gepflogenheiten

Je nachdem wie gut die eigenen Kenntnisse über das Zielland sind, sollte man sich Gedanken machen, ob es notwendig ist, dass man sich über andere Sitten und Gebräuche vor Ort informiert.

Der deutsche Knigge gilt nicht weltweit und gerade im Geschäftsleben dürfen Geschäftspartner erwarten, dass man sich in einem gewissen Rahmen an örtliche Gepflogenheiten anpasst.

Sprachbarrieren

Auch wenn Englisch als Weltsprache gilt, kann man nicht davon ausgehen, dass alle Menschen ausreichend Englisch sprechen. In manchen Ländern bietet es sich an, sich neben dem obligatorischen Wörterbuch auch um einen Dolmetscher zu bemühen.

FAZIT

Dienstreisen ins Ausland sind deutliche aufwändiger zu planen und bedürfen einer umfangreicheren Vorarbeit. Wer jedoch frühzeitig anfängt, die Reise zu organisieren, der braucht kaum Schwierigkeiten zu erwarten.

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