Lean Thinking fürs Büro: 7 Tipps zur Verbesserung Ihrer Büroorganisation

10. Januar 2013 | Von | Kategorie: Blog, Organisation, Sparmöglichkeiten, Zeitmanagement

Viele von uns erwartet im Neuen Jahr eine Ladung an Aufgaben, ein überladener Schreibtisch und ein Postfach voll mit unbeantworteten E-Mails. All dieser Ballast weckt Erinnerungen an ein arbeitsintensives Vorjahr. Das Neue Jahr soll organisierter werden und für uns mehr Energie für die wirklich wichtigen Dinge bereithalten. Damit wir diesen Vorsatz nicht gleich wieder über Bord werfen, erklärt Larissa Groß von der ebuero AG*, wie wir mithilfe von Lean Thinking unsere Büroorganisation verbessern können und wie professioneller Telefon- und Büroservice dabei unterstützt!

Lean Thinking: Eliminieren Sie Verschwendung auch in Ihrem Büro!

Lean Thinking bedeutet so viel wie „Werte ohne Verschwendung schaffen“. Das Konzept wurde einst durch die Automobilindustrie populär, als Toyota durch ein standardisiertes Prozesssystem neue Maßstäbe für Effizienz und Qualität setze. Dem zugrunde liegt das Pull-Prinzip: Das heißt, die Wünsche und Anforderungen des Kunden stehen im Vordergrund und sämtliche Prozesse werden darauf ausgerichtet, diese zu befriedigen und somit Wert aus Kundensicht zu schöpfen. Um dabei gleichzeitig profitabel und wettbewerbsfähig zu sein, muss die Effizienz der Prozesse stetig verbessert werden. Man identifizierte sieben Verschwendungen („seven wastes“), die daraufhin radikal eliminiert werden sollten, da sie nicht zur Wertschöpfung beitrugen, sondern lediglich Ressourcen „verschwendeten“. Die Erfolgsgeschichte lässt sich über die industrielle Produktion hinaus auch auf die Büroorganisation übertragen, denn genauso wie Überproduktion und nicht beschäftigte Mitarbeiter in der Lean Production eine Verschwendung darstellen, verstecken sich auch in Büroprozessen Verschwendungen. Das Fraunhofer Institut fand in Kooperation mit dem Kaizen Institut sogar heraus, dass der Verschwendungsanteil in Büros bei rund einem Drittel liegt! Lesen Sie darum die sieben Lean Thinking-Tipps zur Vermeidung von Verschwendungen in Ihrem Büro und starten Sie top-organisiert ins Neue Jahr!

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Die sieben Lean Thinking-Tipps gegen Verschwendungen im Büro

1. Räumen Sie auf

Selten verwendete Schreibutensilien und Nippes auf dem Schreibtisch lenken vom Wesentlichen ab. Das Selbe geht für Akten, Dokumente und Dateien, die niemandem dienen, sondern nur (Speicher)Platz verschwenden. Richten Sie Ihren Blick darum auf das Wesentliche!

2. Beschäftigen Sie Ihre Mitarbeiter mit wertschöpfenden Tätigkeiten

Oft tun wir etwas nur deshalb, weil wir es gewohnt sind. So verstecken sich in Büros häufig verschwenderische Tätigkeiten, wie in Form von unproduktiven Meetings oder dem Verfassen von Berichten, die nicht gelesen werden. Hier ist Umdenken gefragt! Beschäftigen Sie sich und Ihre Mitarbeiter mit Aufgaben, die Werte für Ihr Unternehmen schaffen. Nebentätigkeiten können Sie outsourcen. Damit tragen Sie zu einer schlankeren und flexibleren Kostenstruktur bei und setzen neue Erlöspotenziale frei.

3. Verkürzen Sie Wege

In der Automobilindustrie wurden die Produktionsstätten im Zuge der Lean Thinking-Revolution so erbaut, dass Mitarbeiter keine Zeit mit der Zurücklegung von zeitaufwändigen Wegen verschwendeten. Auch im Büro können Sie Wege verkürzen, indem Sie Mitarbeiter, die viel miteinander kommunizieren, in die Nähe voneinander setzen oder Drucker und andere Anlagen entsprechend platzieren. Die längsten Wege werden in Büros jedoch tatsächlich für Suchvorgänge zurückgelegt! Durch die Schaffung eines einheitlichen Ablagesystems können Sie dieser Verschwendung erheblich entgegenwirken.

4. Stoppen Sie überflüssigen Informationstransport

In vielen Büros wird Zeit mit zeitaufwändigem Informationstransport verschwendet. Hierzu zählen unter anderem die Mehrfachablage und das unnütze Weiterreichen von Dokumenten. Überlegen Sie sich darum, wie Sie den Informationstransport in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten können!

5. Bewahren Sie Ihre Mitarbeiter vor unnötigen Informationen

Nichts ist störender als die Überhäufung mit irrelevanten Informationen. Legen Sie ein Augenmerk darauf, dass jeder Ihrer Mitarbeiter nur die Informationen erhält, die ihm nützen. Dies verringert auch die Gefahr, dass Aufgaben mehrfach bearbeitet werden. Mögliche Ansatzpunkte sind die Überprüfung des Verteilers und die Verwendung von separaten Telefonnummern.

6. Vermeiden Sie Wartezeiten

Die meisten Wartezeiten in Büros entstehen dadurch, dass Mitarbeiter auf Autorisierungen oder die Bereitstellung von Dokumenten warten müssen. Spüren Sie diese Engpässe auf und entwickeln Sie standardisierte Prozesse, die Wartezeiten minimieren!

7. Vermeiden Sie Fehler

Fehler und Fehlinformationen stellen deshalb eine Verschwendung dar, da Sie im Nachhinein für Rückfragen sorgen oder korrigiert werden müssen. Dadurch entsteht zusätzlicher Arbeitsaufwand ohne zusätzliche Wertschöpfung für den Kunden. Die meisten Fehler entstehen durch missverständliche Kommunikation und Multitasking. Achten Sie darum im Neuen Jahr noch stärker auf eine klare Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern und vermeiden Sie störende Arbeitsunterbrechungen, damit eine Aufgabe nach der anderen konzentriert bewältigt werden kann.

Lean Thinking im Büro am Beispiel von Telefonservice

Eine Möglichkeit, Lean Thinking in Ihren Büroprozessen zu berücksichtigen, haben Unternehmer mit der Inanspruchnahme von Telefon- und Büroservice entdeckt. Anstatt Anrufe selbst entgegenzunehmen, lagern sie eingehende Anrufe an ein Telefonsekretariat aus. Die Sekretärinnen nehmen die Anrufe im Firmennamen entgegen und informieren den Unternehmer anschließend per Email, SMS oder Fax über die Anrufinformationen und Gesprächsinhalte. Der Unternehmer und seine Mitarbeiter können sich währenddessen auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren und werden nicht permanent durch Anrufe von ihrer eigentlichen Tätigkeit abgelenkt. Die Anrufe können zu einem passenderen Zeitpunkt unter entsprechender Vorbereitung bearbeiten werden, was zudem die Rate an Fehlinformationen und nötigen Rückfragen senkt.

Das Outsourcing von Anrufen ist auch deshalb „lean“, weil es offensichtlich kosteneffizient ist. So nutzen einige Unternehmer Telefonservice als Ergänzung zu einem bestehenden Sekretariat, weil sich die Fixkosten für die Einstellung einer Sekretärin zur sporadischen Anrufbeantwortung außerhalb der Kernzeiten nicht rentieren.

Einen weiteren Vorteil erbringt Telefon- und Büroservice für die unternehmensinterne Büroorganisation. Die Anrufinformationen werden im Kundenaccount archiviert und stehen somit auch im Nachhinein noch fehlerfrei zur Verfügung. Dies schafft ein einheitliches Ablagesystem, welches das aufwendige Suchen nach Notizen und Telefonnummern erübrigt.

Nicht zuletzt steht bei der Integration von Telefonservice in die Büroprozesse die Wertschaffung für den Kunden im Mittelpunkt, denn der Anrufer erfährt zu jeder Zeit volle Aufmerksamkeit und wird somit nicht dazu verleitet sich aufgrund von schlechter Erreichbarkeit an die Konkurrenz zu wenden. Mehr noch: Gute Erreichbarkeit und Kundenorientierung wird geschätzt und kann sogar ein Wettbewerbsvorteil werden!

Ich bedanke mich bei Larissa Groß von der ebuero AG für den sehr informativen Artikel zum Thema Lean Thinking.

Die ebuero AG* ist bekannt für Ihren Büro- und Telefonservice, der für Unternehmen enorme Einsparpotenziale bietet. Gerade für kleine und mittelständige Unternehmen ist ständige Erreichbarkeit sicherlich interessant. Durch unbesetzte Telefone gehen nicht selten Aufträge verloren.

Im normalen Geschäftsalltag kann es schnell zu Auftragsspitzen kommen, die schnell zur Überlastung führen. Das gilt ebenfalls in Urlaubszeiten von Mitarbeitern oder wenn Mitarbeiter aus gesundheitlichen Gründen ausfallen. Spätestens dann ist ein schnell eingerichteter Telefonservice eine gute Option, um nicht nur Geld zu sparen sondern auch die gewohnte Servicequalität beizubehalten.

Aktuell wird ein gutes Angebot zum Testen gemacht:

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Wer mehr über die ebuero AG* erfahren möchte, findet auf deren Homepage zahlreiche weitere Informationen und Kontaktmöglichkeiten.

 

 

 

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