Rechnungsprogramme – Was sollten Sie beachten?

19. Januar 2013 | Von | Kategorie: Blog, IT

Wer sich heutzutage über mögliche Rechnungsprogramme informiert, hat häufig das Problem sich bei der Vielzahl von Anbietern nicht entscheiden zu können. Da immer mehr Anbieter in den Markt eintreten, ist das große Angebot zusätzlich immer schwerer zu überblicken. Dazu kommt, dass Rechnungsprogramme immer mehr können und fast schon zum Alleskönner im Büro mutieren.

Wenn man sich allerdings genauer informiert, muss man von vornherein viele Anbieter ausschließen, da auch an eine Software-Lösung für Rechnungen gewisse Anforderungen gestellt werden sollten. Da gibt es beispielsweise die zwingend notwendigen rechtlichen Vorschriften oder Faktoren, die für eine effiziente Büroorganisation unerlässlich sind.

Dieser Artikel beinhaltet einige Kriterien, die ich an ein Rechnungsprogramm stellen würde. Jedoch hat jedes Unternehmen zusätzliche andere oder Individuelle Anforderungen, so dass es viel mehr Kriterien gibt.

Welchen Anforderungen sollte ein Rechnungsprogramm gerecht werden?

Individualisierbarkeit

Das Rechnungsprogramm sollte eine gewisse Flexibilität bieten und gemäß den eigenen Vorstellungen/Vorgaben angepasst werden können. Gerade hinsichtlich der Corporate Identity würde ich darauf nicht verzichten wollen.

Rechtliche Vorschriften

Grundsätzlich sollte das Rechnungsprogramm die gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit erfüllen. Mittlerweile gibt es auch bereits Programme, die auf Cloud-Computing setzen. Gerade wenn man seine Daten außerhalb des Unternehmens im Netz speichern möchte, sollte man auf einen inländischen Anbieter setzen bzw. einen Anbieter, der länderspezifische Vorschriften umsetzt.

Ein anderes ganz wichtiges Thema, sind die steuerlichen Aspekte. Wie im vorigen Punkt bereits angemerkt, ist es auch wichtig, dass Rechnungsvorlagen dahingehend angepasst werden können, dass alle vorgeschriebenen, steuerrelevanten Informationen gesetzeskonform untergebracht werden können.

Das Rechnungsprogramm muss die Arbeit tatsächlich erleichtern.

Ein Rechnungsprogramm würde seinen Zweck nicht erfüllen, wenn es komplizierter als die althergebrachte, herkömmliche Rechnungsstellung wäre. Der Anbieter von diesem Rechnungsprogramm stellt einige schöne Fragen, die zeigen, was ein solches Programm alles kann und welche Arbeiten es Einem abnimmt.

Erweiterbarkeit

Als ganz wichtig erachte ich, dass das Programm mehr ist als ein reines Rechnungsprogramm ist. Ich finde modular erweiterbare Lösungen für die Rechnungsbearbeitung sinnvoll. So kann man im Zweifelsfall einfach weitere Module einbinden und hat am Ende weniger Probleme und ist effizienter, weil man nur mit einem statt mit mehreren Programmen arbeitet.

Preis

Ganz klar, der Preis ist immer ein Thema. Jedoch ist in meinen Augen auch bei der Software-Wahl der Preis nicht das einzige Kriterium. Was bringt mir eine kostenlose oder die billigste Variante, wenn die Angestellten dann z. B. wegen einer umständlichen Menüführung tagtäglich Zeit verschwenden.

Die verschwendete Arbeitszeit kostet sehr schnell viel mehr als es ein besseres Rechnungsprogramm einmalig gekostet hätte. Ich erlebe das als Berater für Büroorganisation immer wieder, dass dahingehend an der falschen Stelle gespart wird und nicht langfristig genug gedacht wird.

Da ein gutes Rechnungsprogramm den Aufwand gewisser betrieblicher Abläufe reduziert, amortisieren sich die Anschaffungskosten in aller Regel ziemlich schnell.

Wegen des großen Einsparpotenzials ist ein Rechnungsprogramm übrigens nicht nur für große Unternehmen sinnvoll. Auch Kleinunternehmer und der Mittelstand können von den Vorteilen profitieren und sparen. Außerdem sind gute Programme erschwinglicher zu bekommen als man denkt.

Zuverlässigkeit

Das Programm sollte ausgereift und vollständig entwickelt sein. Betrieblich würde ich mich nicht auf Test- oder Betaversionen einlassen, da das Schadenpotenzial einfach viel zu groß ist und ich das Risiko nicht eingehen wollte.

Das Rechnungsprogramm sollte unbedingt stabil laufen und eine angemessene Arbeitsgeschwindigkeit ermöglichen. Bevor die Software tatsächlich eingesetzt wird, sollte sie daher vorher so gut wie möglich getestet werden.

Auch auf den Entwickler sollte Verlass sein. Programme ohne regelmäßige Updates seitens des Anbieters empfinde ich beispielsweise als weniger praktisch.

Fazit

Um sich abschließend für ein Rechnungsprogramm zu entscheiden, muss man einige Faktoren beachten. Wenn wichtige Kriterien jedoch nicht berücksichtigt werden und die Falsche Wahl getroffen wird, kann das schnell viel Geld kosten.

Aus diesem Grunde empfehle ich, im Vorfeld lieber etwas mehr Zeit zu investieren, um die richtige Software-Lösung zu finden. Nutzen Sie angebotene Testversionen und testen Sie das Programm vor der Einführung auf die Praxistauglichkeit.

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