Der Ablauf der Postausgangsbearbeitung

28. Januar 2013 | Von | Kategorie: Blog, Post

In einem anderen Artikel beschrieb ich bereits die Abläufe der Posteingangsbearbeitung – Auch die Postausgangsbearbeitung gehört zu den Routinetätigkeiten, die im Unternehmen/Büro täglich zu erledigen sind.

In diesem Artikel geht es um den physischen Postausgang. Wird Schriftgut im Büro auf dem elektronischen Weg versandt, ist der Ablauf der Postausgangsbearbeitung natürlich ein anderer.

Der Ablauf der einzelnen Arbeitsschritte der Postausgangsbearbeitung ist vom Grundsatz her immer derselbe. Der Ablauf unterscheidet sich lediglich nach versandtem Schriftgut, der internen Unternehmensorganisation und der Unternehmensgröße.

In großen Unternehmen wird Schriftgut beispielsweise in einer zentralen Poststelle bearbeitet und nicht direkt in der Abteilung bzw. von dem Verfasser eines Geschäftsbriefes.

Als Faustregel gilt: Umso mehr Post ein Unternehmen versendet, umso größer sollte auch der Automatisierungsgrad der Postausgangsbearbeitung sein.

Die Arbeitsschritte der Postausgangsbearbeitung

Adressieren

Der Logik entsprechend, muss der Empfänger auf dem Schriftgut angebracht werden. Um Rational zu arbeiten sollten daher ausschließlich Fensterbriefumschläge verwendet werden, da dies die Arbeit erleichtert und nicht zuletzt Kosten spart.

Wenn Schriftgut keine individuellen Empfängeradressen enthält (Massenpost), empfiehlt es sich aus Kostengründen, Klebeetiketten für die Empfängerangaben auf den Briefhüllen zu verwenden, anstatt diese per Hand zu beschriften.

Zusammentragen

Alle Schriftstücke, die zusammen versendet werden, sollten spätestens jetzt zusammengetragen werden.

In aller Regel werden die Schriftstücke in den Abteilungen bzw. im Büro bei der Erstellung der Ausgangspost mit den jeweils erforderlichen Anlagen zusammengetragen.

Bei Massenpost können der Ausdruck und das anschließende Zusammentragen jedoch auch erst in der Poststelle erfolgen. Üblich ist es auch, dass je nach versendetem Schriftgut noch Werbebroschüren oder Informationsblätter in der zentralen Poststelle beigefügt werden.

Das Zusammentragen erfolgt in größeren Unternehmen in der Regel automatisiert.

Falzen

Die Mehrzahl der ausgehenden Schriftstücke darf gefalzt werden. Aus Porto-Gründen sollte man dies auch tun, da gefalzte Schriftstücke günstiger versendet werden können.

Wenn Briefe manuell innerhalb der Postausgangsbearbeitung gefaltet werden, dann sollten auf den Schriftstücken bereits Falzmarken angebracht sein, um Zeit zu sparen und eine höhere Genauigkeit zu gewährleisten.

Mittels Falzmaschinen kann Schriftgut genauer, kosteneffizienter und automatisch gefalzt werden.

Kuvertieren und Schließen

An diesem Punkt der Postausgangsbearbeitung werden alle zusammengetragenen Sendungsteile in Briefhüllen gelegt, so dass diese dann verschlossen werden können. Auch für diesen Schritt eignen sich Maschinen (Kuvertiermaschinen).

Wenn Briefhüllen ausschließlich von Hand geschlossen werden, dann sollte man bereits beim Kauf der Kuverts bedenken, für welche man sich entscheidet. Auf die althergebrachte einfache Gummierung sollte verzichtet werden – es gibt heutzutage selbstklebende Briefkuverts.

Wiegen

Ist das Schriftgut in der Briefhülle und ist diese ordentlich verschlossen, wird der Brief gewogen, um das entsprechende Porto zu ermitteln.

Frankieren

Im letzten Schritt der Postausgangsbearbeitung werden dem Gewicht und der Größe entsprechend die Postwertzeichen auf dem Schriftstück angebracht.

In kleinen Unternehmen wird sich in aller Regel der herkömmlichen Briefmarken bedient. Verschickt man im größeren Umfang Post sollte man über die Nutzung von Frankiermaschinen nachdenken.

 

Wenn alle Arbeitsschritte der Postausgangsbearbeitung erledigt sind, muss die fertig bearbeitete Post nur noch dem Postdienstleister übergeben werden.

Werbung

Schreibe einen Kommentar