Unter welchen Voraussetzungen kann man Reisekosten bei der Steuer absetzen?

5. Februar 2013 | Von | Kategorie: Blog, Dienstreisen, Recht

Wer aus beruflichen Gründen unterwegs ist, kann die Reisekosten unter Umständen als Werbungskosten bei der Steuer absetzen. Hierzu müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst ist zu klären, welche Kosten überhaupt zu den Reisekosten zählen können. Das Finanzamt versteht darunter:

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten und
  • Reisenebenkosten.

Als Kosten für eine Dienstreise können nur solche Ausgaben abgesetzt werden, die ausschließlich oder jedenfalls überwiegend durch den beruflichen Einsatz entstanden sind. Das ist der Fall, wenn die private Lebensführung den Zweck der Reise nicht oder nur unwesentlich berührt. Im Einzelfall kann die Abgrenzung kompliziert sein. Möglich ist es aber die Aufwendungen für eine sogenannte „gemischt veranlasste“ Reise aufzuteilen, das heißt etwa die Hin- und Rückfahrt gesondert zu berechnen oder nach Zeitanteilen zu trennen. So kann beispielsweise der private Teil einer Dienstreise aus der Berechnung herausgenommen werden, was früher nicht möglich war.Die Finanzverwaltung benutzt heuteübrigensden Oberbegriff „Auswärtstätigkeit“ und erfasst damit auch Kosten für Einsatzwechseltätigkeit oder reine Fahrtätigkeiten.

Als Auswärtstätigkeit zählen nur Einsätze außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte. Das bedeutet, dass nur Arbeitnehmer die Kosten als Reisekosten angeben können, die eine regelmäßige Arbeitsstätte haben. Die Rechtsprechung des BFH zählt hierzu „jede dauerhaft betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers“, die der Arbeitnehmer fortdauernd immer wieder aufsucht. Als ausreichend wird vom der Finanzverwaltung erachtet, wenn der Arbeitnehmer im Jahr durchschnittlich mindestens einmal in der Woche im Betrieb tätig ist.

Auf die Entfernung zwischen „regelmäßiger Arbeitsstätte“ und dem Ziel der Dienstreise kommt es nicht an. Erfasst werden somit auch regelmäßige Fahrten innerhalb eines weitläufigen Arbeitsgebietes oder Fahrten von Arbeitnehmern, die regelmäßig an wechselnden Einsatzorten tätig sind, beispielsweise im Kundendienst. Die früher geltende Höchstdauer für Dienstreisen von drei Monaten wurde durch ein Urteil des Bundesfinanzgerichtshofs (VI R 21/08) aufgehoben. Somit können Fahrten zu einem Kunden unabhängig von der Dauer des Aufenthalts immer als Dienstreise abgerechnet werden. Setzt der Arbeitgeber den Mitarbeiter beispielsweise im Wege der Leiharbeit bei einem Kunden ein, so kann dieser seine Aufwendungen als Reisekosten abrechnen.

In den meisten Fällen wird zumindest ein Teil der Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet. Dieser Teil kann vom Arbeitnehmer dann nicht mehr bei der Steuererklärung geltend gemacht werden. Übernimmt also die Firma sämtliche Kosten, kann der Arbeitnehmer die Beträge nicht mehr als Werbungskosten angeben (§ 3 c Abs. 1 EStG). Häufig sieht die Reisekostenordnung des Betriebs vor, dass nicht alle Kosten erstattet werden. Den Restbetrag kann der Arbeitnehmer dann beim Finanzamt absetzen. Da die Originale der Quittungen und Rechnungen in der Regel beim Arbeitgeber liegen, reicht es, wenn der Arbeitnehmer Kopien einreicht. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Finanzamt die Originale auf Nachfrage vorzulegen.

 

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