Die ALPEN-Methode im Zeitmanagement

6. Februar 2013 | Von | Kategorie: Blog, Zeitmanagement

Die ALPEN-Methode ist eines der wichtigsten Prinzipien des Zeitmanagements. In aller Regel wird die ALPEN-Methode während der Büro-Arbeit rein intuitiv und unterbewusst angewandt. Wenn der Terminplan allerdings zunehmend voller wird, anstehende Aufgaben kaum zu bewältigen sind und man unter permanenten Zeitdruck steht, dann ist es empfehlenswert, sein persönliches Zeitmanagement u. a. mittels der ALPEN-Methode genauer zu analysieren.

Einen Einblick, was die ALPEN-Methode ist und einige passende Ratschläge dazu, gibt der heutige Artikel.

Erfinder der ALPEN-Methode ist Prof. Dr. Lothar Seiwert. Sie wurde von ihm 1984 entwickelt und erstmals in seinem Buch „Mehr Zeit fürs Wesentliche“ veröffentlicht wurde. Ein Blick auf die Website von Lothar Seiwert, www.seiwert.de, lohnt sich, da er das  „Zeitmanagement“ entscheidend geprägt hat.

Die heutige Literatur verschiedener Autoren basiert zu großen Teilen auf seinen Entwicklungen und ursprünglichen Veröffentlichungen. Wer mehr zu Zeitmanagement-Themen wie der ALPEN-Methode erfahren möchte, der ist bei den Büchern Lothar Seiwerts gut aufgehoben.

Was ist die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode ist eine Technik, die hilft, vorhandene Zeit effektiv zu nutzen und effizient zu planen. Anfänglich kostet diese Technik vielleicht etwas mehr Zeit. – Die investierte Zeit wird sich allerdings auszahlen, da eine ordentliche Planung erfahrungsgemäß deutlich mehr Zeit spart, als sie kostet.

Dabei soll die ALPEN-Methode beispielsweise helfen:

  • den Tagesplan nicht zu voll zu packen, aber vorhandene Zeit möglichst effizient zu nutzen,
  • genügend Zeit für die Einzelnen Aufgaben einzuplanen,
  • einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu haben,
  • und wichtige Aufgaben nicht zu vergessen.

Wofür steht ALPEN?

A-L-P-E-N setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der jeweiligen Arbeitsschritte dieser Methode zusammen.

  • A – Alle Aufgaben notieren
  • L – Länge (benötigte Zeit) einschätzen
  • P – Pufferzeiten berücksichtigen
  • E – Entscheiden und Aufgaben Terminieren
  • N – Nachkontrolle

Die ALPEN-Methode

Alle Aufgaben notieren

Notieren Sie sich im ersten Schritt alle zu erledigenden Aufgaben. Dabei können Sie sich z. B. Ihrer To-Do-Liste bedienen, die alle zukünftig anstehenden Aufgaben enthalten sollte.

Es ist empfehlenswert im Zuge der Alpen-Methode alle zu erledigenden Aufgaben in Tagespläne einzuordnen oder zu übertragen, um stets einen Überblick über die anstehenden Aufgaben des aktuellen Tages zu haben.

Länge einschätzen

Nachdem Sie alle notwendigen Aufgaben notiert haben, gilt es den entsprechen Zeitbedarf zuzuordnen. Gerade aufwändige und längere Arbeiten gehören terminiert, damit man keinen Zeitdruck bekommt, weil man sie zu lange verschiebt oder deren zeitlichen Aufwand unterschätzt. Gerade beim Planen derartiger Aufgaben kommen die Vorzüge der ALPEN-Methode voll zum tragen.

Oftmals ist es schwierig die Zeitdauer konkret abzuschätzen. Dabei sollte man unbedingt den nächsten Punkt, die Pufferzeiten, berücksichtigen. Allgemein lässt sich jedoch sagen, dass man nach und nach ein immer besseres Gefühl bekommt, den Zeitbedarf einzuschätzen.

Auch für eine gute Planung ist eine gewisse Erfahrung unverzichtbar.

Pufferzeiten einplanen

Im Laufe eines Arbeitstages, treten regelmäßig Störungen auf und Termine können sich verzögern. Da Unvorhersehbares schwer zu planen ist, sollten Sie gemäß der ALPEN-Methode Zeitpuffer einbauen.

An diesem Punkt kommt es auch auf Ihre Erfahrung an, denn manche Aufgaben benötigen mehr Zeitpuffer als andere. Seien Sie daher in manchen Fällen etwas konservativer und planen Sie mehr Zeit ein. Besser Sie planen mehr Zeit, als dass Ihr gesamter Tagesplan durcheinander gerät und Sie den Rest des Tages Ihrer Planung hinterherlaufen.

Verplanen Sie nicht mehr als 50 – 60 % Ihres Arbeitstages. So entsteht kein Zeitdruck und falls Sie im Laufe des Tages noch freie Zeiten haben, können andere Aufgaben erledigt werden. Aufgaben die man spontan in freien Zeiten erledigen kann, gibt es immer und langweilig wird es in einem Büro selten.

Entscheiden und Aufgaben terminieren

Um tatsächlich nicht mehr als 50 – 60 % des Tages zu verplanen, ist es in aller Regel nötig, Aufgaben zu streichen und auf nachfolgende Tage zu verschieben.

Dieser Punkt ist der wahrscheinlich wichtigste, da Sie hier entscheiden müssen, welche Aufgaben Sie erledigen und welche nicht.

  • Setzen Sie Prioritäten, also ordnen Sie den Aufgaben Ihre Wichtigkeit zu.
  • Entscheiden Sie welche Aufgaben Sie verschieben oder nicht erledigen.
  • Delegieren Sie Aufgaben wenn nötig.
  • Verschieben Sie möglicherweise bereits geplante Aufgaben, Termine oder Aktivitäten.

Naturgemäß kann im Büro nicht immer alles gleich sofort erledigt werden. Damit müssen Sie sich an diesem Punkt abfinden. Überstunden zu machen ist nicht immer die beste Option. Planen Sie daher klug und effizient. Sich an diesem Punkt der ALPEN-Methode mehr Zeit zu nehmen zahlt sich in aller Regel besonders aus.

N – Nachkontrolle

Überprüfen Sie Ihre Tagesplanung und schauen Sie, ob Ihnen kein Fehler unterlaufen ist. Streichen Sie geplante Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste oder streichen und übertragen Sie die nicht machbaren Aufgaben auf die folgenden Tage.

Übrigens sollten Sie am Ende des Tages generell überprüfen, ob Sie alles erledigen konnten. Noch zu erledigende Aufgaben sollten auf den nächsten Tag übertragen werden.

FAZIT

Die ALPEN-Methode kann durchaus nützlich sein, wenn ein effizienter Umgang mit der verfügbaren Zeit notwendig ist. Dabei gibt diese Zeitmanagement-Technik viel Interpretationsspielraum und das „Modell“ sollte nur als Orientierung für die Büroarbeit verstanden werden. Die Übergänge der einzelnen Teilschritte sind teilweise fließend und auch schwierig abzugrenzen. In der Theorie hört sich diese Methode sehr einfach an, in der Praxis bedarf sie jedoch einiger persönlicher Anpassungen.

Ich empfehle daher, die ALPEN-Methode anfänglich möglichst exakt zu befolgen, bevor die einzelnen Arbeitsschritte erfahrungsbedingt intuitiv erledigt werden können.

 

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