Welche Informationen kann eine gute Checkliste geben?

20. Februar 2013 | Von | Kategorie: Blog, Organisation, Zeitmanagement

Gut gestaltete Checklisten können eine Vielzahl wertvoller Informationen beinhalten. Bei umfangreichen Aufgaben sollte auch die Checkliste entsprechend angepasst sein. Oftmals bietet es sich bei solchen Aufgaben an, noch weitere Informationen zu integrieren, anstatt darin nur auf herkömmliche Weise Fakten aufzuzählen. Jedoch sollte trotz des größeren Umfangs die Übersichtlichkeit der Checkliste bestehen bleiben.

Natürlich muss nicht jede Checkliste alle folgenden Informationen beinhalten. Dieser Artikel soll nur einige Möglichkeiten zeigen, was in Checklisten integriert werden kann und wie man gegebenenfalls bestehende Checklisten erweitern kann.

Informationen, die eine Checkliste geben kann

Am Beispiel einer Veranstaltungsplanung

Was muss erledigt werden?

Dieser Punkt bedarf eigentlich keiner Erklärung. Wenn die Checkliste diesen Punkt nicht erfüllt, dann ist die Bezeichnung „Checkliste“ auch nicht zutreffend.

In welcher Reihenfolge müssen Aufgaben erfolgen?

Eine grobe Orientierung sollte durch die Reihenfolge der einzelnen Punkte gegeben sein. Separate Anmerkungen sind allerdings zusätzlich möglich – man beachte den nächsten Punkt.

Beispiel: Bevor man Einladungen versenden kann, sollte man den Termin festlegen.

Welche Bedingungen oder Voraussetzungen müssen für den einzelnen Arbeitsschritt erfüllt sein?

Beispielsweise könnte aus der Checkliste herauszulesen sein, welche Aufgaben zuvor unbedingt zu erledigen sind. Alternativ könnten auch gewisse Regeln aufgestellt werden, die den einzelnen Punkt betreffen.

Beispiel: Alkoholische Getränke werden nur bei informelleren Abendveranstaltungen zur Verfügung gestellt.

Wann müssen die einzelnen Tätigkeiten ausgeführt werden?

Der Zeitpunkt, bis wann etwas zu erfolgen hat, ist nicht zu unterschätzen. Gerade bei langfristigen und umfangreichen Planungen ist ein Vermerk notwendig, da sonst die Gefahr besteht, die Zeit aus dem Blick zu verlieren und damit evtl. die gesamte Planung kippt.

Beispiel: Einladungen für das Firmenjubiläum sind 90 Tage im Voraus zu verschicken.

Wie muss etwas erledigt werden?

Das können beispielsweise in die Checkliste integrierte Anforderungen sein, die vom entsprechenden Mitarbeiter zu erfüllen sind.

Beispiel: Es ist vorgegeben, dass alle telefonischen Absprachen unbedingt einer schriftlichen Bestätigung bedürfen.

Erfahrungswerte einfließen lassen

Im Berufsleben lebt man oft von seiner Erfahrung, daher sollte man diese auch festhalten und einfließen lassen. Gerade der vielleicht unterschätzte Umfang ist ebenso wie der Zeitbedarf mancher Aufgaben erwähnenswert.

Beispiel: In Ferienzeiten muss eine längere Anreisezeit zum Veranstaltungsort XY berücksichtigt werden.

Was muss und was kann für die Zielerreichung erledigt werden?

Bei diesem Punkt geht es nur darum, welche Punkte unbedingt erledigt werden müssen und welche optional erledigt werden können.

Fazit

Aus einer Checkliste lassen sich viele Informationen gewinnen oder herauslesen. Dass eine Checkliste einen genauen Handlungsleitfaden darstellen kann, macht letztendlich ihre Stärke aus.

Diese Punkte sollten unbedingt in Erwägung gezogen werden, wenn man Checklisten ordnungsgemäß stetig aktualisiert und optimiert. Für Einzel- oder Sonderfälle, die speziellen Anforderungen bedürfen, empfiehlt es sich, separate neue Checklisten anzulegen. So wird dir ursprüngliche Checkliste nicht unnötig aufgebläht und unübersichtlich.

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