Schlechter Informationsfluss im Unternehmen? Die Folgen!

7. März 2013 | Von | Kategorie: Blog, Organisation, Zeitmanagement

Da ich nächste Woche einen Vortrag zum Thema „Informationsfluss im Büro“ halte, habe ich mir diese Woche einige Gedanken über die Auswirkungen eines schlechten Informationsflusses im Unternehmen gemacht.

Informationen bedeuten immer Wissen und Wissen ist bekanntlich das Kapital jeder Unternehmung. Dabei ist der Informationsfluss hinsichtlich der Büroarbeit wie auch im Unternehmen generell von großer Bedeutung. Wenn Informationen zwischen Kollegen, Abteilungen oder Hierarchien nicht entsprechend fließen, kann das zu nachhaltigen Problemen führen.

Einen kurzen Einblick über die möglichen Folgen eines schlechten Informationsflusses gibt dieser Artikel. Dabei ist die Auflistung sicher nicht abschließend, jedoch kann sie wichtige Denkanstöße geben, um den Informationsfluss im eigenen Unternehmen zu hinterfragen.

Ein schlechter Informationsfluss und die Folgen

Informationsverlust

Gelangen Informationen nicht ans Ziel und verschwinden in den Tiefen der Büros, ist das mehr als ärgerlich. Man stelle sich nur mal vor, dass Informationen über die Zahlungsunfähigkeit eines Kunden nicht bei den entsprechenden Mitarbeitern ankommen.

Auftragsverlust

Kommt beispielsweise die Bestellung eines Kunden zu spät beim entsprechenden Sachbearbeiter an oder geht diese komplett verloren, kostet das unter Umständen den Auftrag.

Eingeschränkte Handlungsfähigkeit des Unternehmens

Geht der Informationsfluss zu langsam von statten, bedeutet das letztendlich nichts anderes, als das die Organisation zu träge ist oder zu spät reagiert, bestimmte Prozesse zu lange dauern und – ganz grob gesagt – die gesamte, notwendige Flexibilität eines Unternehmens leidet.

Zeitverluste

Auch an diesem Punkt gibt es endlos viele mögliche Szenarien, die wegen eines schlechten Informationsflusses Zeit kosten.

Kommt eine Information nicht an und muss danach „geforscht“ werden, dann ist das alles andere als zeiteffizient. Kommen Informationen nur unvollständig an, so sind vielleicht Nachfragen nötig oder es werden aufgrund der unvollständigen Informationslage Fehlentscheidungen getroffen.

Diese Probleme treten gehäuft in Situationen auf, bei denen Informationen erst über mehrere Stationen ans eigentliche Ziel gelangen. Das Resultat ist dann oft ähnlich der „Stillen Post“ – ein schönes Spiel für Kinder, was aber leider in vielen Unternehmen an der Tagesordnung ist.

Mehrarbeit/Doppelarbeit

Analog zum Thema Zeitverlust bedeutet ein schlechter Informationsfluss häufig, dass alle Angestellten mehr arbeiten müssen, weil ihnen die erforderlichen Infos nicht direkt zur Verfügung gestellt werden.

Möglich ist auch, dass Wissen mehrfach erarbeitet wird, da es innerhalb des Unternehmens nicht miteinander geteilt wird. So hat vielleicht jeder Mitarbeiter seine selbst erstellten Checklisten oder erstellt unnützerweise eigene Vorlagen und Vordrucke – ausschließlich für sich selbst.

Missverständnisse und Fehlentscheidungen

Fehlen Informationen oder kommen Informationen falsch ans Ziel führt das zu Missverständnissen und kann zu falschen Einschätzungen, Handlungen oder Fehlentscheidungen führen.

Beispielsweise kann ein Durcheinander bei der Urlaubsplanung, wenn diese nicht koordiniert ist oder die Daten falsch ankommen, nicht nur Probleme im unternehmerischen Sinne verursachen.

Arbeitsmoral und Konflikte

Unternehmen mit einem schlechten Informationsfluss haben über kurz oder lang auch weniger motivierte Mitarbeiter, da diese unzufrieden werden und der Ärger über die interne Organisation immer größer wird. Noch problematischer ist es, wenn Konflikte zwischen den Mitarbeitern entstehen, da jeder den anderen verantwortlich macht.

Eine schlechte Unternehmensorganisation ist im Übrigen eine sehr häufiger Ursache für Konflikte und mangelnde Zusammenarbeit. Dabei ist es Aufgabe der Führungskräfte die Strukturen zu schaffen, damit Informationen tatsächlich fließen können.

Image

Dauern Prozesse zu lange, bekommen das meist auch Auftraggeber mit und gelangen noch dazu Interna nach außen, so leidet auch das Image der Unternehmung.

Wettbewerbsdruck

Ist ein direkter Wettbewerber besser organisiert und koordiniert dieser Wissen und Informationen in seinem Unternehmen besser, so hat dieser in vielerlei Hinsicht einen Wettbewerbsvorteil, da er dann alle bisher genannten Fehler nicht macht oder zumindest seltener.

FAZIT

Die möglichen negativen Auswirkungen eines schlechten Informationsflusses sind recht umfangreich.

Nicht erwähnt habe ich die Auswirkungen auf Kosten und Ertrag eines Unternehmens, denn jeder einzelne Punkt kostet das Unternehmen bares Geld. Das sollte jeder Unternehmer im Hinterkopf haben.

Wenn ich Unternehmen hinsichtlich ihrer Büroorganisation berate, ist der Kostenfaktor oft ein Thema, denn die interne Organisation ist häufiger der Ausgangspunkt von mangelnder Wettbewerbsfähigkeit oder wirtschaftlicher Schieflage, als man denkt.

Sofern noch negative Auswirkungen fehlen, freue ich mich über einen entsprechenden Kommentar unter diesem Artikel.

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