Ordner bedrucken, richtig beschriften und selbst gestalten

21. März 2013 | Von | Kategorie: Ablage, Blog, Organisation

Im heutigen Blogbeitrag geht es darum, wie man Ordner bedrucken kann. Außerdem gibt es einige Tipps, wie man Ordner richtig beschriften kann und was man beachten sollte, wenn man Ordner selbst gestaltet.

Das Thema Ordnergestaltung ist grundsätzlich keine außergewöhnlich schwierige Aufgabe. Allerdings sollten im Vorfeld einige Dinge beachtet werden.

Wie sollte selbst gestalteter Ordner richtig beschriftet sein?

Bei dieser Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort. Jedoch sollte man gewisse Punkte berücksichtigen. Gerade wenn mehrere Personen mit den Aktenordnern arbeiten oder man ungeplant vertreten werden muss, ist die Umsetzung der folgenden Punkte äußerst vorteilhaft.

  • Klare, eindeutige Bezeichnungen
  • Lesbar bedrucken
  • Sinnvoll, logisch und transparent beschriften (Damit auch Kollegen etwas damit anfangen können.)
  • Einheitlich (im gesamten Unternehmen, im Idealfall durch Aktenplan vorgegeben)

Ordner bedrucken, etikettieren oder handschriftlich beschriften?

Es gibt viele Möglichkeiten Ordner richtig zu beschriften. Welche davon die Richtige ist, lässt sich nicht allgemein sagen. Das hängt von vielen Faktoren wie z. B. der Unternehmensgröße und der individuellen Büroorganisation ab und natürlich nicht zuletzt vom eigenen Geschmack.

Handschriftlich

Ordner werden doch recht häufig handschriftlich beschriftet. Dagegen spricht prinzipiell auch nichts, wenn die vorherigen Grundsätze beachtet werden. Man sollte in Büros mit Publikumsverkehr allerdings bedenken, dass sichtbare, handschriftlich beschriftete und gestaltete Ordner womöglich keinen professionellen Eindruck machen.

Bedruckte Ordner

Auch die Möglichkeit, Ordner direkt von einem Dienstleister bedrucken zu lassen, ist eine Option. Sicher eine kostenintensivere Form der Beschriftung, aber im Rahmen der Corporate Identity lässt sich damit neben dem Ordnerrücken der gesamte Ordner beschriften.

Bekleben oder Ordnerrücken einschieben?

Es ist sowohl möglich den Ordner mittels bedruckten Klebeetiketten zu beschriften, als auch Ordner mit austauschbaren Ordnerrücken zu verwenden. Entscheidet man sich für einen Ordner mit austauschbaren Rücken, so ist der Kaufpreis zwar etwas höher, dafür hat man jedoch die Möglichkeit Ordner neu zu beschriften und mehrmals zu verwenden, ohne dass dieser schmuddelig aussieht.

In größeren Unternehmen mit einem großen Verwaltungsapparat bietet es sich an, professionelle Etikettierlösungen mit einem speziellen Drucker anzuschaffen, da das die zeit- und kosteneffizienteste Variante ist, wenn die Beschriftung intern zentral gesteuert wird. Zugleich ist damit sichergestellt, dass die Ordner gemäß den obigen Prinzipien beschriftet werden.

Selbst gestaltete Ordner klug beschriften

Auch bei diesem Punkt gibt es keine einheitliche, allgemeingültige Lösung. Auf dem Ordnerrücken können viele Informationen untergebracht werden. Die folgende Aufzählung soll einige Ideen geben und keine abschließende Empfehlung sein.

Die Inhalte sind abhängig, vom Unternehmen, dessen Büroorganisation und dem individuellen Ablagesystem. Wären viele Informationen auf dem Ordnerrücken sinnvoll, so sollten die Informationen wegen der besseren Übersichtlichkeit auf einem gesonderten Informationsblatt im Ordner festgehalten werden.

Ordner richtig beschriften – Mögliche Inhalte des Ordnerrückens:

  • Ordnerbezeichnung/Inhaltsangabe
  • Nähere Inhaltsangabe (Zeitangabe, Alphabetische Unterteilung)
  • Dekadische Angabe aus Aktenplan
  • Vernichtungsdatum der Inhalte
  • Standort des Ordners
  • Besonderheiten (verwendetes Ordnungssystem, Vermerke wie „nichts entnehmen“, „Ordner bleibt im Raum XX“, „vertraulich“)

Fazit

Es gibt mehrere Arten Ordner zu beschriften und es gibt eine Vielzahl von Informationen, die ein gut beschrifteter, selbst gestalteter Ordnerrücken geben kann. Jedoch sollten immer die oben genannten Grundprinzipien beachtet werden.

Ein letzter Tipp:

Auch die Farbe des Ordners bzw. des Ordnerrückens kann variieren. So kann man bereits anhand der Farbe einordnen, welche Inhalte sich im Ordner befinden. Unter Umständen ist bei großen „Aktenbergen“ eine bessere Übersicht gegeben.

Werbung

Kommentare sind geschlossen