Die Onlineverwaltung von Rechnungen

19. April 2013 | Von | Kategorie: Blog, Internet-Tipps fürs Büro, IT

Rechnungen schreiben und verwalten, das kostet Zeit und Geld. Insbesondere Selbstständige und kleine Unternehmen, die keine Buchhaltung haben, hält die Rechnungsstellung und Rechnungsverwaltung im eigentlichen Tagesgeschäft auf. Mit der Onlineverwaltung ihrer Rechnungen können sich Selbstständige und Unternehmen jedoch Zeit und Geld sparen.Der Dienst sogenannter E-Invoicing-Anbieter ermöglicht es, online Rechnungen zu schreiben, zu versenden und zu empfangen.

Rechnungen erstellen

Mit dem Dienst eines E-Invoicing-Anbieters können Unternehmer ein vollelektronisches Rechnungswesen nutzen. Dieses steht ihnen auf einer Online-Plattform zur Verfügung, auf welcher sich der Nutzer zunächst registriert. Nach der Registrierung auf der Plattform kann der Nutzer seine Rechnungen online verwalten. Durch die persönlichen Login-Daten sowie durch die mit einem Zertifikat gesicherte Internet-Verbindung sind alle Daten stets zuverlässig geschützt. Der Nutzer kann seinen eigenen Briefkopf mit Unternehmenslogo, Adresse sowie Bankverbindung hinterlegen und für jede neue Rechnung auf diese Vorlage zugreifen. Weiterhin ist es möglich, Kundenprofile anzulegen sowie Produkte und Artikel zu hinterlegen, die dann nur noch in der entsprechenden Stückzahl ausgewählt werden müssen. Flexibel für jede Rechnung sind die Mehrwertsteuer sowie Zahlungsart und Zahlungsziel auszuwählen.

Rechnungen versenden und empfangen

Das Versenden und Empfangen von Rechnungen erfolgt auf verschiedenen Wegen. Ist der Rechnungsempfänger ebenfalls beim gleichen E-Invoicing-Anbieter wie der Rechnungssteller registriert, wird er automatisch per E-Mail über den Rechnungseingang informiert. Der in der E-Mail angegebene Link führt zur Rechnung, dieauf der Plattform gespeichert ist und die nur der Rechnungsempfänger einsehen kann. Ist der Rechnungsempfänger nicht auf der Plattform registriert und möchte sich auch nicht registrieren, versendet der Anbieter im Namen des Nutzers die Rechnung als PDF-Anhang in einer E-Mail. Wünscht der Rechnungsempfänger eine Rechnung per Post, druckt der E-Invoicing-Anbieter die Rechnung aus und verschickt sie im Namen des Rechnungsstellers auf dem Postweg. Für den Empfang von Rechnungen von nicht-registrierten Rechnungsstellern erhält der Nutzer eine spezifische E-Mail-Adresse. An diese kann der Rechnungssteller die Rechnung als PDF-Anhang senden. Auf diese Weise kann der Nutzer seine Rechnungen online verwalten und die Wünsche seiner Kunden und Lieferanten ohne großen Aufwand berücksichtigen. Um Versand und Empfang kümmert sich dann der E-Invoicing-Anbieter.

Flexible Nutzungsmöglichkeiten

Um die Dienste eines E-Invoicing-Anbieters wie beispielsweise Pactas zu nutzen, stehen dem Unternehmer verschiedene Möglichkeiten offen. Neben der Nutzung über die Online-Plattform, kann er die Dienste über eine Smartphone-App in Anspruch nehmen. Diese bietet die gleichen Funktionen wie die Plattform, da die App den Nutzer in seinen Online-Account auf der Plattform führt. Darüber hinaus bietet die Smartphone-App den zusätzlichen Vorteil, dass der Nutzer ortsunabhängig Rechnungen schreiben kann. Dieser Vorteil ist vor allem für den Kunden- oder Außendienst relevant, da unmittelbar nach dem Kundentermin eine Rechnung erstellt werden kann. Als dritte Option kann eine API im ERP- oder Buchhaltungssystem des Unternehmens eingerichtet werden, die mit der Online-Plattform des E-Invoicing-Anbieters Pactas integriert ist. Auf diese Weise können Rechnungen weiterhin über das eigene ERP- oder Buchhaltungssystem verwaltet, gleichzeitig aber die Funktionen des Anbieters genutzt werden.

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