Perfekte Rechnungen sind der halbe Erfolg

7. Mai 2013 | Von | Kategorie: Blog, IT

Die Buchhaltung ist das ungeliebte Kind gerade von kleinen und mittleren Unternehmen. Zu lästig hängt sie an der Zeit des Unternehmers, die er lieber mit Kundengesprächen, Marketingkonzepten oder Produktentwicklungen verbringen möchte. Aber gerade im Rechnungswesen zeigt sich schwarz auf weiß, wie erfolgreich ein Unternehmen wirklich ist. Zu diesem Zweck eine Software zu verwenden ist nicht nur naheliegend. In der heutigen, computerisierten und vernetzten Welt ist die traditionelle Papiermethode schon als fahrlässig zu betrachten. Die Welt der Rechnungsprogramme ist dabei riesig.

Drei Wege zur Rechnungssoftware

Für den Zugang zur eigenen Rechnungssoftware stehen dem Unternehmer drei Wege offen:

  • Kostenlose Downloadlösungen
  • Cloud-Anwendungen
  • Kaufprogramme

Freeware Programme zum Download

Die Downloadlösungen sind für sehr kleine Unternehmen mit Sicherheit ein geeignetes Mittel, um gerade in der Gründungsphase ein Gespür für die ordentliche Rechnungserstellung zu bekommen. Es ist zwar schon eine bemerkenswerte Leistung, wenn ein Hausmeisterservice mit einer Excel- Tabelle umzugehen weiß, mit diesen Lösungen kann er aber sicher sein, die wichtigsten Funktionen korrekt abrufen zu können. Aber die Freeware-Lösungen sind in der Regel nur in einer stark abgespeckten Form wirklich kostenlos. Sobald die Notwendigkeit einer erweiterten Funktionalität erkannt wird, muss diese per Zusatzmodule eingekauft werden.

Cloud-Anwendungen

Die gegenwärtig sehr populären Cloud-Anwendungen sind Programme, welche man nicht auf dem eigenen Rechner installiert, sondern auf einem Server hinterlegt sind. Man bedient sie wie beispielsweise ein Onlineformular. Für ihre Nutzung bezahlt man einen monatlichen Grundpreis, der bei ca. 5 Euro beginnt. Dafür bieten sie von Anfang an eine umfangreiche Funktionalität, die denen der professionellen Programme nahe kommt. Der riesige Vorteil der Cloud- basierten Lösungen liegt an ihrer physischen Absenz am eigenen Arbeitsplatz: Man benötigt weder eine lästige Lizenzverwaltung noch kann das Programm gestohlen werden. Es ist jederzeit und an jedem Ort verfügbar und ist nicht von der Hardware des Endgerätes abhängig. „Aufhänger“ oder „Abstürze“ braucht man bei Cloud- basierten Lösungen nicht zu erwarten. Aber wo Licht ist, ist auch Schatten: Man mag dem Anbieter sein volles Vertrauen schenken wollen, dennoch gibt man die sensiblen Daten des Unternehmens in die Ungewissheit des Internets. Ein kleiner Rest unangenehmen Gefühls bleibt hier auch beim internetaffinsten Nutzer übrig. Ein anderer Nachteil ist die monatliche Kostenpauschale: 5 Euro im Monat ist auch Geld. Bedenkt man, dass schon für ca. 200 Euro ein leistungsstarkes Komplettpaket als physisches Programm zu kaufen ist, stellt sich durchaus die Frage nach dem Vergleich der beiden Angebote: Nach 40 Monaten oder gut 3 Jahren ist die Cloud-Lösung die teurere. Natürlich braucht auch das Kaufprogramm nach dieser Zeit das eine oder andere Update. Dennoch lohnt es sich hier, genau zu vergleichen welche Lösung für einen die sinnvollere ist.

Lizensierte Softwarelösungen

Rechnungsprogramme die lokal installiert werden, sind bis heute die sicherste Lösung für den Unternehmer, der alles richtig machen will. Geprüft, getestet und mit umfangreicher sowie aktueller Funktionalität ist die hochwertige Software einfach nicht zu schlagen. Neueste Features wie Online Rechnungsversand per PDF-Datei oder automatisches Mahnwesen, ergänzen die etablierten Funktionen wie Adressverwaltung und Kontenübersicht optimal. Dabei sind sie gar nicht mal so teuer: Mit ca. 200 Euro bekommt man eine Lösung, die nicht nur keine Wünsche mehr offen lässt, sondern auch mit umfangreichen Service- und Aktualisierungsfunktionen aufwartet. Das mehrfach ausgezeichnete Rechnungsprogramm „Faktura + Auftrag“ von Lexware kostet sogar nur die Hälfte.

Besser den traditionellen Weg

So schön sich die Cloud-basierten Programme auch gerne präsentieren, ausgerechnet die Rechnungserstellung ist derzeitig noch sehr sensibler Bereich, um ihn in die virtuelle Netzwelt auszulagern. Der Tag wird vielleicht kommen, an dem es den Hackern und Industriespionen gelingen wird, in den Firmendaten der CloudNutzer herumzustöbern. Es empfiehlt sich daher vielleicht, noch mindestens zwei Generationen von Sicherheitssystemen abzuwarten, bis man seine Daten mit dieser Lösung verwalten möchte.

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