So meistern Sie den Büroumzug

16. Mai 2013 | Von | Kategorie: Blog, Organisation

Es gibt wohl nur wenige lang existierende Unternehmen, die seit ihrer Gründung niemals die Räumlichkeiten gewechselt haben. Durch wirtschaftlichen Erfolg und eine Erhöhung der Mitarbeiterzahl kommt man irgendwann nur selten um einen Büroumzug herum und muss sich nach einem neuen Firmensitz umzuschauen. Doch beim Büroumzug gibt es einiges zu beachten.

Wer macht überlicherweise den Büroumzug?

In großen und den meisten mittelständischen Unternehmen legt man den Büroumzug in der Regel in professionelle Hände. Die einzelnen Mitarbeiter müssen sich an der Aktion nur insofern beteiligen, als dass sie ihren Platz aufräumen und bewegliche Utensilien in Kartons verstauen müssen.

Den Rest erledigt dann ein erfahrenes Umzugsunternehmen. In kleineren Betrieben mit nicht mehr als 20 Mitarbeitern und einer familiären Atmosphäre entscheidet man sich bei einem Büroumzug häufig für ein gemeinsames Anpacken – kommt die Firma dabei doch deutlich günstiger weg.

Packen Sie mit Köpfchen und vermeiden Sie beschädigungen!

Beim Verstauen gilt es, Sorgfalt walten zu lassen, sodass Unterlagen nicht durcheinandergeraten und sensible Technik nicht zu Bruch geht. Bei Dokumenten genügen in der Regel die üblichen schon üblicherweise verwendeten Ordner und Mappen, welche die Papiere zusammenhalten und vor äußeren Einwirkungen schützen. Um sie gut tragen zu können, finden sie sowohl in herkömmlichen Kartons Platz als auch in solchen, die eigens für den Transport von Aktenordnern gemacht sind.

Für den Computer und die dazugehörigen Peripheriegeräte benötigt man eine Verpackung, die Erschütterungen standhält und den störungsanfälligen Inhalt vor Feuchtigkeit und Staub während des Büroumzugs schützt. Ökologische Lösungen ohne die Verwendung von Kunststoffen sind hierbei immer mehr gefragt.

Gerade bei technischen Gerätschaften sollten Lufträume in Kartons und anderen Verpackungen beseitigt werden. Mit Füllmaterial, wie Papier oder Verpackungschips, ist dafür gesorgt, dass das Transportgut nicht umherrutscht und Schaden nimmt. Nichtsdestotrotz sollten Sie vor dem Transport unbedingt die Daten sichern.

Stressfrei zum neuen Arbeitsplatz

Einige organisatorische Tipps für den Büroumzug.

  • Nicht vergessen, Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig von der neuen Adresse in Kenntnis zu setzen.
  • Geht es darum, komplizierte Serveranlagen für Telefon oder Internet einzurichten und Rechner untereinander zu vernetzen, sollte man stets einen Fachmann zurate ziehen, um größere Verzögerungen zu vermeiden und höhere Kosten zu riskieren.
  • Planen Sie genügend Pufferzeiten für Ihren Büroumzug. – Es kann immer zu unvorhergesehenen Verzögerungen kommen, vor allem wenn Sie mit externen Dienstleistern planen.
  • Die alten Büroräume muss man natürlich sauber und vollständig ausgeräumt hinterlassen. Was jedoch nicht mehr benötigt wird, sollte nicht mit umziehen und muss zeitig genug entsorgt bzw. für den Sperrmüll bereitgestellt werden.
  • Ebenso zeitig sollten Sie berücksichtigen, dass alle Werbemittel und andere Publikationen aktualisiert werden müssen.
  • Findet der Umzug an einem Werktag statt, müssen Sie für Kunden erreichbar bleiben. Geben Sie auf der Homepage eine Sonderrufnummer an und halten Sie Mitarbeiter bereit, die im Notfall aktiv werden können, um unbedingt notwendige Aufgaben trotz des Büroumzugs zu erledigen.
  • Ziehen Sie in Erwägung den Umzügen in Teilschritten zu vollziehen, um das Tagesgeschäft aufrecht zu erhalten.
  • Erstellen Sie Checklisten für Ihren Büroumzug und vergeben Sie für die Aufgaben klare Zuständigkeiten.
  • Beschriften Sie Transportkisten exakt. Packen Sie alles, was am neuen Standort schnell wieder benötigt wird in separate Kisten, damit diese zuerst ausgepackt werden können.
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