Kleine Unternehmen – Großes Unternehmenswachstum

26. Mai 2013 | Von | Kategorie: Artikelempfehlungen, Blog, BWL, Organisation

Viele kleine Unternehmen kommen irgendwann an den Punkt, an dem sich deren Organisation aufgrund des Unternehmenswachstums wandeln muss. Wenn Umsätze steigen, mehr Mitarbeiter benötigt werden und die zu bewältigenden Aufgaben umfangreicher und Stück für Stück auch zahlreicher werden, ist das auf jeden Fall positiv. Aber wo Licht ist, ist auch Schatten.

Es gilt mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten und die Verwaltungsorganisation an die neuen Erfordernisse anzupassen, denn nur so lässt sich das Chaos vermeiden. Es hat schon viele Unternehmen gegeben, die aufgrund ihres schnellen unternehmerischen Erfolges ihre organisatorische Qualität nicht mehr aufrechterhalten konnten und als Ergebnis zeitweise sogar in Schieflage gerieten. Selbst wenn das Unternehmen im besten Fall nicht in eine wirtschaftliche Schieflage gerät, leidet nicht selten die Reputation, was sich negativ auf zukünftige Erfolge auswirkt.

Da ich beruflich als Verwaltungsberater zuletzt selbst mit solch einem Fall zu tun hatte, nehme ich den heutigen Blogbeitrag zum Anlass, einige Schwierigkeiten zusammenzufassen.

Mehr Neueinstellungen und die familiäre Atmosphäre schwindet

Im Vergleich zu Kleinunternehmen bringt die zunehmende Betriebsgröße verschiedene personelle Änderungen mit sich. Wächst ein Unternehmen, wird zusätzliches Personal benötigt. Je nach Branche und benötigten Schlüsselqualifikationen kann sich dies kurzfristig als schwierig darstellen. Schlecht qualifiziertes Personal sollte dabei nur als Notlösung in Betracht gezogen werden, sofern es keine andere Möglichkeit gibt. Denn die Arbeitsqualität hängt maßgeblich von der Qualifikation ab – zusätzlich benötigen solche personelle Notlösungen auch eine längere Einarbeitungszeit, was wiederum Ressourcen kostet.

Die familiäre Arbeitsatmosphäre kleinerer Unternehmen mit einem kooperativen Arbeitsstil wird mit steigender Arbeitnehmerzahl schwinden. So kann aus einem Gemeinschaftsbüro verschiedener Mitarbeiter unterschiedlicher Fachdisziplinen schnell eine neue Abteilung mit einer komplett neuen Besetzung werden.

Das kann nicht zuletzt auch den Unmut der „alten“ Angestellten auf sich ziehen, weshalb diese keinesfalls „vergessen“ werden sollten. Wichtig ist dabei dass diese für das Unternehmen in jeder Hinsicht wichtigen Angestellten Ihre Motivation nicht verlieren oder sogar das Unternehmen verlassen. Bekanntlich sind erfahrene Mitarbeiter eine tragende Säule jeden Unternehmens.

Der Organisationsaufwand nimmt zu – besonders in der Verwaltung

Mit wachsenden Umsätzen und steigender Personalzahl muss sich zwingend auch die Organisation wandeln. Plötzlich braucht es ein Management und einen anderen Führungsstil. Die Informations- und Entscheidungswege werden regelmäßig länger. Es können nicht mehr alle Mitarbeiter in die Entscheidung einbezogen werden. Für die Geschäftsführung wird es zunehmend schwieriger einen genauen Überblick über das Tagesgeschäft zu haben.

Genau dieser Überblick ist in der heutigen vernetzten, vom Wettbewerb betonten und schnelllebigen Geschäftswelt nötig. Das erfordert oft wegweisende Entscheidungen, die mit großen Einschnitten oder Veränderungen einhergehen. Auf der einen Seite müssen solche Entscheidungen gut überlegt sein und andererseits sollten Sie nicht zu lange vor sich her geschoben werden. So werden beispielsweise neue Software-Lösungen benötigt, um alle betrieblichen Abläufe zu managen und den bereits erwähnten Einblick ins Tagesgeschäft zu bekommen. Häufig ist von ERP-Systemen die Rede. Auf der Seite www.oxaion.de kann man einen guten Einblick bekommen, wie umfangreich solche Systeme sind, was den Entschluss zur Einführung verständlicherweise nicht leichter macht.

Gerade in der Verwaltung und in den einzelnen Büros muss sich mit der wachsenden Unternehmensgröße einiges verändern. Neue und größere Büroräume sind dabei wahrscheinlich das geringste Problem.

Nachfolgend liste ich auf, was möglicherweise hinsichtlich der Verwaltungsarbeit geändert werden muss, wenn ein Unternehmen wächst und nicht mehr als klein klassifiziert werden kann. Sicher ist die Liste nicht abschließend und sicher muss auch nicht in jedem Unternehmen alles umgesetzt werden, denn Verwaltung und Büroorganisation ist immer vom Einzelfall abhängig und für jede Unternehmung individuell.

Erfordernisse an wachsende Unternehmen:

  • Klare Strukturen, Hierarchien, Entscheidungskompetenzen und Zuständigkeiten
  • Damit verbundene neue organisatorische Regelungen
  • Exaktere Dokumentation/Höhere Nachvollziehbarkeit der täglichen Arbeit (Erinnerungs- und Wissensverlust vermeiden, Beweisfunktion, für Reportingzwecke)
  • Einführung und Standardisierung von Büro-Prozessen
  • Geregelte Informations- und Kommunikationswege
  • Anpassung/Implementierung eines Ablage- und Dokumentenmanagements
  • Geschäftsführung und Führungskräfte müssen bereit sein zu delegieren und Befugnisse abzugeben
  • Wandel der Geschäftsführung/Angestellten mit Leitungsfunktion vom Freund hin zur Führungskraft
  • Einführung eines betrieblichen Wissensmanagements (z. B. mittels Datenbanken und Office-Handbüchern)
  • Überdenken bisheriger Arbeitstechniken
  • Zunehmende Spezialisierung der Angestellten durch Abteilungsbildung und notwendige Mitarbeiterqualifikation
  • Möglichst kurze und schnelle Entscheidungswege erhalten trotz neuer Unternehmensgröße
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