Aktualisierungen: Überlebensnotwendig für jede Bürosoftware

27. September 2013 | Von | Kategorie: Blog, IT

Updates (englisch für Aktualisierungen) können verschiedene Zwecke verfolgen. Software oder die Daten einer Datenbank können auf den neusten Stand gebracht werden. Nutzen wir das Internet, öffnen sich häufig Fenster von bereits installierten Programmen, die nach der Zustimmung für neuerliche Updates fragen. Das Wort Update kann für die Aktualisierung einer Webseite ebenso wie für Textinhalte verwendet werden. Büros sollten versuchen, nicht nur die standardmäßig vom Internet angebotenen Updates für Programme wie Anti-Viren Software oder Windows-Betriebssysteme zu nutzen, denn Software für das Büro sollte in jeder Hinsicht auf dem neusten Stand sein – gerade bei gesetzlichen Vorgaben.

Welche Gefahren drohen bei fehlenden Software-Updates?

Das größte Problem sind entstehende Sicherheitslücken. Zwar werden installierte Produkte von Microsoft und anderen großen Herstellern meist automatisch aktualisiert. Dennoch fanden sich auch bei renommierten Herstellern von Büro-Software, etwa von Adobe Reader, in der Vergangenheit Lücken. Oftmals sind Anwender mit Updates im Paket auch überfordert. Ist jedoch die Sicherheit nicht gewährleistet, ist Hackern Tür und Tor geöffnet. Die Folgen reichen vom Raub sensibler Daten bis hin zu zerstörerischen Viren im System. Darauf achten im Zuge der NSA-Affäre sehr viele Unternehmen besonders.

Fehlfunktionen oder Anwendungsschwierigkeiten können sich ergeben, wenn Bürosoftware nicht auf dem neusten Stand ist. Dies kann beispielsweise geschehen, wenn verschiedene Softwarekomponenten voneinander abhängig sind und einige davon nicht aktualisiert.

Die fehlende Schnelligkeit des gesamten Systems oder von Teilen davon kann ebenfalls durch fehlende Updates verursacht werden.

Buchhaltungssoftware oder Rechnungsprogramme aller Art sind besonders sensibel. Hier muss die Datenbank mit Kundendaten ständig aktualisiert werden. Aber auch gesetzliche oder andere staatliche Vorgaben müssen im Programm upgedatet werden. Aktualisierungen aller Art werden heute zuverlässig von vielen Rechnungsprogrammen, beispielsweise von Software des Herstellers Lexware (zum Anbieter), durchgeführt. Konkrete Beispiele für notwendige Aktualisierungen sind Umrechnungskurse ausländischer Währungen, Postleitzahlen oder steuerrechtliche Bestimmungen. Falsche Berechnungen, welche zur Unzufriedenheit von Kunden führen, will jedes Unternehmen vermeiden; geht es hingegen um die Prüfung der eigenen Buchhaltung durch das Finanzamt, kann das Missachten von gesetzlichen Maßgaben empfindliche Bußgelder zum Anlass haben. Ein Beispiel ist die bereits seit 2005 für die meisten Arbeitgeber und Unternehmer gesetzlich verpflichtende elektronische Steuererklärung (ELSTER). Damit werden beispielsweise Lohnsteueranmeldungen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie Lohnbescheinigungen abgewickelt.

Eine wichtige Neuerung für jedes Büro: die SEPA-Umstellung

Ganz gleich, ob Firma, Bank, Verein oder Behörde: Ab dem 1.2.2014 müssen sie alle das neue SEPA-Gesetz zur Umstellung des europäischen Zahlungsverkehrs befolgen. Single Euro Payments Area bedeutet so viel wie „einheitlicher Euro-Zahlungsraum“. Welche Änderungen beinhaltet das Gesetz?

Die in Deutschland übliche Bankleitzahl wird durch eine acht- oder elfstellige Codezahl ersetzt. Dies ist der sogenannte BIC, welcher das Kreditinstitut, das Land, den Ort sowie (freiwillig) die entsprechende Bankfiliale angibt.

Noch wichtiger ist die zukünftige, weltweit einsetzbare Kontonummer namens IBAN. Sie wird allerdings schon länger in Deutschland auf Auszügen angezeigt.

Rechnungsprogramme oder Bürosoftware sollten XML-fähig sein, das bedeutet, in dieser Metasprache für elektronische Geldtransfers Daten oder Dokumente bearbeiten und versenden können. Der internationale Datentransfer in der Finanzwelt soll durch diese Standardisierung sicherer und einfacher werden.

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