Briefpapier als Teil der Geschäftsausstattung

23. Oktober 2013 | Von | Kategorie: Blog, Kommunikation

Ebenso, wie die Visitenkarten, das Firmenschild, die Internetpräsenz und die Fahrzeugbeschriftungen, ist das Briefpapier ein wesentlicher Bestandteil des Corporate Designs des Unternehmens. Es sollte daher stets möglichst aktuell gehalten sein und deckungsgleich mit den Angaben im aktuellen Handelsregisterauszug des Unternehmens bleiben. Kurzfristig lässt sich Briefpapier unter anderem bei overnightprints.de/briefpapier bestellen.

Briefpapier ist Teil des Corporate Designs

Das Briefpapier ist so etwas, wie die Visitenkarte des Unternehmens. Es erreicht Lieferanten, potenzielle Kunden, die Finanz- und Gewerbeämter ebenso, wie beispielsweise Bewerber, die sich um eine Anstellung im Unternehmen bemühen.

Briefpapiere, die nicht aktuell gehalten sind oder auf denen die Sekretärin handschriftliche Korrekturen vornehmen musste, wirken unprofessionell, ja abstoßend und sind keinesfalls repräsentativ in Bezug auf das angebotene Leistungsspektrum des Unternehmens. Beim Adressaten werden zwangsläufig Assoziationen wach, wie beispielsweise: Ja, wenn es bei denen schon am Briefpapier mangelt, wie wird es dann erst aussehen, wenn die den Zuschlag für den großen Auftrag erhalten?

Die Pflichtangaben für das Briefpapier

Das Briefpapier der Firma sollte im Wesentlichen folgende Pflichtangaben enthalten: das Logo und die exakte Firmenbezeichnung der Gesellschaft, nebst der Rechtsform.

Gegebenenfalls Angaben über die Muttergesellschaft, falls es sich um ein Tochterunternehmen innerhalb einer Konzernstruktur handelt und die Nennung der Muttergesellschaft eine große werbliche Öffentlichkeitswirksamkeit entfalten kann. Die Postadresse, inklusive der Postadressen möglicher Zweigniederlassungen. Sämtliche Kommunikationsdaten, wie Telefon- und Faxnummer sowie E-Mail-Adresse des Unternehmens. Schließlich die Steuernummer, das Amtsgericht, bei dem der Eintrag in das Handelsregister erfolgte, nebst der vollständigen Registernummer. Ebenso die Bankverbindung und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens.

Ferner ist es üblich und notwendig, zum Zwecke der Information und Kommunikation, auf dem Briefpapier den oder die vertretungsberechtigten Personen anzugeben. Dies sind in der Regel Geschäftsführer und Prokuristen. Es empfiehlt sich ebenfalls, die Internetpräsenz des Unternehmens in die Basisinformationen aufzunehmen, die der geschäftliche Briefkopf enthält. Nun ist schließlich zwingend darauf zu achten, daß all diese Informationen mit denjenigen, die der aktuelle Handelsregisterauszug über das Unternehmen enthält, deckungsgleich sind. Erfolgt also beispielsweise eine Sitzverlegung des Unternehmens an einen anderen Standort, wird die Bankverbindung gewechselt oder scheidet der amtierende Geschäftsführer aus, so sollte umgehend neues Briefpapier bestellt werden.

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