Modern & praktisch – der einfache Umstieg auf ein papierloses Büro

25. November 2013 | Von | Kategorie: Blog, Internet-Tipps fürs Büro

Klappt es tatsächlich mit dem papierlosen Büro? Die Forderung danach besteht seit Jahren und genauso lange ist in vielen Unternehmen nichts passiert. Jede E-Mail muss ausgedruckt und dem Chef vorgelegt werden, jedes Anschreiben wird zur Prüfung dem Chef vorgelegt usw.

Dabei muss das oftmals gar nicht mehr sein, denn das weitgehend papierlose Büro ist schon heute möglich. Doch wie gelingt der Umstieg? Hierzu muss man sagen, dass es ganz ohne Papier im Büro nun einmal nicht geht. Es gibt sehr wichtige, sensible Unterlagen, die unbedingt aufbewahrt werden müssen. Das heißt, dass Bilanzen und Co. auch weiterhin in Papierform vorliegen müssen. Allerdings müssen E-Mails nicht zwingend ausgedruckt werden und selbst viele Buchhaltungsbelege, wie Ein- und Ausgangsrechnungen lassen sich elektronisch archivieren.

Zusammenarbeit mit dem Spezialisten ist angeraten

Wichtig ist hierbei, dass das papierlose Büro über moderne Software verwaltet wird. Der Spezialist für papierlose Büros – www.digitalarchivieren.de – beispielsweise bietet die Möglichkeit, online sämtliche Dokumente in das Rechenzentrum einzusenden. Dort werden sie gesichert und man kann jederzeit und von überall aus darauf zugreifen.

Das Unternehmen bietet gleichermaßen den professionellen Scan-Service an, sodass bisher auf Papier vorhandene Daten auch nachträglich elektronisch archiviert werden können. Bei der Auswahl eines Dienstleisters ist jedoch darauf zu achten, dass dieser die hohen Sicherheitsstandards, wie auch die Datenschutzbestimmungen einhalten kann. Dies sollte mittels Zertifizierung und ähnlichem nachgewiesen werden können.

Wo das papierlose Büro an seine Grenzen stößt

Dennoch gibt es Umstände, unter denen man kein papierloses Büro führen kann und es gibt einige Probleme, die auch hier auftreten können. Dazu gehören:

  • Hackerangriffe auf ein Rechenzentrum, wenn dieses nicht ausreichend dagegen geschützt wird.
  • Angriffe auf dem Weg der Datenübertragung, zum Beispiel beim Online Überspielen der Daten auf den Server bzw. dem Abrufen selbiger.
  • Gefahr, dass Daten auf Datenträgern, zum Beispiel CD-ROMS, eines Tages nicht mehr gelesen werden können, weil keine Abspielgeräte dafür zur Verfügung stehen (vgl. Plattenspieler).
  • Rechtssicherheit der elektronisch archivierten Daten inklusive Unveränderbarkeit der Daten muss jederzeit gewährleistet sein.
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