Checkliste für die perfekte Konferenzplanung

19. Dezember 2013 | Von | Kategorie: Blog, Veranstaltungen

Eine Konferenz will gut vorbereitet sein, schließlich sollen alle Beteiligten sich wohlfühlen und so viel wie nur irgend möglich aus der Tagung mitnehmen. Deshalb ist eine gute Planung, am besten anhand der folgenden Checkliste, wichtig.

Die richtigen Tagungsräume

Zunächst müssen die richtigen Tagungsräume gefunden werden. Tagungen in den Räumlichkeiten von A&O sind hier zu empfehlen, weil die Tagungsräume auf verschiedene Gruppenstärken abgestimmt werden können. Wichtig ist zudem, dass alle notwendigen Funktionen erfüllt werden und die benötigte Technik zur Verfügung steht.

Sollte rund um die Tagung noch ein Rahmenprogramm stattfinden, was sich vor allem bei mehrtägigen Veranstaltungen anbietet, sollte dies rechtzeitig mit dem Tagungshotel abgesprochen werden. So können zum Beispiel Buffets für die Teilnehmer hergerichtet oder gar Tanzabende organisiert werden.

Diese Informationen müssen dem Hotel vorliegen

Der Veranstalter sollte zudem rechtzeitig über grundlegende Informationen zur geplanten Tagung informiert werden. Dazu gehören:

  • Name und Kontaktdaten des zuständigen Ansprechpartners im Unternehmen,
  • Beginn und Ende der Tagung,
  • genaue Teilnehmerzahl,
  • Art der Veranstaltung,
  • Zielsetzung (z.B. Training, Präsentation, Feierlichkeit),
  • Angaben zu erwarteten VIP-Gästen mit Name,
  • Angaben zu den Referenten.

Aus diesen Angaben kann das Tagungshotel bei Bedarf die richtige Dekoration für die Räumlichkeiten ableiten bzw. entsprechende Programmhefte erstellen, falls gewünscht.

Zimmer, Catering und Personal besprechen

Darüber hinaus sollten folgende Aufgaben rechtzeitig erledigt werden:

  • Buchung von ausreichend Zimmern (Einzelzimmer und Doppelzimmer),
  • Buchung von Zimmern auch vor bzw. nach der Veranstaltung, falls nötig,
  • Angabe konkreter An- und Abreisedaten der Gäste,
  • Reservierung von Parkplätzen, sofern nötig,
  • Angaben zu Sonderausstattungen der Zimmer für die VIP-Gäste,
  • Angaben zu einem benötigten Transfer-/Shuttle-Service,
  • Angaben zum Catering (z.B. Begrüßungs-Cocktails, Kaffee für die Pausen, Mittag- und/oder Abendessen, Angaben zu Diabetikern, Allergikern und Co.),
  • Angaben zu zusätzlich benötigtem Personal (z.B. zur Bedienung der Technik, als Sekretariatsservice, als Sicherheitsdienst, als Dolmetscher, für die Kinderbetreuung der Tagungsgäste usw.)

Weitere wichtige Punkte für die Tagungsplanung

Damit die Konferenz erfolgreich wird, sollten alle eingeladenen Gäste eine Anfahrtsskizze, ein Programmheft (auf dem Zimmer) und Namensschildchen erhalten. Die Veranstaltungsräume sind gut sichtbar auszuschildern. Nicht zuletzt sollte das Budget festgelegt werden und wer was bezahlt. Sollen die Gäste für das Mittag- und Abendessen selbst aufkommen oder wird hier eine Pauschalabrechnung mit dem Unternehmen benötigt? Werden weitere Fremddienstleistungen in Anspruch genommen und welche Kosten fallen dafür an? So gewappnet wird die nächste Konferenz garantiert zum Erfolg.

Tipp: Sie möchten wissen, wann Sie zu einer Veranstaltung einladen sollten, dann sind Sie hier richtig. Möchten Sie zudem ein Muster zur Vorbereitung einer Veranstaltung? Dann finden Sie solch eine Vorlage online.

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