Tipps für die Organisation einer Tagung

9. Januar 2014 | Von | Kategorie: Blog

In großen Unternehmen übernehmen Führungskräfte immer dann die Gastgeberrolle, wenn interne oder externe Veranstaltungen organisiert werden müssen. Sei es eine Weihnachtsfeier für die Mitarbeiter im eigenen Hause oder aber eine Tagung für Kunden in einem auswärtigen Konferenzsaal: mit einer frühzeitigen Planung gelingt jedes Event.

Da jede Veranstaltung meist anders verläuft als geplant, liegt die Ruhe in der Routine. Je mehr Tagungen Sie im Laufe Ihrer beruflichen Karriere organisieren, desto gelassener und kreativer gehen Sie am Ende mit unvorhergesehenen Planänderungen um. Bevor Sie jedoch so weit sind, sollten Sie vier entscheidende Fragen im Vorfeld klären:

  1. Wann und wo soll die Tagung stattfinden?
  2. Wie hoch sind die Kosten für Ihr Unternehmen?
  3. Wer bekommt eine Einladung zu dem Event?
  4. Wer soll einen Vortrag halten (u.a. interne/externe Referenten)?

So gehen Sie die Planung richtig an

  • Zu Punkt 1: Je nachdem, in welcher Stadt Ihr Unternehmen ansässig ist, können Sie zwischen verschiedenen Konferenzräumen wählen. Besonders beliebt sind die Räumlichkeiten großer Hotels, die für solche Anlässe perfekt ausgerüstet sind. Wichtig ist es immer nach Art und Zweck der Veranstaltung zu unterscheiden. Benötigt man eher schlichte Tagungsräume oder soll es gehobener sein? Wenn Sie zum Beispiel im Netz schauen finden Sie viele exklusive Angebote. Für gehobenere Events könnte man z. B. das Jumeirah für Tagungen in Frankfurt buchen, umd das Event in stilvollem Ambiente abhalten.
  • Zu Punkt 2: Bevor Sie die Räumlichkeiten buchen, müssen Sie die Höhe des Budgets festlegen. Darin enthalten sein sollte nicht nur der Mietpreis des Konferenzraums, sondern auch die Kosten für Speisen und Getränke, das Personal (des Hotels) und auch die zu beschaffenden Materialien, die Sie für die Tagung benötigen.
  • Zu Punkt 3: Wenn die Tagung für Mitarbeiter veranstaltet wird, steht außer Frage, wer eine Einladung zu dem Event bekommt. Wird Sie jedoch für einen oder mehrere Großkunden veranstaltet, muss geklärt werden, ob nur die Führungskräfte eingeladen werden oder das gesamte Unternehmen. Dementsprechend fallen auch die Kosten unterschiedlich hoch aus.
  • Zu Punkt 4: Auf einer Tagung sollte es einen geregelten Programmablauf geben. Damit dieser geplant werden kann, müssen Sie im Vorfeld klären, welche Referenten geladen werden und wann deren Vorträge stattfinden sollen. Fragen Sie frühzeitig nach, ob die gewünschten Redner an dem Tag zur Verfügung stehen und sichern Sie sich deren Zusagen. Natürlich sollten Sie die Teilnehmer generell über alle Details der Veranstaltung wie z. B. die Inhalte/das Programm informieren.
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