Datenschutz im Büro: Der richtige Umgang mit sensiblen Daten

9. Januar 2015 | Von | Kategorie: Blog

Die Bedeutung des Datenschutzes im Zuge der Digitalisierung nimmt stetig zu. Datenschutz war und bleibt ein Topthema sowohl im Beruf als auch privat. Ob kleinere Unternehmen oder große Weltkonzerne wie Apple, Google, Microsoft oder Sony – Nachrichten über Hackangriffe und Datenmissbrauch füllen regelmäßig die Medien.

Die publik gemachten Datenschutzskandale und Hackangriffe auf Unternehmen verdeutlichen die Notwendigkeit, firmeninterne Daten und Kundendaten vor den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Doch Unternehmen stehen, unabhängig ihrer Größe und Unternehmensstruktur, hinsichtlich des Datenschutzes stellenweise vor großen Herausforderungen. Untersuchungen zeigen, dass besonders Unternehmen aus den traditionellen Branchen nur unzureichende Kenntnisse über den richtigen Umgang mit sensiblen digitalisierten Daten aufweisen.

Varianten des Datenschutzes im Büro

Im Unternehmen gibt es zwei Arten von schutzbedürftigen Daten: Unternehmensinterne Daten und Kundendaten. Beide sind ein beliebtes Ziel von Internetkriminellen. Bei dem Versuch, Einsicht in unternehmensinterne Daten zu erhalten, steht oftmals Wirtschaftsspionage mit oder ohne anschließendem Erpressungsversuch im Vordergrund. Kundendaten werden dagegen mit Zweck der Kundengewinnung oder Infizierung privater Geräte mit Viren, Malware etc. erbeutet.

Ob zur Kundenverwaltung oder zu Werbezwecken, bei der Verwendung und Weitergabe von Kundendaten sind datenschutzrechtliche Vorgaben einzuhalten. Eine vom Kunden nicht autorisierte Nutzung oder Weitergabe seiner Daten ist ohne schriftliche Einwilligung verboten. Die Unternehmen sind in der Pflicht, die Kundendaten so zu verwalten, dass Dritte keine Einsicht in diese haben und sie nicht entwenden können. Personen, die mit Kundendaten arbeiten, müssen im richtigen Umgang mit den Daten geschult werden sowie die technische Infrastruktur samt Sicherheitseinrichtungen auf den verwendeten Geräten müssen vorhanden sein. Das trifft gleichermaßen für Mitarbeiter, die täglich ins Büro kommen, als auch für freie Mitarbeiter sowie Mitarbeiter im Homeoffice zu.

Das müssen Sie beim Schutz digitaler Daten beachten

Software ist im Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Computer ersetzen mehr und mehr Printdokumente. Je nach Branche ist das von vielen Unternehmen erklärte Ziel des papierlosen Büros unterschiedlich stark vorangeschritten.

Neben Standard-Software wie Office von Microsoft benötigen Unternehmen spezielle auf ihre Bedürfnisse angepasste Software. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten für die Verwendung von Software. Zum einen können die Programme lokal auf die einzelnen Mitarbeiterrechner installiert werden oder aber die Installation erfolgt dezentral auf den Servern des jeweiligen Software-Bereitstellers. Der Zugriff darauf erfolgt über das Internet.

Aus Sicherheitsgründen sollte keine private Software ohne vorherige Absprache mit ins Büro mit dem Vorgesetzen oder Datenschutzbeauftragter genommen werden. Das Gleiche gilt für die Verwendung privater Geräte wie Notebook, Tablets oder Smartphones, die mit dem Firmennetzwerk verbunden sind. Die Gefahr einer Störung des Rechners, die Infizierung mit Schädlingsprogrammen der Firmen-IT-Infrastruktur oder das Abgreifen sensibler Daten ist hier hoch.

Ordnungsgerechte Verwendung und Entsorgen von Printdokumenten

Werden in den Büroräumen Kunden empfangen, dann sollte darauf geachtet werden, dass keine sensiblen Daten in Reichweite liegen. Solche Daten sollten stets unter Verschluss gehalten werden. Dazu zählt auch, den Bildschirm so ausrichten, dass nur Befugte Einblick auf diesen haben.

Im Büroalltag des 21. Jahrhunderts sind Printdokumente nach wie vor essentielle Begleiter. Obwohl hier das Erbeuten von Daten in großen Mengen weitaus schwieriger ist, ist eine ordnungsgerechte Entsorgung der Dokumente Plicht. Die 2012 erlassene Bestimmung DIN 66399 gibt Auskunft über die fachgerechte Entsorgung von Datenträgern. Hierzu sollten diese vom übrigen Papierabfall getrennt und mittels Aktenvernichter entsorgt werden. Beim Aktenvernichter ist jedoch zu beachten, ein qualitativ hochwertiges Gerät mit enger Schnittbreite zu nutzen, welches ein nachträgliches Zusammensetzen der Dokumente unmöglich macht.

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