Digitale Personalakte: Sinnvolle Alternative zur Papierakte?

30. Juni 2015 | Von | Kategorie: Blog

Sie werden sicher schon vom neuen Trend zum papierlosen Büro gehört haben. Während vieles für diese löbliche Maßnahme spricht, bringt der Alltag dann doch gewisse Herausforderungen mit. Es mag nicht immer möglich sein, komplett auf Papier zu verzichten, aber in gewissen Geschäftsbereichen wie im Personalwesen bringt der Umstieg auf die Digitalisierung Vorteile mit. Was zeichnet die digitale Personalakte aus? Im Folgenden klären wir Sie über die Alternative zur Papierakte auf.

Die Vorteile: weniger Aufwand, mehr Produktivität

Der Sinn und Zweck der Digitalisierung ist es, den Aufwand zu reduzieren. Werden die Personalakten digital geführt, dann erspart man sich die langen Arbeitswege, die durch das Drucken, Kopieren und Weiterleiten sowie das Archivieren entstehen. Bei der digitalen Personalakte haben alle Befugten direkt Zugriff auf die gespeicherten Informationen. Soll etwas verändert, hinzugefügt, organisiert, zusammengefasst oder ausgewertet werden, nimmt dies deutlich weniger Zeit ein. Alle Vorgänge erfolgen über den Computer, inklusive der platzsparenden Datenspeicherung. Die standortunabhängige Verfügbarkeit der Daten und deren schnelles Auffinden und Bearbeiten sind der Hauptgrund für den Umstieg auf die digitale Personalakte. Kürzere Bearbeitungszeiten und weniger Mühe für Sie bedeuten wiederum geringere Kosten und mehr freie Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Nicht selten lassen sich die Prozesse und der gesamte Workflow optimieren und effizienter gestalten. Die elektronische Personalakte ermöglicht darüber hinaus mehr Transparenz und schnellere, gezielte Reaktionsmöglichkeiten.

Im Hinblick auf die digitale Personalaktenführung ist vor allem das vernetzte Arbeiten von Vorteil. So können Sie je nach Dokumentenmanagementsystem (DMS) das Recruiting in das Personalmanagement aufnehmen und am PC oder online abwickeln. Gerade, wenn Sie beim Bewerbermanagement auf das Internet setzen oder mit vielen Kandidaten jonglieren müssen, erleichtert die Digitalisierung alle Vorgänge. Es ist je nach DMS möglich, mit wenigen Mausklicks Analysen durchzuführen, Bewerberprofile einander gegenüberzustellen oder Personaldaten zu aktualisieren.

Schritt für Schritt vorgehen

So toll sich das Ganze auch anhört, sollten Sie dabei den erstmaligen Aufwand nicht vergessen. Am besten tasten Sie sich an den Umstieg heran, indem Sie vorhandenes Papier reduzieren, sortieren und sicherstellen, dass die nötige IT-Infrastruktur und ausreichend Computerfachwissen vorhanden sind. Entscheiden Sie zudem, ob Sie eine Datenverwaltung und -speicherung mittels Dokumentenmanagementsystem in der Cloud (online) oder Inhouse bevorzugen. Beide Varianten bringen Vor- und Nachteile mit. Legen Sie darüber hinaus Wert auf einen seriösen Anbieter, denn immerhin erhält er bei der Digitalisierung und beim Kundensupport Einblick in vertrauliche Daten, muss um Sicherheit und Datenschutz besorgt sein und sollte maßgeschneiderte, individuell auf Ihr Unternehmen anpassbare Lösungen bereitstellen. Die Firma PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH bietet sich vermutlich in dieser Hinsicht an, denn sie baut auf fundiertem Fachwissen und langjähriger Erfahrung auf und bietet individuelle Konzepte sowie erweiterbare und kombinierbare Modullösungen an. Der Dienstleister hilft Ihnen nicht nur beim ersten Schritt – der Digitalisierung in der Form von Aktenscannen und Dateneinlesen – sondern konzentriert sich auch auf DMS, Schulung und Beratung. Auf Wunsch übernimmt die Firma als Teil der paperless group die Akteneinlagerung oder professionelle Aktenvernichtung, denn Sie sollten nicht vergessen, dass nach dem Scannen die Papierakten übrigbleiben. Planen Sie ausreichend Zeit für die Digitalisierung der Akten und die Implementierung des DMS ein, bei großen Betrieben beispielsweise mehrere Wochen.

Tipps zur elektronischen Personalakte

Ein wichtiger Punkt ist manchen im Hinblick auf die digitale Personalakte ein Dorn im Auge: die Sicherheit. Es scheint theoretisch leicht möglich zu sein, Zugriff zu den persönlichen Daten zu haben oder rechtliche Regelungen zu umgehen oder gar vergessen. Es gibt jedoch auch bei Papierakten immer das Risiko, dass sich jemand Zugang zum Archiv verschafft. Wenn Sie sich auf einen professionellen Serviceprovider für die Digitalisierung verlassen, ist das DMS mit ausreichend Sicherung wie Passwörtern, Zugriffsrechte usw. versehen. Dabei sollten Sie selbst auf den Datenschutz bei Personalakten achten. Stellen Sie sicher, dass wie bei der Papierakte alle Inhalte von Zeugnissen und vom Arbeitsvertrag über Bewerbungsunterlagen und Versicherungsdaten bis hin zu Krankheitsbescheinigungen und schriftlicher Korrespondenz mit dem Mitarbeiter vorhanden sind. Bedenken Sie, dass in den meisten Fällen von allen Angestellten eine schriftliche Einwilligung zur (digitalen) Datenspeicherung benötigt wird. Gegebenenfalls muss der Betriebsrat der elektronischen Personalakte zustimmen.

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