Die perfekte Briefvorlage für Firmenbriefe

22. Juli 2016 | Von | Kategorie: Korrespondenz

Die Form entscheidet über Seriositätsfaktor bei Geschäfts- und Firmenbriefen

Für Firmenbriefe gibt es konkrete Anforderungen, die sich neben dem Inhalt vor allem auf die Form beziehen. Auch wenn heute viel digital geschieht und Unternehmer den postalischen Briefverkehr kaum noch nutzen, sind formelle Details wichtige Aspekte im Geschäftsbrief. Anstelle einer Email sollten wichtige Informationen brieflich übersandt und anhand der Kriterien für Geschäftsbriefe in Form gebracht werden. Das gilt auch, wenn der Firmenbrief als Email Anhang oder als Anhang in einer Chatnachricht versandt wird.

Was gehört zu einem Firmenbrief?

Die Form von Geschäftsbriefen wird in Deutschland nach DIN 5008 geregelt, wodurch es konkrete und bindende Vorgaben zur Struktur und den notwendigen Daten gibt. Dazu gehören die oberen, unteren und seitlichen Ränder, deren Maßangaben für den formellen Schriftverkehr bindend sind. Auch das Adressfeld hat eine Standardgröße und darf die Bemaßung von 8,5 x 4,5 Zentimeter nicht überschreiten. Die Schriftgröße liegt bei 12.0 und der Betreff beginnt mit einem Zeilenabstand von 2 unter dem Datum. Nach erneut 2 Zeilen Abstand steht die Anrede, nach einer weiteren Leerzeile der eigentliche Inhalt des Firmenbriefs. Unter dem Textende kommt eine Leerzeile, ehe die Grußformel und nach 3 weiteren Leerzeilen die Unterschrift kommt. Zwischen der Unterschrift und dem unteren Rand von 2,5 Zentimetern muss Platz für eine weitere Leerzeile sein. Im Briefkopf steht die eigene Anschrift über der Empfängeranschrift, wodurch die beiden Adressen von zwei Leerzeilen getrennt sind. Sollte sich der Brief über mehrere Seiten ziehen, müssen diese nummeriert und bestenfalls zusammen geheftet sein. Die Anschrift und der Betreff werden nur auf der ersten Seite, nicht auf den Folgeseiten benötigt. Gleiches gilt für das Datum und die Unterschrift, die sich auf der letzten Seite befindet und für das gesamte Dokument gilt.

Das klingt schwierig, doch lässt sich mit einer Vorlage für Firmenbriefe ganz einfach realisieren. Die Vorlage kann für jedes Anschreiben auf geschäftlicher Ebene genutzt und mit den eigenen Daten befüllt werden. Unternehmer ersparen sich damit die mühselige Erstellung der Form, die bei jedem Geschäftsbrief nach DIN 5008 gegeben sein muss.

Inhalte der Wichtigkeit nach auflisten

Mit einem Stempel, wie man sie beispielsweise von stempelfactory.de ordern kann, kann man den Firmenbrief klassisch gestalten und für einen Wiedererkennungswert und Zuordnung sorgen. Bei postalischer Zustellung unterstreicht ein Stempel die Seriosität, während man bei digitaler Zustellung als Anhang auf einen Firmenstempel verzichten kann. Nutzt man diesen, befindet er sich im gleichen Feld wie die Unterschrift und sollte übersichtlich, gut lesbar und gerade aufgedruckt werden. In Geschäftsbriefen fasst man sich kurz, wählt einen aussagekräftigen Betreff mit klarer Struktur zum Inhalt und gibt die wichtigsten Informationen gleich zu Anfang bekannt. Eine persönliche Anrede, sowie die zentrale Stellung des Empfängers sind wichtige Kriterien und erhöhen die Aufmerksamkeit. Veraltete oder unpersönliche Formulierungen, sowie negative Informationen gehören nicht in Firmenbriefe. Moderne Grußformeln und eine Kontaktmöglichkeit auf verschiedenen Wegen sind wichtiger Bestandteil des Schreibens.

Neben der unbedingt einzuhaltenden DIN Norm sollte ein Firmenbrief vor allem eines sein: informierend. Je präziser man auf den Punkt kommt, umso mehr Aufmerksamkeit und Achtsamkeit kann man dem Leser damit entlocken.

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