Das E-Büro – Welche Vorteile gibt es?

24. August 2017 | Von | Kategorie: Organisation

Solo-Selbständige oder Unternehmen mit einer Anzahl von gewerblichen Mitarbeitern von zwei bis neunzehn stehen oftmals vor einer enormen Herausforderung der Büroorganisation: Kunden, Neukunden oder Interessenten benötigen einen Ansprechpartner, auch wenn alle Mitarbeiter im Kundengespräch, auf Montage oder bei Wartungseinsätzen unterwegs sind.

Das ausgelagerte E-Büro ist geschätzter und wertvoller Ansprechpartner

Sie könnten Ihren Geschäftserfolg erheblich steigern, wenn Sie zumindest zu den Bürozeiten einen Ansprechpartner haben, der u.a. auf die folgenden Fragestellungen möglichst zeitnah eine Antwort geben kann oder der einen Vorgang (wie beispielsweise eine Versandaktivität) auslösen kann:

+ Angabe eines Rückrufwunsches inkl. Dringlichkeit bzw. zu besprechender Themen. Das E-Büro kann diesen Terminwunsch sofort aufnehmen und gibt dem Kunden/Interessenten das Gefühl, dass die Anfrage bearbeitet wird. Der entsprechende Ordner oder Vorgang kann dazu gleich verlinkt werden, so dass Sie wertvolle Zeit sparen.

+ Prospektanfragen oder allgemeine Informationen zu Produkten und Preisen: Auch diese – häufige – Anfrageart kann das E-Büro beantworten. Kein Kundenkontakt, keine Telefon-Nummer und kein Interessent gehen mehr verloren. Stattdessen finden diese die Prospekte und Broschüren zeitnah in ihrem Briefkasten vor. Würden Sie diese Arbeit erst am Wochenende erledigen, so könnte dies bereits zu spät sein – der Kunde hat seinen Bedarf anderweitig gedeckt.

+ Archivierung und Büroorganisation: Selbst Geschäftsprofis müssen die ersten Stufen der Lernkurve selbst erklimmen und Erfahrungen sammeln, die Zeit und Motivation kosten können. Nicht richtig archivierte Vorgänge oder eine nicht durchgängig organisierte Ablage sind echte Motivationskiller. Wer hier auf einen Anbieter – wie unter https://www.hrdata.de/ zu finden –  setzt, der zehn oder mehr Jahre Erfahrung hat, der hat einen starken Geschäftspartner an seiner Seite.

Die Erreichbarkeit und professionelle Ansprache der Kunden ist wie ein starker, erster Eindruck in einem persönlichen Gespräch.

Moderne Technik statt platzfressender Archivierung

Ein weiterer Vorteil des E-Büros ist dass der von Ihnen beauftragte Dienstleister zusätzlich auch die ziemlich aufwändigen und „platzfressenden“ Aufgaben übernehmen kann: Denken Sie dabei an die vergleichsweise neuen Anforderungen der bis zu 10-jährigen Archivierung von Buchhaltungsunterlagen. Etwas was in kleineren Betrieben oft einen Teil des wertvollen Feierabends oder des Wochenendes kosten kann.

Die Beauftragung eines E-Büros kann sich deshalb auf mehrfache Art und Weise lohnen:
+ Einerseits durch eine bessere Kundenakquise und Mehrumsatz – also direkt monetär messbar.
+ Darüber hinaus auch durch mehr Effizienz und strukturiertere Abläufe, die die wertvolle Zeit des Unternehmensgründers oder Inhabers sparen helfen.
+ Bei den Überlegungen, ob ein E-Büro beauftragt werden soll könnten Sie auch die indirekten bzw. „verdeckten“ Kosten mit heranziehen. Denken Sie an ein großes Archiv und die durch manuelles Archivieren täglich entstehenden Kosten.

 

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