Wie reduziert man nachhaltig die Bürokosten des Unternehmens?

28. Juli 2018 | Von | Kategorie: Blog

In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt versuchen Unternehmen, die Kosten zu kontrollieren und unnötige Ausgaben so weit wie möglich zu reduzieren. Während der Umfang und Ausgaben für Betrieb, Geräte und Arbeitskräfte nur schwer zu reduzieren sind, ohne dabei die Gesamtproduktivität und Effektivität des Unternehmens zu beeinträchtigen, sind einfache Ziele für Kostensenkungen meist Büroausgaben. Hier können neue Technologien und kreatives Denken helfen, die Ausgaben des Unternehmens zu reduzieren. Unternehmen haben die Möglichkeit, Kosten und Leistungen nach außen zu verlagern. Ein paar Änderungen an den Standardabläufen eines Unternehmens können jedes Jahr eine Menge Geld sparen.

  1. Unnötige Stromkosten können reduziert werden, indem unbenutzte Lichter und Steckdoseneinheiten am Ende des Tages ausgeschaltet werden. Eine kleine Änderung bei etwas, das viele Büroangestellte unvorsichtig behandeln, kann zu geringeren Kosten führen. Alle Mitarbeiter sollten hierzu ermutigt werden, ihr Licht auszuschalten, wenn sie nicht im Büro sind. Die Installation von bewegungsempfindlicher Beleuchtung in Toiletten und anderen öffentlichen Bereichen hilft dabei, auch hier Kosten zu sparen. Ebenso können Steckdoseneinheiten, die mehrere Geräte versorgen, am Ende eines jeden Arbeitstages abgeschaltet werden.
  2. Umstieg auf VOIP und Telefonie über das Internet. Während die Tarife für Privatanschlüsse in den letzten Jahren stark gefallen sind, verdienen die Telekommunikationsunternehmen weiterhin gut an Anschlüssen für Unternehmen. Durch die Nutzung von nativen VOIP-Diensten oder Skype können Unternehmen kostenlos oder zu deutlich reduzierten Tarifen Telefonate über das Internet führen.
  3. Arbeit „in der Cloud“ – wo Rechenleistung und Speicherplatz bei einem Drittanbieter verbleiben – um die Software- und Speicherkosten im Büro zu reduzieren. Unternehmen wie Google, Microsoft und Amazon bieten mitunter kostenlose E-Mail-Konten und andere Dienstleistungen, einschließlich Textverarbeitung, die Unternehmen normalerweise intern nutzen können. Anstatt monatlich für einen E-Mail-Service zu bezahlen, lassen sich so kostenloser Service und Speicherplatz nutzen. Zusätzlich Geld sparen lässt sich, indem man auf die Standard-Software der „Office Suite“ verzichtet und stattdessen kostenlose Produkte wie OpenOffice verwendet.
  4. Alte elektronische Geräte, die viel Strom fressen und teuer in den Verbrauchsmaterialien sind, können durch neue Geräte ersetzt werden. Der Kauf eines neuen Bürodruckers (https://www.printer4you.com/de/drucker-ratgeber/buerodrucker-drucker-fuer-unternehmen) kann langfristig viel Einsparpotenzial bieten.
  5. Einstellung von Zeitarbeitskräften. Dieses kann seine eigenen unvorhergesehenen Unkosten haben, aber das Verwenden des temporären Personals, um Telefone zu beantworten und grundlegende, sich wiederholende Aufgaben durchzuführen hilft Unternehmen, die Gemeinkosten zu vermeiden, die mit dauerhaften Angestellten verbunden sind.
  6. Reisekosten reduzieren. Reisekosten, einschließlich Flüge, Hotels und Verpflegungspauschalen, machen Tausende von Euros des Budgets eines Unternehmens aus. Der Einsatz technologiebasierter Lösungen wie Videokonferenzen kann zahlreiche Meetings vor Ort zu einem Bruchteil der Kosten ersetzen.
  7. Verhandlungen mit dem Büroausstatter. Bietet das Unternehmen eine Niedrigpreisgarantie an? Welche Preise werden für den Versand angeboten. Außerdem sollten die Garantien für Geräte, die möglicherweise ersetzt werden müssen, wie Tastaturen oder Büromöbel, überprüft werden. Wenn ein beschädigter Artikel noch unter Garantie steht, kann er kostenlos ersetzen werden, ohne einen neuen Artikel kaufen zu müssen.
  8. Teilnahme an Treue und Rabattprogrammen, die von vielen Verkäufern angeboten werden. Einige Einzelhändler bieten Rabatte auf Artikel an, wenn Unternehmen sich im Gegenzug dazu verpflichten, einen bestimmten Betrag pro Jahr auszugeben. Darüber hinaus können Firmenkunden durch die Abgabe von Großbestellungen Rabatte erhalten.
  9. Ein periodischer „Aufräumtag“ hilft Mitarbeitern, ihre Schreibtische oder Arbeitsplätze von ungenutztem oder unnötigem Büromaterial zu befreien. Solche Aktivitäten bringen in der Regel vergessene oder verlegte Vorräte ans Tageslicht und ermöglichen eine ordnungsgemäße Umverteilung dieser Gegenstände.

Eine Kultur der nachhaltigen Kostensenkung

Es ist zwar richtig, dass Manager die Kostenleistung anhand von harten Kennzahlen und Benchmarks (https://www.startupbrett.de/der-finanzplan/) sorgfältig verfolgen sollten, aber die wirkliche Nachhaltigkeit und der langfristige Gewinn liegt in der Transformation der Unternehmenskultur. Die Vorgesetzten und Mitarbeiter müssen anders denken und handeln, sonst werden die Gewinne nicht von Dauer sein. Und es muss eine organisatorische Gestaltung und einen Anreiz geben, ihnen bei ihren Bemühungen zu helfen.

Ein regelmäßiges und müdes Veränderungsmanagement führt nur dazu, dass die Mitarbeiter ängstlicher werden. Wahre Veränderung wird mit einer Anstrengung einhergehen, die die Sichtweise der Mitarbeiter einschließt und einbezieht.

Übergreifend wird die Kostenreduktion über Jahre hinweg erfolgreich durch die Einführung von Kulturveränderungsprogrammen (https://www.cio.de/a/unternehmenskultur-ist-kein-sozialgedoens,3106061 ) unterstützt, die folgende Strategien beinhalten sollten:

  • Effektive und kontinuierliche Kommunikation durch das Top-Management, um die Tugenden des Programms hervorzuheben und die Realitäten des Geschäfts im Fokus zu behalten.
  • Feedback und Maßnahmen zu vorgeschlagenen Prozessänderungen bei den Mitarbeitern. Vorschläge sollten belohnt werden!
  • Risikobewertung in den Top-Kostenbereichen, um die Organisation in die Lage zu versetzen, notwendige Änderungen proaktiver vorzunehmen.
  • Schnelle Lernschleifen, in denen Änderungen an den Prozessen erhöht und häufig von funktionsübergreifenden Teams diskutiert werden, um dramatische und schnelle Änderungen in der Produktivität zu erreichen.
  • Eine forensische Überprüfung aller Verträge und Richtlinien, die durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass versteckte Kosten, eintreibbare Forderungen und Kostenvermeidungsbereiche hervorgehoben und kommuniziert werden.
  • Rigorose und kontrollierte Ausgaben in Bereichen, die von den Mitarbeitern als verschwenderisch eingestuft werden.

Schließlich erfordern die oben genannten Maßnahmen einen Prozess- und betrieblichen Veränderungsplan, der respektvoll eingeführt und von den Mitarbeitern unterstützt wird. Werden Prozessrisiken reduziert und Mitarbeiter nicht für die Übernahme von Aufgaben außerhalb ihres Bereichs bestraft, kann eine nachhaltige Kostensenkung für das Unternehmen erreicht werden.

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