Was ist eine ERP Software und welche Vorteile bietet sie?

11. Oktober 2018 | Von | Kategorie: IT

Wenn Unternehmen wachsen, vergrößern sich auch die zu verarbeitenden Datenmengen. In diesem Zusammenhang stellt man sich unweigerlich die Frage, wie man diese effektiv koordinieren kann. Das lässt sich mit einer Software bewerkstelligen, die Firmeninformationen zentral verwaltet: Sprich einem ERP-System. Diese Abkürzung steht für „Enterprise Resource Planning“. Aber was genau steckt hinter ERP? Welche Vorteile bietet diese Software und wie kann man sie erfolgreich im Unternehmen einführen?

ERP-Software – Was ist das eigentlich?

Freiberufler und junge Unternehmen setzen bei der Verwaltung ihrer Daten oft auf Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel. Das geht schnell, ist unkompliziert und viele sind mit dem Tool bereits vertraut. Sobald die Firma wächst, neue Abteilungen hinzukommen und die Menge an Daten immer größer wird, stößt diese Arbeitsmethode häufig an ihre Grenzen. Es ist Zeit für ein ERP-System. Mit einer solchen Software kann man Arbeitsabläufe und Firmeninformationen, schlicht alle betrieblichen Ressourcen, ganz zentral steuern. Jede Abteilung ist vernetzt. Man kann Firmendaten sammeln, verarbeiten und abrufen. Eine ERP-Lösung dient dem Ziel, Arbeitsabläufe zu automatisieren, effizienter zu machen und qualitativ zu verbessern. Welche Bereiche betrifft das?

  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Logistik und Warenwirtschaft
  • Produktion
  • Personalwesen
  • Marketing und Vertrieb
  • Forschung und Entwicklung
  • Stammdatenverwaltung
  • Ein- und Verkauf

Für wen eignen sich ERP-Systeme?

Die Frage, ab wann sich eine ERP-Lösung lohnt, kann man nicht pauschal beantworten. Fest steht allerdings folgendes: Weniger die Firmengröße ist ausschlaggebend als die Menge der zu verwaltenden Daten und die Komplexität der Prozesse. Demnach können nicht nur in große, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) erfolgreich damit arbeiten. Das ist sogar sinnvoll, denn eine ERP-Software wächst dank modularer Erweiterungsmöglichkeiten in der Regel mit der Firma mit. So spart man sich zeitintensive Umstellungsprozesse. Besonders Start-ups sollten allerdings ein Auge auf die Kosten haben. Wer Ausgaben für Hardware und geschultes Personal vermeiden möchte, kann sich für ein cloudbasiertes System entscheiden. Bei einer solchen Lösung kann man flexibel Funktionen hinzubuchen und wieder deaktivieren.

Die Vorteile im Überblick

  1. Mit einer ERP-Software kann man die Wettbewerbsfähigkeit und den Erfolg eines Unternehmens steigern.
  2. Firmeninformationen ruft man übersichtlich und ganzheitlich ab. Daher kann man schnell und fundiert Entscheidungen treffen.
  3. Man spart Kapital, da Prozesse automatisiert und effizient ablaufen. Das ist besonders nützlich für Vorgänge, die immer wieder ähnlich ablaufen.
  4. Der Informationsaustausch wird beschleunigt und erleichtert.
  5. Man kann Ressourcen optimal planen und verwalten. Automatisiert erstellte Reports beispielsweise sind auch für Kunden vorteilhaft.
  6. Mitarbeiter mit entsprechenden Genehmigungen können Daten jederzeit abrufen. Mit einem cloudbasierten Tool geht das sogar von unterwegs.
  7. Bereiche und Abteilungen kann man in Hinblick auf die Produktivität analysieren. Mit den gewonnenen Daten lässt sich der Workflow verbessern.
  8. Verschiedene Prozesse werden mit ein und demselben Programm erledigt. Arbeitet man dagegen mit Tools verschiedener Hersteller sind Kompatibilitätsprobleme nicht ausgeschlossen.

ERP erfolgreich im Unternehmen einführen

Es ist nicht empfehlenswert, ein ERP-System ohne die richtige Vorbereitung zu etablieren. Vielmehr sollte man sich im Vorfeld ausführlich Gedanken machen und Vorkehrungen treffen:

  1. Zunächst einmal ist es wichtig, einen guten Anbieter zu finden. Dazu kann man sich auf Vergleichsseiten wie dieser, Messen oder Fachzeitschriften informieren. Schließlich soll die Software ja zur Unternehmensgröße und zu den jeweiligen Anforderungen passen. Modulare Erweiterungsmöglichkeiten sind von Vorteil. Damit ist man auf zukünftige Veränderungen vorbereitet.
  2. Hat man sich für ein Tool entschieden, sollte man es ausführlich in einer Demo-Version testen. So erfährt man schnell, ob Mitarbeiter damit zurechtkommen, und, ob es möglicherweise Schwachstellen gibt.
  3. Zudem ist es wichtig, das Personal rechtzeitig und umfassend über das neue System in Kenntnis zu setzen. Sie sollten nicht von der Entscheidung überrollt, sondern vielmehr miteinbezogen werden. Neben ausführlichen Schulungen ist außerdem ein Ansprechpartner sinnvoll, an den sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können.

Wenn man diese Punkte beachtet, verhilft ein ERP-System langfristig dazu, Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten.

 

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