Neues Jahr, neue Aufgaben: 5 Tipps zum Projektmanagement

18. Januar 2019 | Von | Kategorie: Blog

Organisation ist das A und O für jedes große und kleine Projekt. Besonders komplexe und abteilungsübergreifende Ziele lassen sich am besten mit einem gut durchdachten Plan umsetzen. Projektmanagement bezieht sich aber nicht nur auf die Arbeit mit Kunden. Auch Umstrukturierungen innerhalb eines bestehenden Unternehmens  und wie diese geplant werden zählen zu den Aufgaben eines guten Koordinators.

1. Organisation vom ersten Tag an

Gute Projektmanager sorgen schon vor der tatsächlichen Beauftragung dafür, dass alle Abläufe feststehen. Das zeigt auch dem Kunden, dass der Auftrag ernst genommen wird und gut durchdacht ist. Das Angebot ist hier der erste Kontaktpunkt. Es muss dementsprechend ernst genommen werden. Außerdem stellt ein guter Projektmanager in dieser Phase schon das Team zusammen und prüft Kapazitäten sowie Ressourcen. Das fließt ebenfalls in die Planung mit ein.

2. Projektplan erstellen

Der Plan umfasst im Idealfall alle Stufen eines Projektes. Termine werden festgelegt und die Ressourcen dahingehend verwaltet. Stunden werden gebündelt und verschiedene Entwicklungspunkte schriftlich festgehalten. Auch die Gesamtkosten fließen in den Projektplan mit ein – nur so kann gewährleistet werden, dass das Budget auch eingehalten wird. Das Vorhaben sollte dann mit dem Kunden abgestimmt werden. Transparenz schafft Vertrauen. Zeit für unnötige Rückfragen wird eingespart. Je detaillierter der Projektplan ausgearbeitet ist, desto besser. Wer schon zu Beginn etwas Zeit investiert, um offene Fragen ausreichend zu klären, spart gegen Ende einiges an Nerven ein.

Auch wichtig: So gut die Planung auch terminiert ist, eine gewisse Flexibilität ist immer nötig, um möglichst effizient arbeiten zu können. Ausfälle wie die Folgenden dürfen den Abschluss nicht gefährden:

  • Krankheit
  • Terminverschiebungen
  • andere Projekte

Dennoch verunsichert? Spezielle Kurse zu allen Bereichen des Projektmanagements bieten Abhilfe und beantworten alle relevanten Fragen.

3. Ausreichende Kommunikation im Team

Kommunikation und Information von Beginn an ist hier der Schlüssel zum Erfolg. Ein Team kann noch so gut ausgestattet sein – egal ob es um Wissen oder Talente geht – wenn ein Projektplan nicht gut kommuniziert wird, hilft alles nichts. Abhilfe schaffen unter anderem:

  • regelmäßige Meetings
  • ein für alle zugänglicher Ablaufplan
  • klare Verantwortungsbereiche

Genauso wichtig auch in dieser Phase: Regelmäßiger Kontakt mit dem Kunden.

4. Den Kunden auf dem Laufenden halten

Unverzichtbar für den erfolgreichen Abschluss eines Projektes sind regelmäßige Reportings für den Kunden. So bleiben Zeit und Kosten für beide Seiten – Auftraggeber und Mitarbeiter – transparent. Auch können Fragen frühzeitig geklärt werden und Details nochmal genau abgestimmt werden. Zwischenziele und Arbeitsproben, die an den Kunden geschickt werden, zählen hier ebenfalls dazu!

5. Qualitätskontrolle

Regelmäßige Qualitätskontrollen vermeiden Fehler: Gerade die verantwortlichen Projektmanager sollten sich immer wieder die Arbeit ihrer Mitarbeiter ansehen. Stimmt das, was gemacht wird? Schleichen sich vielleicht Fehler sein? Stichproben-Test schaffen hier schnell Abhilfe. Erfahrungen und Schwachpunkte für zukünftige Projekte können gesammelt werden. Am besten wird diese Kontrolle schriftlich festgehalten. So bleibt das Projekt auch noch Jahre nach der Vollendung eine wichtige Quelle für das Unternehmen.

Gerade ein gutes Projektmanagement zahlt sich für das ganze Unternehmen aus. Nicht nur verbessern sich interne Arbeitsabläufe, auch die Motivation der Mitarbeiter kann gezielt gesteuert werden. Schlussendlich werden die erfolgreichen Projekte zu Aushängeschildern der Firma.

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